La crise sanitaire, économique et sociale que connait la France depuis mars 2020 nous a rappelé quelque chose de fondamental. Tout pays, toute organisation publique ou privée, peut être confronté au cours de son existence à des crises d’origines diverses.
L’exemple récent de la pandémie de COVID-19 démontre que les entreprises qui avaient anticipé les mesures à déployer face à ce type d’évènement ont pu mieux traverser la crise qui s’en est suivi. Dès lors, l’élaboration d’un plan de continuité d’activité apparait stratégique pour les entreprises. Il leur permet de maintenir leurs activités essentielles face à une crise éventuelle.
Pour ces mêmes raisons il s’agit également d’un outil majeur pour les représentants du personnel au CSE. Élus, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le plan de continuité d’activité.
Qu’est-ce qu’un plan de continuité d'activité ?
C’est le règlement n°97-02 du Comité de la réglementation bancaire et financière du 21 février 1997 relatif au contrôle interne des établissements de crédit et des entreprises d’investissement, mis à jour en 2005, qui donne la définition du plan de continuité d’activité.
Il s’entend par l’ensemble des mesures identifiées au sein d’une organisation permettant d’anticiper les conséquences de l’apparition d’une crise sur son activité principale.
Il s’agit :
- d’y faire face en assurant le maintien, total ou partiel, des activités et tâches opérationnelles essentielles de l’entreprise ;
- de prévoir la reprise des activités complètes à l’issue de la crise.
Le plan de continuité d’activité va permettre à l’entreprise de répondre à ses obligations externes (telles que le respect des lois ou de ses engagements contractuels) et ses obligations internes (stratégie, survie de l’entreprise, image). Source : https://www.legifrance.gouv.fr/
PCA complet ou PCA simplifié
Nous allons le voir plus loin, la réalisation d’un PCA est un projet structurant pour l’entreprise. Il s’inscrit dans une démarche globale de gestion des risques, associée notamment à des plans de prévention. Lorsque l’entreprise ne dispose pas de l’anticipation nécessaire ou n’a pas encore de stratégie globale de gestion des risques, elle peut malgré tout réaliser un PCA simplifié.
Il s’agit de se concentrer uniquement sur les actions majeures prioritaires permettant de résister à une crise, de maintenir les activités essentielles et de reprendre l’activité une fois la crise passée.
Le PCA simplifié, contrairement au plan de continuité d’activité complet, ne s’intègre pas dans une stratégie globale de gestion des risques de l’entreprise. Il permet de préparer une stratégie spécifique, rapide et simplifiée pour résister à un scénario donné.
Certains secteurs sont structurellement très concernés par la mise en place d’un PCA, qui est parfois même obligatoire. On trouve par exemple des plans de continuité d’activité bancaire, dans des sociétés cotées en bourse ou chez certains assureurs. On trouve également des plans de continuité d’activité dans les hôpitaux, les services administratifs de l’état et des collectivités territoriales, comme un plan de continuité d'activité des communes.
Enfin des PCA sont aussi mis en œuvre dans les EHPAD, qui ont été notamment mis en lumière lors de la crise du COVID-19. De plus en plus d’entreprises développent une stratégie de gestion des risques dans laquelle le plan de continuité d’activité en période de pandémie, prend d’autant plus son sens.
Pourquoi réaliser un PCA ?
L’employeur a tout intérêt à réaliser un plan de continuité d’activité.
En même temps que les opportunités, notre monde de plus en plus interconnecté apporte aussi son lot de risques. Ils peuvent se transformer en véritables crises : catastrophes naturelles, terrorisme, pandémie, etc. Le COVID-19 en a été l’exemple le plus récent et frappant par son ampleur.
Les impacts de ces risques sont nombreux sur les activités de l’entreprise. Un plan de continuité d’activité doit permettre de les minimiser. Les grandes crises des décennies passées montrent à quel point il peut s’avérer crucial pour la survie d’une entreprise.
Cela lui permet d’assurer de nombreux enjeux nécessaires à sa pérennité :
- enjeux financiers : maintien du CA, anticipation de nouvelles dépenses, instabilité des marchés financiers ;
- enjeux commerciaux : maintien des contrats et des clients et de l’approvisionnement des fournisseurs ou sous-traitants ;
- enjeux juridiques : respect des obligations légales ou contractuelles ;
- enjeux d’image et de responsabilité : communication sur les mesures prises contre la crise, visibilité accrue et maintien de la confiance auprès des parties prenantes.
Le plan de continuité d’activité permettra de réduire l’impact d’une crise sur la pérennité de l’entreprise. Il pourra également permettre de prendre des décisions rapidement, en priorisant les actions à mener et justifiant les dépenses nécessaires associées.
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Que contient un plan de continuité d'activité ?
Le plan de continuité de l’activité est un document qui décrit la stratégie à adopter pour faire face, selon leur priorisation, à des risques identifiés, selon la probabilité de leur survenance et la gravité de leur impact. Il s’agit d’un document qui définit des procédures et les ressources associées.
Le PCA doit donc contenir :
- Le contexte : il s’agit de décrire les objectifs et les obligations de l’entreprise, dont va découler la liste des activités essentielles pour les accomplir. Cette liste s’accompagne des différents processus nécessaires au fonctionnement de ces activités.
- Les risques : il s’agit d’identifier quels sont les risques les plus graves pour la continuité des activités essentielles, accompagnés de plusieurs scénarios quant à leur survenance. Pour cette raison une méthodologie globale d’analyse des risques doit être menée en complément de la réalisation du PCA pour obtenir une grille complète d’évaluation des risques.
- La stratégie de continuité d’activité : il s’agit de préciser pour chaque activité essentielle, le niveau de service retenu, la durée d’interruption maximale acceptable, les ressources critiques nécessaires ou qui pourront être perdues jusqu’à la reprise de la situation normale.
- Les responsabilités : il s’agit de définir les différentes personnes responsables, leur rôle et les procédures de la mise en œuvre du PCA, accompagnés des moyens associés pour pouvoir l’exécute.
- Le dispositif de gestion de crise : il s’agit d’élaborer opérationnellement la mise en œuvre des mesures du PCA. Il définit les procédures de détection d’incident, de qualification, d’escalade, d’alerte, de mobilisation ou encore d’activation de la cellule de crise ainsi que des seuils de déclenchement des mesures du PCA et la communication associée.
- La maintenance opérationnelle du plan : il s’agit d’établir d’abord des indicateurs pour vérifier et mesurer la mise en œuvre du PCA ainsi que son efficacité, en amont et en aval. Dans un second temps la maintenance opérationnelle consiste à identifier des axes de progrès et suivre les améliorations apportées au PCA.
De nombreux exemples de plan de continuité d'activité sont facilement disponibles sur internet. Quelques liens utiles :
La mise à jour du PCA
Le plan de continuité d’activité est obligatoirement évolutif et doit être régulièrement mis à jour.
Non seulement parce qu’il est lié à l’évolution des priorités de l’entreprise induisant la modification de ses objectifs et obligations, mais aussi parce qu’il est mis à jour suivant les résultats de sa mise en œuvre.
Comment réaliser un plan de continuité d’activité ?
L’élaboration d’un plan de continuité d’activité se fait selon une méthodologie en plusieurs étapes dont l’ordre doit être respecté.
Les étapes d’élaboration du plan de continuité d'activité
Il faut d’abord préciser le contexte et le périmètre du PCA, qui va permettre de déterminer les objectifs et les obligations de l’entreprise.
Ensuite il sera nécessaire de définir les besoins de continuité pour l’atteinte de ces objectifs et obligations. Puis il faudra élaborer les scénarios de crise par l’analyse des risques, pour définir un ordre de priorité et confronter ces scénarios aux besoins de continuité.
Alors pourra être rédigée une stratégie de continuité et de reprise de l’activité normale répondant aux scénarios identifiés. Cette stratégie est le résultat d’une analyse entre d’un côté, les exigences opérationnelles et le coût du maintien des activités et, de l’autre côté, le coût et l’acceptabilité de l’interruption des activités, tout cela au regard de la probabilité de réalisation des scénarios imaginés.
Enfin il conviendra de déterminer les priorités de ressources et de procédures pour la réalisation de la stratégie. Il faudra définir les rôles des différents responsables de la mise en œuvre de la stratégie et les délais associés. Puis, pour finir, il sera essentiel d’élaborer des dispositifs de vérification, de contrôle et de mise à jour régulière du plan.
Le ministère de l’Économie a réalisé un guide très complet sur le plan de continuité d’activité, dont est extrait le schéma ci-dessous qui résume les étapes précédemment détaillées :
Qui lance la démarche de réalisation du PCA ?
La réalisation du PCA doit être lancée par la direction de l’entreprise concernée, qui doit s’impliquer pour communiquer sur la finalité du projet et mobiliser les responsables concernés par son élaboration.
Pendant l’élaboration du plan de continuité d’activité, toutes les entités responsables dans l’entreprise doivent être associées aux analyses nécessaires à sa rédaction.
Parmi elles on trouve les services métiers, les services supports, mais aussi les représentants du personnel. Un PCA élaboré par la collaboration des différentes parties prenantes est la clé de son succès lors de son éventuelle mise en œuvre.
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Pourquoi doit-il être maitrisé par les élus du CSE ?
Le plan de continuité d’activité est un élément central de la stratégie de pérennité de l’entreprise. Elle bénéficie aussi bien à l’employeur qu’à ses salariés, dont les activités peuvent être fortement affectées par l’apparition d’une crise. Les élus du CSE ont donc un rôle essentiel à jouer dans la phase d’élaboration du PCA, mais aussi dans son suivi et son pilotage.
Le plan de continuité d’activité sera la base de futures discussion lors de l’apparition d’une crise, ainsi qu’au moment de la reprise de l’activité normale. La pandémie de COVID-19 a provoqué de nombreux bouleversements sur les entreprises, que ce soit sur la définition de leurs activités essentielles ou les méthodes de maintien du travail. C’est un exemple révélateur de l’importance du PCA dans la gestion de crise par l’employeur et avec la contribution des élus.
Les indicateurs du plan de continuité d’activité doivent être connus des élus, car ils vont affecter les méthodes d’organisation du travail ou les objectifs des salariés.
Ils peuvent également servir de base de réflexion à des projets ultérieurs, qui surviennent à la reprise de l’activité. Il peut s'agir de plans de réduction des activités ou des effectifs.
L’élaboration d’un plan de continuité de l’activité est également une tâche complexe. Que ce soit pour sa rédaction, sa validation ou le suivi de sa mise en œuvre, les élus comme l’employeur peuvent avoir recours à une aide extérieure, comme celle des organisations syndicales ou d’un cabinet d’avocat.
Enfin la conformité du plan de continuité d’activité doit être systématiquement vérifiée. Le PCA, qui engage la responsabilité juridique de l’entreprise, doit permettre de faire face à une situation exceptionnelle. Il n’autorise pas pour autant une exception aux règles de droit commun. L’employeur et les élus, doivent donc s’assurer de la conformité du PCA avec les règles applicables à l’entreprise.
Il s’agit notamment du Code du Travail pour ses rapports avec les salariés, du Code du Commerce pour ses rapports avec ses clients et fournisseurs. Le PCA doit être en conformité avec tous les textes législatifs et réglementaires qui s’appliquent à l’entreprise en temps normal ainsi qu’en temps de crise.
Le plan de continuité d’activité est un indispensable pour l’employeur, ses salariés et leurs représentants. Il permet d’élaborer une stratégie assurant la résilience de l’entreprise face aux situations de crises. Il assure donc une certaine pérennité de l’entreprise pour le futur, qui est par définition toujours incertain.