L'approbation des comptes du CSE doit avoir lieu chaque année, au terme de l'exercice écoulé, qui se clôture au 31 décembre de l'année précédente. Cette obligation d'approbation, de contrôle et de certification des comptes CSE ne concerne pas que les CSE qualifiés de tailles moyennes.
En effet, les obligations comptables du CSE varient en fonction de leur taille, qui n'est pas nécessairement liée au nombre de salariés dans l'entreprise.
Nous vous présentons dans ce guide les règles liées à l'approbation des comptes CSE, ainsi que leur contrôle et leur certification.
Rappel des obligations comptables des CSE
Une grande majorité des règles de gestion des comptes CSE sont héritées de celles qui incombaient aux comités d'entreprise (CE).
Mais le contrôle des comptes du CSE est une obligation qui incombe à tous les types de comité. Par contre, selon les exigences et la taille du CSE, ces procédures peuvent être plus ou moins complexes, pouvant nécessiter, par ailleurs, l'intervention d'un expert-comptable ou d'un commissaire aux comptes (CAC).
Jusqu'à une époque récente, les obligations comptables des CE (avant l'existence du CSE mis en place depuis le 1er janvier 2020) étaient limitées. Mais depuis 2014, une loi de transparence financière impose des règles précises qui s'appliquent désormais aux CSE.
Depuis, chaque CSE, quelle que soit sa taille, est soumis aux obligations comptables dites de droit commun. Il s'agit de :
- Procéder à l'enregistrement des mouvements financiers et conserver les justificatifs de toutes les opérations.
- Contrôler chaque année la valeur des actifs et passifs en dressant un inventaire.
- Établir des comptes annuels.
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Ensuite, selon la taille du CSE d'autres règles comptables vont venir s'appliquer vis-à-vis du formalisme de ces obligations et du degré de détail à fournir :
- Les petits CSE sont ceux qui ont des ressources inférieures à 153 000 €. Ils doivent réaliser une tenue des comptes de trésorerie, soit une comptabilité ultra-simplifiée. Le règlement n° 2021-05 du 3 septembre 2021 propose un modèle de bilan et de compte de résultat annuels simplifiés avec annexe pour cette comptabilité ultra-simplifiée.
- Les moyens CSE sont ceux qui ont des ressources supérieures à 153 000 €, mais ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 50 salariés, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources. Ils doivent réaliser ce qu'on appelle une comptabilité simplifiée avec recours obligatoire à un expert-comptable. Le règlement n° 2021-06 du 3 septembre 2021 relatif aux documents comptables des moyens CSE précise en effet qu’ils doivent avoir recours à un expert-comptable pour présenter leurs comptes avec la possibilité d’opter pour une comptabilité simplifiée.
- Les gros CSE sont ceux qui ont des ressources supérieures à 153 000 € et dépassent 2 des 3 seuils suivants : 50 salariés, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources. Ces CSE doivent réaliser ce qu'on appelle une comptabilité de droit commun avec désignation obligatoire d’un commissaire aux comptes, comme le prévoit le règlement n° 2021-07 du 3 septembre 2021 relatif aux comptes consolidés pour quelque 200 à 300 gros CSE qui doivent à ce titre faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes et mettre en place une commission des marchés.
À noter : Les ressources annuelles sont égales au cumul de la subvention de fonctionnement et de celle des activités sociales et culturelles (à l’exception des produits de cession d’immeuble) moins les sommes reversées au CSE central ou au comité interentreprises si applicable.
Selon les seuils définis précédemment, il y a donc une obligation d'approbation des comptes annuels du CSE. Ils doivent être approuvés, présentés, voire certifiés. Quels sont les contrôles essentiels à réaliser en tant que CSE ?
Pour les moyens et gros CSE, les comptes doivent également être certifiés, mais la certification doit-elle être effectuée par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes ?
En savoir plus sur : les obligations comptables du CSE
Approbation des comptes CSE, les étapes préalables
En résumé, les comptes CSE doivent être approuvés en séance plénière à la fin de chaque exercice comptable, puis présentés à un expert-comptable pour les CSE moyens ou certifiés par un commissaire aux comptes pour les gros CSE en charge de réaliser une comptabilité normale.
C'est avant tout le trésorier du CSE qui doit être vigilant afin de :
- Bien suivre le budget dépensé.
- Bien suivre la trésorerie pour les futures dépenses.
- Bien suivre les périodes où il y a le plus de dépenses.
- S'assurer d'être toujours clair et d'informer les autres membres du CSE ainsi que la hiérarchie sur l'état des comptes CSE.
Enregistrement comptable
Toutes les opérations comptables que le CSE a pu effectuer doivent être enregistrées, c'est-à-dire les entrées et les sorties du compte du CSE, dans l'ordre chronologique.
Le trésorier doit s'assurer du suivi analytique des activités en distinguant bien ce qui entre dans le budget de fonctionnement (ordinateurs, fournitures de bureau, salarié ...) et ce qui entre dans les activités sociales et culturelles (avantages aux salariés).
Contrôles essentiels et suivi de la trésorerie
Le CSE dispose de deux budgets distincts. Sa comptabilité doit donc identifier les dépenses et les recettes propres à chacun. Il s'agit d'un premier contrôle du respect des deux budgets.
Par ailleurs, le CSE doit présenter tous les ans à l'ensemble des salariés un compte rendu détaillé de sa gestion financière. En conséquence, un contrôle patronal de l'utilisation des fonds versés au CSE est possible.
Utilisation d'un plan comptable général CSE
La comptabilité doit se tenir selon un plan comptable.
Le contenu et les modalités de tenue et de présentations des comptes CSE sont précisés par l'ANC (autorité des normes comptables) dans 2 règlements n°2015-01 et n°2015-02 du 2 avril 2015 relatifs aux documents comptables des comités d’entreprise, des comités centraux d’entreprise et des comités interentreprises relevant de l’article L. 2325-46 du Code du travail.
Délai d'approbation des comptes CSE
Les délais sont fixés par le Code du travail. L’article R.2315-37 indique que « Les comptes annuels ou les documents mentionnés à l'article L. 2315-65 sont approuvés dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice.
Ce délai peut être prolongé à la demande du comité social et économique par ordonnance du président du tribunal judiciaire statuant sur requête. »
L’approbation des comptes doit ainsi avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice, sauf si le règlement intérieur prévoit une disposition spécifique avec un délai plus court.
Conformément aux obligations comptables, depuis le 1ᵉʳ janvier 2015, tous les CSE (petits, moyens, gros) doivent présenter leurs comptes et les faire approuver en réunion plénière tous les ans.
Présentation des comptes annuels CSE : le processus
L'approbation des comptes se fait en réunion CSE à l'issue de la présentation des comptes annuels en CSE. C'est une règle obligatoire.
Afin d’aboutir à cette présentation annuelle des comptes du CSE, les élus doivent respecter plusieurs étapes.
Étape 1 : L’arrêt des comptes du CSE
Selon l’article L.2315-68 du Code du travail, les comptes annuels du CSE sont arrêtés, par des membres élus désignés par lui et parmi eux. Les modalités d'arrêt des comptes doivent être prévues dans le règlement intérieur du CSE.
Étape 2 : L’élaboration du rapport
Selon l’article L.2315-69 du Code du travail, le CSE établit, suite à l’arrêt des comptes, un rapport annuel contenant des informations sur sa gestion financière et une étude qualitative sur ses activités. Il doit permettre aux élus et aux salariés de l’entreprise d’analyser les comptes.
À noter : Ce rapport annuel d’activité est également un outil de communication auprès des salariés. Il permet de leur rappeler le rôle du CSE.
Étape 3 : La réunion de présentation et d’approbation
Conformément aux obligations comptables, depuis le 1ᵉʳ janvier 2015, tous les CSE (petits, moyens, gros) doivent présenter leurs comptes et les faire approuver en réunion plénière tous les ans.
Lors de cette réunion est également présenté :
- Le rapport annuel sur les activités.
- L’attestation de l’expert-comptable ou la certification du commissaire aux comptes.
- Le rapport de la commission des marchés.
- Le rapport sur les conventions passées par le CSE.
Sont alors conviés à la réunion plénière, les élus titulaires, suppléants, les représentants syndicaux ainsi que le président du CSE. Seuls les titulaires participent au vote et les suppléants qui remplacent des titulaires.
Le président du CSE ne participe pas au vote, mais il dispose d'un droit de regard sur les comptes CSE, pouvant demander des informations complémentaires.
En savoir plus sur : les réunions CSE
La réunion plénière, où les comptes CSE sont approuvés, porte sur ce seul et unique sujet et fait l'objet d'un ordre du jour et d'un procès-verbal rédigé par le secrétaire.
Afin que les membres du CSE disposent du temps nécessaire pour examiner les comptes et les approuver, les élus chargés d’arrêter les comptes doivent les communiquer 3 jours avant la réunion plénière au plus tard. (article L2315-71 du Code du travail)
Dès que les comptes sont approuvés, le CSE doit les publier auprès des salariés en utilisant ses moyens de communication, comme les panneaux d'affichage pour le CSE, ou encore le site internet de l'entreprise.
Les comptes CSE doivent être approuvés en séance plénière à la fin de chaque exercice comptable, puis présentés à un expert-comptable pour les moyens CSE ou certifiés par un commissaire aux comptes pour les gros CSE en charge de réaliser une comptabilité normale.
Étape 4 : Suite à la réunion d’approbation des comptes
Suite à la réunion d’approbation des comptes, une 2nd réunion peut suivre qui inclura dans son ordre du jour le choix de transférer jusqu’à 10 % de l’excédent du budget de fonctionnement, s’il existe, vers celui des ASC.
Lors de celle-ci sera approuvé le PV de la réunion spécifique précédente qui contiendra également la totalité des documents comptables.
À noter : Afin de ne pas perdre de temps, de nombreux CSE décident avec l’employeur d’organiser les deux réunions le même jour. Une réunion extraordinaire traitant de l’approbation des comptes avec sa propre convocation et une réunion ordinaire habituelle pour valider la décision de transfert si nécessaire.
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Certification des comptes CSE
Pourquoi faire appel à un expert-comptable ?
Le rôle de l'expert-comptable est de faire un diagnostic économique et social des comptes du CSE, mais également d'accompagner les élus sur des points précis sur les comptes.
Les CSE de taille intermédiaire peuvent adopter une comptabilité simplifiée, mais ils sont dans l'obligation de confier la présentation des comptes à un expert-comptable dont le travail sera financé par le budget de fonctionnement du CSE en question.
Les CSE de toute taille peuvent faire appel à un expert-comptable dans d'autres contextes que celui de l'approbation des comptes CSE notamment :
- Dans le cadre des expertises uniquement financées par l'employeur, c'est-à-dire l’examen des comptes annuels et prévisionnels, la mise en œuvre de la procédure d’alerte, l’assistance dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi, l’examen du calcul et de la gestion de la participation, l’examen des orientations stratégiques de l’entreprise, etc.
- Dans le cadre d'une mission d'assistance et de conseil, autrement dit à l'occasion de la comptabilité, mais aussi l’audit, l’organisation informatique, ou encore sur une étude particulière et technique.
Certification des comptes CSE, qu'est-ce que c'est ?
La certification des comptes par un commissaire aux comptes concerne les gros CSE qui doivent établir une comptabilité normale en ne rentrant pas dans la situation d'une comptabilité ultra-simplifiée ni d'une comptabilité simplifiée.
La certification effectuée par le commissaire aux comptes vient contrôler l'état des comptes annuels CSE. S'il y a une faille, le CSE doit rendre des comptes et effectuer la régularisation.
Pourquoi faire appel à un commissaire aux comptes ?
Le commissaire a pour rôle de contrôler la sincérité et la régularité des comptes CSE en réalisant un audit financier et comptable. Les gros CSE, ceux qui doivent réaliser une comptabilité normale, doivent obligatoirement nommer un commissaire aux comptes.
Quelle différence entre l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ?
L'expert-comptable a une fonction d'assistance et de conseil alors que le commissaire a une fonction de contrôle des comptes.
Désormais, vous savez tout pour respecter l'obligation d'approbation des comptes CSE selon les règles qui incombent à la taille de votre CSE.