La BDESE, base de données économiques et sociales est un outil obligatoire présentant toutes les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise, que l’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour à destination des représentants du personnel.
Cette fiche pratique a pour objectif d’expliquer de manière simple, claire et compréhensible ce que représente la BDESE, notamment :
- Les clés de sa bonne mise en place, les règles et sanctions à prévoir
- Qui peut la consulter, la mettre à jour et à quel moment ?
- Comment choisir sa BDESE ?
- Quelles options prévoir pour son entreprise ?
- Quels sont les différentes solutions du marché et les tarifs associés ?
Pourquoi la BDESE est-elle cruciale ?
La BDESE est importante pour 2 raisons :
- Renforcer la Confiance et le Dialogue social : L'accès à des informations stratégiques permet ainsi de créer un environnement de travail collaboratif, où les instances représentatives sont davantage impliquées et valorisées dans les décisions importantes. Cette ouverture contribue à bâtir une confiance solide entre l'entreprise et ses collaborateurs, tout en facilitant un dialogue constructif avec les représentants du personnel.
- Aide à la décision : Elle permet aux décideurs d'évaluer de manière holistique l'impact de leurs stratégies, en tenant compte des retombées non financières. Cela favorise une prise de décision éclairée et responsable, orientée vers le développement durable et la prise en compte des intérêts de tous les acteurs de l'écosystème de l'entreprise.
Principes et évolutions
Imaginée par les partenaires sociaux signataires de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 sous le terme de Base de Données Unique (BDU), elle est inscrite dans la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 sous la dénomination de base de données économiques et sociales. Son entrée en vigueur va s’effectuer de manière échelonnée.
L’objectif, à l’origine, était de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les choix stratégiques de l’entreprise pour renforcer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (article 14, ANI du 11 janvier 2013).
L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail vient apporter une grande nouveauté : désormais, il est possible de négocier le contenu et les modalités d’accès de la BDES.
La BDES est rendue obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés à compter du 14 juin 2014 et dans les entreprises ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés à compter du 14 juin 2015.
Le rôle des élus du personnel au comité social et économique, mais également des représentants syndicaux se trouve alors renforcé pour un meilleur dialogue social et une meilleure information.
En août 2021, la loi climat et résilience transforme la BDES en BDESE en ajoutant les conséquences environnementales des activités de l'entreprise dans les informations obligatoires à y consigner.
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Définition de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
L’article L. 2312-18 du Code du travail définit la base de données économiques et sociales comme « l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique ».
L’objectif est de donner une vision claire, globale et transparente de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. C’est ce qu’il ressort de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (4ème alinéa de l’annexe à l’article 12 de l’ANI) :
« La qualité de l’information économique et sociale partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue social de qualité notamment sur la répartition des richesses que produit l’entreprise. L’information économique et sociale des élus doit reposer sur une présentation claire et lisible de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit permettre aux représentants des salariés de disposer d’une vision claire et actualisée des options stratégiques impactant les conditions, la rémunération et la finalité du travail. »
Ce recueil d’informations au sein d’une base de données unique va permettre de servir de support pour toutes les consultations obligatoires récurrentes, comme pour les ponctuelles, mais sert aussi de base aux négociations telles que :
- Les négociations annuelles obligatoires.
- Celle sur l’égalité professionnelle.
- Celle sur le handicap.
- La Gestion des Parcours Professionnels.
- La Qualité de Vie au Travail.
- L’épargne salariale.
Revue de l'ensemble de la législation
Comme évoqué précédemment, la mise en œuvre de la BDESE s'est faite de manière progressive. Retrouvez ci-dessous tous les textes de loi et les références qui la régissent :
- Décret du 27 décembre 2013 relatif à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise
- Circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise
- Décret n° 2016-345 du 23 mars 2016 relatif à la composition et au fonctionnement de la délégation unique du personnel
- Ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 visant à compléter et mettre en cohérence les dispositions prises en application de la loi n° 2017-1340 du 15 septembre 2017 d'habilitation à prendre par ordonnances les mesures pour le renforcement du dialogue social
- Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique
- Loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 « portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets », qui fait passer la BDES à la BDESE
- Décret n° 2022-678 du 26 avril 2022« relatif aux indicateurs environnementaux devant figurer dans la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) et aux formations économiques, sociales, environnementales et syndicales » , qui précise les nouveautés de la BDESE
- Décret n° 2024-690 du 5 juillet 2024 portant transposition de diverses mesures prévues par l’accord national interprofessionnel du 10 février 2023 relatif au partage de la valeur au sein de l’entreprise.
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À partir de quel seuil la BDESE est-elle obligatoire ?
La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est une obligation légale depuis août 2021 dès que le seuil de 50 salariés est atteint.
Cependant, elle peut aussi être mise en place, par le biais de la négociation, dans les entreprises de moins de 50 salariés.
La BDESE s’effectue-t-elle en ligne ou sur papier ?
Les deux sont possibles pour les entreprises de moins de 300 salariés. Toutefois, l’article R. 2312-12 du Code du travail impose un support informatique pour la base de données pour les entreprises d’au moins 300 salariés.
Si un accord prévoit la mise en place de la BDESE au niveau d'un établissement, ce format doit-il être le même que le format de la BDESE entreprise ?
Pas forcément ! Il est possible de négocier un format différent pour chaque établissement.
La BDESE doit-elle être transmise à l’inspecteur du travail ?
Oui ! Tous les rapports et informations récurrents doivent être transmis à l’inspecteur du travail. La mise à disposition actualisée signifie transmission.
Autrement dit, l’inspecteur du travail doit avoir accès à la base de données, tout comme le médecin du travail pour les informations relatives à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés.
Comment mettre en place la BDESE ?
La mise en œuvre de la base de données économiques, sociales et environnementales impose d’identifier les entreprises concernées, les bénéficiaires, la personne en charge de la rédaction de la base, les seuils d’effectifs, le périmètre, l’accès et surtout le contenu.
Qui doit mettre en place la BDESE ?
La mise en place de la BDESE va dépendre de l’organisation de l’entreprise.
BDESE et entreprise mono établissement
La BDESE, en l’absence d’accord, est mise en place au niveau de l’entreprise.
BDESE et entreprise multi établissements
Cette base de données peut être mise en place au niveau de l’établissement, et dans ce cas, il conviendra de négocier comme le prévoit l’article L2312-21 du Code du travail :
- Les modalités de fonctionnement de la BDESE.
- Les droits d'accès.
- Son support.
- Ses modalités de consultation et d'utilisation.
BDESE et groupe
Dans le cadre d’appartenance à un groupe, il n’y a pas d’obligation de créer une base de données unique spécifique au groupe.
Cependant, en fonction de la négociation intervenue, un accord de groupe peut prévoir une BDESE au niveau du groupe.
De la même manière, cet accord doit déterminer comme dans les autres cas :
- Les personnes ayant accès à cette base
- Les modalités d'accès
- Les modalités de consultation
- Et d'utilisation.
Néanmoins, si le groupe en crée une, cette base s’ajoute aux bases de données propres à chaque entreprise (article R.2312-15 du cCde du travail). Cette multiplicité de bases peut se révéler être un inconvénient en créant une surcharge de travail.
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Existe-t-il une trame officielle pour la mettre en place ?
Non ! Il existe seulement un contenu minimum commun à l’ensemble des bases de données économiques et sociales variant selon l’effectif de l’entreprise et pouvant être adapté par un accord collectif. Ce contenu est précisé dans les articles R2312-8 et R2312-9 du Code du travail.
Ainsi, ce sont les ordonnances MACRON du 22/09/2017 qui vont donner la structure à respecter pour communiquer les informations aux Élus.
De ce fait l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE vont être définis par :
- Accord collectif d'entreprise majoritaire (syndicat représentant 50% des Suffrages Valablement Exprimés ou SVE - sans possibilité de référendum).
- Ou, en l'absence de délégués syndicaux, par un accord entre l'employeur et le CSE (article L2312-21 du Code du travail).
- À défaut d'accord, les dispositions du Code du travail dites « supplétives » s'appliquent (L2312-17 à L2312-23 et L2312-36).
Dans tous les cas, les dispositions dites d'« ordre public » doivent être respectées ( L2312-17 et suivants.).
Qui la met en place dans l'entreprise ?
C'est l'employeur qui a la responsabilité de la mettre en place, la remplir et la tenir à jour.
Dans les faits, la mise en place de la BDESE est souvent une mission confiée aux services RH qui vont récolter, compiler et mettre à jour les documents constituant la base de données, ainsi que les éventuels rapports d'analyse associés pour permettre l'interprétation de certaines informations qu'elle contient.
En l'absence de BDESE, l'employeur risque une amende de 7 500€ pour délit d'entrave. (article L. 2146-1 du Code du travail).
Sanctions en cas d'absences de BDESE
Définir sa base de données économiques, sociales et environnementales *, c’est définir son support et sa présentation. Le Code du travail prévoit que la BDESE soit être sur un support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et peut être sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).
Néanmoins, tant pour une meilleure gestion que pour des raisons de sécurité, de discrétion, de facilité d'utilisation, il est préférable d’opter pour une BDESE numérique.
Une BDESE papier n’offre pas de garanties de sécurité, ni même de discrétion si elle est rangée dans un placard ou dans le fond d’un tiroir, à moins d’être gardée dans un coffre-fort, mais cela n’offrira pas une bonne gestion des documents répertoriés selon les thématiques du Code du travail.
Le non-respect des dispositions relatives à la BDESE fait risquer des sanctions civiles et pénales à l’encontre de l’employeur, responsable de la mise en place du dispositif.
Les sanctions civiles ou pénales encourues sont une conséquence des situations suivantes :
- La BDESE n’est pas mise en place.
- L’information n’est pas accessible, soit par l’absence de mise à disposition dans la base, soit que les membres autorisés n’ont pas accès à la totalité des informations correspondant à leurs prérogatives.
- L’information est insuffisante, soit par une mise à disposition qui ne correspond pas aux catégories ou aux exigences légales, soit que l’information n’est pas mise à jour ou actualisée.
Le CSE dispose de la possibilité d’une action civile devant le président du tribunal de grande instance en la forme des référés afin d’ordonner la communication des documents manquants à l’employeur.
Par ailleurs, l’article L. 2262-9 du Code du travail donne la possibilité aux syndicats d’agir en justice pour non-respect de l’accord collectif qui fixe les modalités d’accès à la BDESE.
Enfin, sur le plan pénal, l’employeur peut s’exposer à un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des représentants du personnel (article L. 2146-1 du Code du travail).
Que se passe-t-il en cas d’informations manquantes dans la BDESE ?
Selon l’article L.2312-15 du Code du travail, lorsque le CSE estime qu’il n’est pas suffisamment informé, du fait d’informations manquantes, il peut saisir le président du Tribunal judiciaire selon la procédure accélérée au fond (Référé).
Cette demande peut être faite en dehors d’une procédure d’information-consultation (Cassation du 24/11/2021 n°20-13.904).
Que contient la BDESE ?
Le contenu et l’architecture de la BDESE font partie des éléments qui peuvent être négociés par accord. Toutefois, la base de données économiques, sociales et environnementales doit comporter a minima les thèmes suivants définis par l’article L. 2312-36 du Code du travail :
- Les informations relatives aux investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour certaines sociétés, les informations en matière environnementale.
- Les informations relatives à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration.
- Les informations relatives aux fonds propres et à l'endettement de l'entreprise.
- Les informations relatives à la rémunération des salariés et des dirigeants à travers leur évolution.
- Les informations relatives aux activités sociales et culturelles.
- Les informations relatives à la rémunération des actionnaires et financeurs.
- Les informations relatives aux flux financiers à destination de l'entreprise, notamment les aides publiques et les crédits d'impôt.
- Les informations relatives à la sous-traitance et aux transferts commerciaux et financiers entre les entités d'un même groupe.
- Les informations relatives aux conséquences environnementales des activités de l'entreprise.
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La base de données économiques, sociales et environnementales doit contenir toutes ces informations pour l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes.
Le contenu peut également être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.
Selon l'effectif de l'entreprise, les informations devant être présentées dans la BDESE ne seront pas au même niveau de détail. La BDESE ne contiendra donc pas les mêmes éléments pour une entreprise de moins de 300 salariés ou pour une entreprise de plus de 300 salariés.
Le tableau de synthèse ci-dessous recense les éléments à documenter dans la BDESE pour chaque thème imposé par le Code du travail :
Types d’information | Entreprises < 300 salariés | Entreprises > 300 salariés |
|---|---|---|
1° Investissements |
|
|
2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise |
|
|
3° Fonds propres, endettement et impôts |
|
|
4° Rémunération des salariés et dirigeants |
|
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5° Activités sociales et culturelles |
|
|
6° Rémunération des financeurs |
|
|
7° Flux financier à destination de l’entreprise |
|
|
8° Partenariats |
|
|
9° Transferts commerciaux et financiers pour les entreprises appartenant à un groupe |
|
|
10° Conséquences environnementales des activités de l'entreprise |
|
|
Il est important de savoir que les rubriques 8 et 9 du tableau peuvent être écartées par la conclusion d’un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.
Le contenu de ces informations ainsi que les modalités de fonctionnement de la base sont déterminés en fonction de l’effectif de l’entreprise , inférieur ou au moins égal à 300 salariés :
- L’article R. 2312-8 du Code du travail prévoit les informations requises dans la BDESE pour les entreprises de moins de 300 salariés
- L’article R. 2312-9 du Code du travail prévoit les informations requises dans la BDESE pour les entreprises d’au moins 300 salariés
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Qui peut consulter la BDESE ?
Les personnes habilitées à avoir accès en permanence à la BDESE sont les suivantes :
- Les membres du CSE (suppléants via accord).
- Les membres du CSE central et du CSE d'établissement dans une entreprise à établissements multiples (suppléants via accord).
- Les délégués syndicaux.
- Les représentants syndicaux au CSE.
La BDESE est un outil qui doit être accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d'entreprise, et aux délégués syndicaux.
À noter : L’accès et la confidentialité sont deux sujets importants à prendre en compte. C’est le rôle de l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation. Il est possible qu’elles fassent l’objet d’un accord collectif.
La base de données économiques, sociales et environnementales est tenue à la disposition des représentants du personnel, élus et suppléants, pour la consulter sur support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).
Les informations doivent être déposées selon les différents thèmes légaux, mais s’il y a des informations précises à faire ressortir, les membres doivent y avoir accès aisément. Par exemple, la mise en évidence des résultats de l’entreprise, ou encore l’effectif à une période donnée.
Les utilisateurs de la base de données économiques, sociales et environnementales ont une obligation de discrétion (article L. 2312-36 du Code du travail). Il n’y a pas d’obligation de confidentialité sur toute la BDESE, mais si des informations ont un caractère confidentiel, l’employeur doit les présenter comme telles et indiquer la durée du caractère confidentiel.
L'accès à la BDESE par l'inspection du travail et le médecin du travail
L’inspecteur du travail doit avoir accès aux documents de l’entreprise (article L. 8113-4 du Code du travail). Il s’agit des rapports et d’informations récurrentes. L’inspecteur du travail doit, en conséquence, avoir un accès à la BDESE. Si la base est au format papier, il faut les lui montrer et si elle est au format informatique, il faut lui donner un accès.
Quant au médecin du travail, le Code du travail ne prévoit pas spécifiquement un accès, mais en tant que garant de la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés, il doit pouvoir disposer d'un accès aux informations contenues dans la BDESE.
Quand doit être mise à jour la BDESE ?
Puisque la BDESE contient les informations de l'année en cours, des 2 ans précédents et la prévision des 3 ans à venir, elle doit être actualisée au minimum une fois par an.
Il est impératif de la mettre à jour avant les 3 consultations obligatoires annuelles du CSE.
En cas de BDESE incomplète ou non mise à jour, les représentants du personnel, élus au CSE, peuvent saisir le tribunal. Celui-ci ordonnera à l'employeur la communication des éléments manquants.
Exemple de modèle de BDESE à télécharger
Vous avez la possibilité de télécharger un modèle de BDESE sous format PDF gratuitement sur le bouton ci-dessous. Source QUICKMS
Quel budget pour une BDESE ?
Le prix d'une BDESE se situe entre 150 € et 300 € en moyenne pour la location d'une licence mensuelle. Comptez donc 2700 € par an pour la mise en place de votre BDESE.
Ce prix est un tarif indicatif, il varie en fonction de nombreux critères : infogérance, licence annuelle ou location mensuelle, options, multi-CSE, etc.
Afin de trouver les meilleurs tarifs, nous vous invitons à lire la partie sur les prestataires de BDESE.
Les mises à jour du Code du travail sur la BDESE
De nouvelles informations régissent la BDES (devenue BDESE) depuis l'année 2019. Il s'agit des informations relatives aux entretiens professionnels et à l'égalité de rémunération femmes-hommes.
Ainsi, doivent figurer dans la base de données économiques, sociales et environnementales :
- Le nombre de salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel,
- Les indicateurs relatifs à l'égalité de rémunération femmes-hommes, notamment sur les écarts de rémunération.
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Le passage de la BDES à la BDESE en août 2021, quels impacts ?
La loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 « portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets », appelée aussi loi climat et résilience est entrée en vigueur le 25 août 2021. Cette loi impacte le contenu de la BDES qui devra intégrer les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. Elle change également le nom de la BDES pour celui de BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales). Ces changements s'appliquent à toutes les entreprises, depuis le décret d'application du 26 avril 2022.
Aucune consultation ou information préalable du CSE n'est requise pour opérer ces changements. Comme pour la BDES, les élus du CSE n'interviennent pas sur sa constitution, son format, les éventuels changements et choix effectués pour l'alimentation de la base. Ils doivent pouvoir accéder à son contenu et celui-ci doit être conforme à la loi.
Toutefois, si un accord a été signé à propos de la BDES, le passage à la BDESE devra également faire l'objet d'une négociation de l'accord pour mentionner les nouveaux contenus obligatoires sur les impacts environnementaux. Comme pour sa mise en place, il est donc conseillé d'associer les représentants du personnel dans une réflexion autour de son évolution pour être en conformité avec la loi.
Désormais les conséquences environnementales des activités de l'entreprise doivent être consignées dans la BDESE. Il s'agit de la politique générale de l'entreprise en matière environnementale, de l'économie circulaire (prévention et gestion de la production de déchets, utilisation durable des ressources) et du changement climatique ( émission des gaz à effet de serre).
L'évolution de l'index égalité professionnelle
L’index égalité professionnelle est étoffé à partir du 1er janvier 2022.
Au-delà de la note globale de l'index à publier, déjà obligatoire, l’ensemble des indicateurs du score final doit être publié sur le site du ministère du Travail. En cas de résultats inférieurs aux seuils définis par décret, l’employeur a l’obligation de fixer et publier ses objectifs de progression pour chaque indicateur.
Toutes les composantes de l’index doivent être communiquées au CSE et les indicateurs intégrés à la BDESE.
Le partage de la valeur
Depuis le 7 juillet 2024, certains employeurs doivent ajouter dans leur BDESE la déclaration publique « pays-par-pays » dans la rubrique « Fonds propres, endettement et impôts » dans la sous-rubrique « Impôts et taxes ».
Cette nouvelle obligation ressort du second décret d’application de la loi sur le partage de la valeur. Ce décret transpose certains articles de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 10 février 2023 relatif au partage de la valeur au sein de l’entreprise.
Celle-ci permet de communiquer des informations en lien avec l’impôt sur les bénéfices, pour les entreprises et succursales qui possèdent un ou plusieurs établissements à l’étranger et qui répondent à certaines conditions.
La négociation du contenu de la BDESE
La réforme du Code du travail issue des ordonnances Macron qui a vu la mise en place du comité social et économique a induit automatiquement un changement d’interlocuteur pour la base de données économiques, sociales et environnementales. La réforme a introduit d'autres nouveautés importantes : le contenu et l’architecture de la BDESE peuvent être négociés.
L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail définit les dispositions qui sont d’ordre public, du domaine de la négociation d’entreprise et supplétives.
Les dispositions d’ordre public de la BDESE
La base de données économiques, sociales et environnementales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux trois consultations et informations récurrentes du CSE (article L. 2312-18 du Code du travail). Ses informations doivent comporter en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, notamment sur les écarts de rémunération.
Les dispositions du champ de la négociation d’entreprise pour la BDESE
Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité, peut définir (article L. 2312-21 du Code du travail) :
- L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE.
- Les modalités de fonctionnement de la BDESE, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation.
Toutefois, la base de données économiques, sociales et environnementales doit comprendre au moins les neuf thèmes précédemment cités et figurant à l’article L. 2312-36 du Code du travail.
Il convient de veiller à ce que le CSE et, le cas échéant les délégués syndicaux, exercent utilement leurs compétences dans la définition de l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données économiques, sociales et environnementales. Il s’agit d’éviter la conclusion d’accords trop imprécis pouvant risquer une information incomplète à destination des représentants du personnel.
L’accord peut ne pas reprendre deux rubriques de la BDESE : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers des entités du groupe.
Mais l’accord peut prévoir d’intégrer dans la BDESE les informations nécessaires :
- A certaines négociations obligatoires : la négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée, sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (article L. 2242-1,1° ; L. 2242-11 et L. 2242-13 du Code du travail).
- Aux consultations ponctuelles du CSE (articles L. 2312-8 et L. 2312-37 du Code du travail).
Les dispositions supplétives de la BDESE
En l’absence d’accord, les règles actuelles subsistent. Les dispositions supplétives des articles L. 2312-22, L. 2312-23 et L. 2312-36 du Code du travail s’appliquent.
La BDESE rassemble toutes les informations que l’employeur met à la disposition du CSE en reprenant les règles habituelles. Ainsi, elle doit être mise à jour régulièrement, être accessible en permanence aux membres du CSE, CSE central d’entreprise, CSE d’établissement et aux délégués syndicaux, qui ont une obligation de discrétion, voire de confidentialité sur demande de l’employeur.
Le contenu des thèmes obligatoires n’est pas modifié.
Lorsqu’un accord prévoit l’intégration des informations nécessaires aux consultations ponctuelles dans la BDESE, alors l’employeur est dispensé d’envoyer un rapport écrit aux élus.
À défaut d’accord d’entreprise majoritaire ou d’accord avec le CSE, un accord de branche peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE, mais uniquement dans les entreprises de moins de 300 salariés.
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Les impacts du RGPD sur la BDESE
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette législation qui encadre le traitement des données impacte directement le contenu de la base de données économiques et sociales.
La CNIL indique sur le BDESE : La "Base de données économiques et sociales" prévue par le Code du travail ne contient aucune donnée à caractère personnel (décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013 relatif à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d'entreprise et d'expertise).
Dès lors, il incombe à l’employeur de se mettre en conformité avec le RGPD, qui impose une responsabilité renforcée des organismes traitant des données avec la tenue d’un registre de traitement établi à chaque collecte de données.
Pour cela, la CNIL prévoit quatre actions principales à mener pour une mise en conformité aux règles de protection des données :
- Constituer un registre de traitement de données.
- Faire le tri des données.
- Sécuriser les données.
- Respecter le droit des personnes.
Outre les obligations relatives au RGPD, la BDESE est impactée sur sa forme.
En effet, le RGPD impose de s’interroger sur la sécurité de la BDESE. Il est opportun de trouver une sécurité adéquate en veillant à ce que la BDESE ne soit pas trop accessible, ni inaccessible.
Une BDESE numérique est préférable pour assurer un niveau de sécurité élevé, mais il sera nécessaire de ne pas oublier la prise en compte des accès particuliers de chaque personne et de les noter dans le registre.
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FAQ : les questions de nos lecteurs
Les suppléants CSE ont-ils un accès à la BDESE ?
Oui, en tant que représentant du personnel, il est important d’ouvrir un accès aux suppléants à la BDESE, par accord, afin qu’ils puissent préparer le remplacement d’un titulaire.
Les élus peuvent-ils être consultés sans une BDESE ?
Non pour les entreprises d’au moins 50 salariés ! Dans ce cas, la base de données économiques et sociales est obligatoire. Elle a pour rôle de servir de supports aux consultations récurrentes obligatoires du CSE. C’est par l’intermédiaire de ce support qu’ils rendent leurs avis.
Pour rappel, le fait de ne pas mettre en place, ou de ne pas mettre à jour la BDESE, expose l’employeur au délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE et peut être puni d’une amende de 7 500 € (article L.2317-1 du Code du travail).
Le bilan social doit-il toujours être réalisé en parallèle à la BDESE regroupant pas mal de données du bilan ?
Le bilan social est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 300 salariés même s’il doit aussi alimenter la base de données. En effet, tout salarié qui le demande peut obtenir les informations du bilan social (article L. 2312-31 du Code du travail). L'employeur doit continuer de l’établir, et il doit le déposer dans la BDESE , sans oublier les autres documents, notamment financiers.
La loi Avenir professionnel a-t-elle un impact sur la BDESE ?
Oui ! Cette loi a eu un impact sur le contenu avec d’une part, l’égalité professionnelle et, d’autre part, la formation professionnelle.
Ainsi, l'employeur doit insérer les informations sur la méthodologie et le contenu des nouveaux indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes. Quant à la formation, il sera nécessaire de mettre à disposition des élus la mise en œuvre des entretiens professionnels et l’état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans.
Des négociations doivent-elles être ouvertes sur le fonctionnement de la BDESE si celle-ci est déjà en place ?
Non ! La négociation d’un accord collectif sur le fonctionnement de la base de données est une possibilité. Il n’y a pas d’obligation.
Par quel moyen être informé de la mise à jour ?
Le Code du travail prévoit que l’employeur doit informer les représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon ses modalités (article R. 2312-12 du Code du travail).
Autrement dit, chaque mise à jour est notifiée aux représentants du personnel. Il n’y a pas de date limite pour communiquer sur les mises à jour. La communication doit seulement avoir lieu suffisamment tôt afin de vous permettre de préparer la consultation et avant que le délai de consultation ne démarre.
Qu’en est-il de la protection des données ?
Vous êtes soumis à une obligation de confidentialité et de discrétion (article L. 2312-36 du Code du travail). Vous pouvez être sanctionné en cas de manquement. L’employeur peut vous obliger à signer une charte de confidentialité.
Partagez l'article si cela vous a aidé. Si vous avez d'autres questions, vous pouvez utiliser notre forum CSE
8 éléments à prendre à compte dans son choix de BDESE
Choisir un fournisseur de BDESE peut être difficile, car les offres peuvent être plus ou moins similaires. Néanmoins, certaines garanties doivent retenir l'attention. Ainsi, il serait dangereux de se focaliser uniquement sur le meilleur tarif offert.
Nous vous suggérons de bien regarder les garanties proposées pour mettre en place la BDESE à savoir :
- La sécurité des données : la prise en compte de la sécurité est essentielle, tant dans l'hébergement que dans la prise en compte du RGPD.
- L'organisation de la gestion : la facilité pour gérer l'ensemble des documents et les différents accès possibles des équipes
- Compréhension des besoins spécifiques de l'entreprise : Assurez-vous que le système est facile à utiliser et qu'il répond à vos attentes. Identifiez précisément les besoins de votre entreprise en matière de BDESE. Cela inclut le type de données, versions de logiciels adaptés à votre parc informatique, la fréquence de mise à jour, l'accès à l'information, etc.
- Période d'essai ou démo : Si possible, testez le service avant de vous engager. Une démo ou une période d'essai peut vous donner une bonne idée de la façon dont la solution fonctionnera pour votre entreprise. Assurez-vous que le système est facile à utiliser et qu'il répond à vos attentes.
- Support et formation : Évaluez le niveau de support technique proposé et si des formations sont disponibles pour aider vos employés à utiliser efficacement la base de données.
- Flexibilité et évolutivité : Assurez-vous que la solution peut s'adapter et évoluer avec les besoins de votre entreprise.
- Le service client & échanges possibles : important si vous avez des questions urgentes. Il faut que le service client soit joignable à tout moment avec des réponses concrètes en cas de bug ou de non accès à la BDESE.
- Réputation et fiabilité : Recherchez des avis et des témoignages sur le prestataire pour évaluer sa réputation et sa fiabilité. Vous pouvez aussi demander des références à d'autres clients.
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Formation BDESE : les éléments indispensables
Pour vous aider avec ce document important lors de votre mandat, de nombreux organismes proposent des formations sur cette thématique.
Qu’apprend-on lors d’une formation BDESE ?
La BDESE est un document contenant de nombreuses informations. Celle-ci peut donc sembler difficile à comprendre et à exploiter dans son intégralité.
C’est pourquoi la grande majorité des formations va vous permettre de :
- Créer et alimenter une BDESE.
- Maîtriser le cadre juridique autour de cette base de données unique.
- Faire le lien avec les consultations du CSE.
Quels sont les avantages à suivre cette formation ?
Les avantages à suivre cette formation sont nombreux. En effet, même si la BDESE est abordée pendant la formation économique, ce sujet complexe nécessite des approfondissements afin d’être utilisé au mieux.
Cela vous permettra de :
- Vérifier que votre BDESE contient toutes les informations dont vous avez besoin.
- Gagner du temps en sachant où trouver les informations.
- Posséder une meilleure compréhension des orientations économiques, sociales et environnementales de votre entreprise.
- Faciliter le dialogue social en permettant une meilleure négociation de la BDESE (contenu, organisation, modalités d’accès et de fonctionnement).
Quel est le tarif d’une formation BDESE ?
Le prix de la formation est très variable et va dépendre de l’organisme choisi, de la durée et des modalités (en visio, en présentiel, en inter ou intra entreprise, etc.).
On observe cependant que la majorité des formations BDESE se situent aux alentours de 1 000 € par jour et par personne en inter entreprise.
À noter : Les prix pour les formations en intra entreprise ne sont fournis que par devis.
Comparatif des organismes de formation certifiés
Pour vous aider à faire un choix parmi les différents prestataires, il est important de se poser quelques questions :
- Quelles compétences souhaitez-vous acquérir ?
- Quel est votre budget ?
- Combien d’élus souhaitent y participer ?
- Quelles sont les modalités qui vous conviennent ?
Pour faciliter vos recherches, nous vous proposons de vous détailler quelques-unes des formations BDESE disponibles.
Formation La BDESE et les consultations obligatoires par CELIADE
Objectifs de la formation
- S’initier aux enjeux et aux impacts de la mise en place de la BDES.
- Savoir analyser les informations contenues dans la BDES.
- Comprendre les nouvelles règles issues de la loi REBSAMEN et les ordonnances MACRON.
Programme
La Base de données économiques et sociales (objectifs, contenu, mises à jour, confidentialité, négociation, recours en cas de non-mise en place).
- Les consultations annuelles obligatoires du CSE.
- L’information-consultation ponctuelle du CSE.
- La simplification de l’information-consultation depuis les ordonnances Macron.
Les bénéficiaires
- Élus du CSE
Durée de la formation
- La formation se déroule sur 1 journée, soit 7 heures.
Suivi de l’exécution et évaluation des résultats
- Feuille de présence
- Exercices de mise en situation.
- Questions orales ou QCM.
- Formulaires d’évaluation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée.
- Projection des documents de formation.
- Apprentissages théoriques.
- Étude de cas concrets.
- Quiz en salle.
- Accès aux documents supports de la formation après celle-ci.
Gérer sa Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales par Orsys
Objectifs de la formation
- Connaître les informations nécessaires aux 3 informations consultations récurrentes.
- Respecter les modalités de consultations.
- Mettre en place la base de données unique.
- Savoir mettre à jour la base de données unique.
Programme
- Les enjeux des 3 informations consultations récurrentes avec leurs liens avec la BDESE.
- La mise en œuvre de la base de données (contenus, format, mise à jour, etc.).
- Les modalités régissant la consultation des élus.
- Le recours aux experts.
Les bénéficiaires
- Président et élus du CSE, responsable des ressources humaines.
Durée de la formation
- La formation se déroule sur 1 jour, soit 7 heures.
Suivi de l’exécution et évaluation des résultats
- Feuille de présence
- Exercices de mise en situation.
- Questions orales ou QCM.
- Travaux pratiques.
- Test de positionnement en amont et en aval pour validation des compétences acquises.
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée avec pauses-café et déjeuners offerts.
- Projection des documents de formation.
- Apprentissages théoriques.
- Étude de cas concrets avec, par exemple, finalisation d’un accord de fonctionnement de la BDESE propre aux entreprises des participants et partage des résultats obtenus.
- Échanges et réflexions collectives avec, par exemple, partage des informations existantes en lien avec la BDESE dans les entreprises des participants, etc.
Formation Construire et optimiser la BDESE par Lefebvre Dalloz Compétences
Objectifs de la formation
- Construire et mettre à jour la BDESE conformément au cadre légal.
- Connaître les informations à transmettre aux élus du CSE.
Programme
- Construire et faire évoluer la BDESE en se posant les 10 « bonnes » questions et en utilisant la démarche adaptée.
- Identifier les informations à communiquer au CSE en étudiant les détails de chaque domaine.
Les bénéficiaires
- Représentants du personnel, DRH, RRH, etc.
Durée de la formation
- La formation se déroule sur 1 journée, soit 7 heures.
Suivi de l’exécution et évaluation des résultats
- Exercices de mise en situation.
- Questions orales ou QCM.
- Questionnaires de satisfaction à chaud et à froid.
- Remise d’une attestation individuelle de formation ou d’un certificat de réalisation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée.
- Projection des documents de formation.
- Apprentissage théorique avec transfert de compétences.
- Apprentissage collaboratif.
- Acquisition des compétences opérationnelles par la pratique et l’expérimentation, avec par exemple un atelier fil rouge tout au long de la journée sur « Construire la base de données unique à partir des données existantes et devant figurer dans la future base ».
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Comparatif de prestataires BDESE : analyses de 9 marques
Le choix de la BDESE est important. Trouvez ici un comparatif des fonctionnalités offertes par différents prestataires.
Afin d’offrir une aide dans votre choix de BDESE, nous vous avons résumé au mieux les caractéristiques des différents fournisseurs ci-dessous.
NB : les informations chiffrées sont tirées des sites des prestataires, sous leur responsabilité
QuickMS (+)
Source @quickms.fr/
Avec QuickMS, automatisez votre Base de Données Économiques et Sociales et Environnementales (BDESE), obtenez automatiquement votre note de l'index d'égalité salariale Femmes Hommes et pilotez vos ressources grâce à des tableaux de bord personnalisables.
Caractéristiques et points forts
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BDESE online - Editions Tissot
Les Editions Tissot, fort de 40 ans d'expériences, regroupent des experts en droit du travail, paie, santé-sécurité, comptabilité, fiscalité et management. L'objectif est de faciliter l'application en entreprise en offrant une accessibilité aux non-experts.
Créée en 2014, la BDESE online vient offrir une solution simple, rapide et sécurisée afin de mettre à disposition des représentants du personnel les informations prévues par le Code du travail.
Source @bdes-online.fr/
Caractéristiques et points forts
ALCUIN
Alcuin, éditeur de logiciels pour le développement des talents, apporte une offre de solutions dédiées au RH, HCM, BDES et à la formation initiale, professionnelle et continue.
En mars 2014, Alcuin introduit la première offre de gestion du dialogue social avec la BDES.
Source @alcuin.com/
Caractéristiques et points forts
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ALTAYS
Editeur de logiciel depuis plus de 18 ans, Altays offre des solutions dans trois domaines des ressources humaines : le recrutement et la mobilité, les compétences et la performance et les relations sociales et le réglementaire.
Source @altays.com/fr/
Caractéristiques et points forts
BDUExpert - IRP LINK SAS
IRP LINK est une SAS qui développe des solutions pour les directions financières et directions des ressources humaines grâce à ses expertises en contrôle de gestion sociale, prévisions financières et ses compétences en traitement algorithmique des flux de données. BDUExpert est entré sur le marché depuis avril 2015.
Caractéristiques et points forts
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MON PORTAIL RH
Première plateforme collaborative de services RH dédié aux start-ups et PME. Mon Portail RH est en pleine croissance grâce à la qualité de ses services, le prix décerné en 2016 à NeoSpheres Groupe, lauréat du Fast 50 Deloitte technology pour devenir la référence en matière de services et logiciels RH.
Mon Portail RH est reconnu par de nombreux partenaires (Editions Législatives, Cegos...) et est soutenu par la région Ile-de-France, BPI France et la French Tech.
Aujourd’hui, MonPortailRH est plutôt réservé aux sociétés de -1 000 collaborateurs. Pour les entreprises de + 1 000 collaborateurs, la société a lancé PeopleSpheres.
Source @monportailrh.com/
Caractéristiques et points forts
CROSSTALENT
Crosstalent est une SAS fondée en 2013 par des professionnels des ressources humaines dont l’objectif est de développer et mettre en place des solutions innovantes pour la transformation digitale de l’entreprise, notamment la BDES.
Source @crosstalent.com/fr/
Caractéristiques et points forts
WINCHAPPS
Winch Consulting, SARL créée en 2004, est un éditeur de logiciel dédié aux ressources humaines qui trouve sa force dans la connaissance des enjeux RH et des systèmes d’informations. Elle conçoit différents produits, dont la base de données économiques et sociales.
Source @winchapps.com/
Caractéristiques et points forts
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Avis de non responsabilité : Cet article de blog est destiné à des fins d'information uniquement et ne constitue pas des conseils juridiques spécifiques. Les lecteurs doivent discuter de leur situation particulière avec un avocat ou professionnel du droit.
En conclusion, la base de données économiques, sociales et environnementales est obligatoire dans les entreprises ayant au moins 50 salariés. Elle a pour but de veiller à la bonne information des élus du CSE pour un meilleur dialogue social.
Cette fiche pratique a pour objectif de vous aider à mettre en œuvre de la BDESE conformément à la réglementation, notamment la réforme du Code du travail et l'entrée en vigueur du RGPD, et vous présenter différentes offres du marché.