Le recrutement de certains postes difficiles à combler ou pour lesquels le marché de l’emploi rend le moindre candidat précieux (postes qualifiés) peut parfois être un processus laborieux.
Si les méthodes traditionnelles de recrutement ne fonctionnent pas, les entreprises ont la possibilité d’instaurer des programmes de cooptation (ou recrutement participatif) qui consistent à utiliser le réseau de connaissances de leurs employés pour recruter des candidats de qualité par le biais du bouche à oreilles.
Découvrez ici comment mettre en place un recrutement par cooptation dans lequel l’employeur, le salarié qui recommande et le futur embauché recommandé ont tout à gagner.
Qu’est-ce que la cooptation?
L’expression de cooptation étant plutôt récente dans le milieu du travail, on a tendance à la confondre avec le favoritisme, le « piston », l’échange de salariés, etc.
Levons le voile sur cette pratique qui n’a rien de douteux!
Cooptation : définition
La cooptation est une méthode de recrutement qui repose sur un programme interne de l’entreprise qui recrute :
- L’offre d’emploi est publiée sur les médias habituels, les réseaux sociaux ou affichée en interne…
- Les salariés de l’employeur qui recrute sont informés de l'existence d’une opportunité et encouragés à œuvrer au processus de recrutement via le bouche-à-oreille, en parlant avec leurs amis, leurs anciens collègues de travail (réseau professionnel) ou camarades de classe
- Les salariés recommandent un candidat qualifié
- Si le candidat est embauché, le salarié qui l’a recommandé bénéficie d’avantages, le plus souvent sous la forme d’une prise de cooptation si l’embauche passe sa période d’essai, puis après 1 an.
Quelle est la différence entre la cooptation et la recommandation?
Il n’y a pas de grande différence entre cooptation et recommandation par un employé.
Si ce n’est que la cooptation s’accompagne généralement d’un programme ou d’une politique qui existent dans l’entreprise et qui stipulent clairement les conditions de « récompense » de l’employé qui fait une recommandation d'embauche. Ce peut être une prime ou d’autres avantages.
La recommandation est plus informelle : de tout temps les salariés ont recommandé des connaissances à leur employeur, mais la cooptation a l’avantage d’associer cette recommandation à une forme de gratification et d’être plus formelle, avec des critères objectifs (procédure, performances, durée de l’emploi…).
Alors que la recommandation peut être simplement verbale, au détour d’un couloir ou d'une salle de réunion.
La cooptation de recrutement est-elle un acte de favoritisme?
Oui et non.
- Oui parce que l'employeur favorise les relations de ses employés, car il leur fait confiance, et il aura tendance à étudier de plus près les candidats recommandés.
- Non parce que le recrutement n'est pas fermé aux candidats externes et connaître une personne à l'emploi actuel du recruteur n'est pas une condition d’embauche. Par ailleurs, la cooptation n’a rien à voir avec le népotisme ou la promesse éventuelle d’augmentations de salaire sans lien avec les performances du salarié.
En résumé, la cooptation est une forme de favoritisme, mais justifiée par le lien de confiance entre un employeur et ses salariés. Elle prévient les dérives du favoritisme en intégrant des éléments de contrôle et de transparence.
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Quels sont les avantages du recrutement en cooptation?
La cooptation présente de nombreux avantages pour les trois partis concernés (le recruteur, l’employé qui recommande et le futur embauché).
- D’abord la confiance : l’employeur accorde du crédit à ses actuels employés qu’il tient pour des ambassadeurs de l'entreprise et sur lesquels il compte pour donner un avis favorable et positif sur leur milieu de travail.
- La cooptation participe à la culture d’entreprise, au sentiment d’appartenance à l’entreprise et à l’intégration des nouveaux employés.
- Le recruteur peut plus facilement atteindre des candidats dont il n’aurait pas nécessairement eu connaissance ou qui ne feraient pas partie de son réseau de talents (parce qu’ils sont déjà employés ailleurs par exemple, ou qu’ils ne sont pas en recherche active).
- La cooptation favorise l’engagement et la longévité des embauches (la prime de cooptation est parfois versée après un an).
- Les coûts de recrutement sont réduits puisque les RH n’ont pas à passer par des agences.
- L’approche du recrutement par cooptation est plus humaine, en donnant la part belle aux relations employeur/salariés et aux valeurs de l’entreprise.
Généralement le taux de réussite des candidats cooptés est plus important, car les employés s’engagent personnellement sur la qualité et les compétences de la personne recommandée à leur employeur.
Attention : en termes de cooptation, inconvénients et avantages sont très inégaux, toutefois sachez que le principe de recrutement par cooptation peut aussi avoir ses inconvénients s’il est mal planifié.
Tout d’abord il y aura une tendance au « clonage » de salariés dans l’entreprise, en embauchant des gens qui se connaissent et se fréquentent, partagent des intérêts communs…
La cooptation en ce sens peut limiter la diversité, mais cela n'est vrai que dans les très grandes entreprises.
Par ailleurs, il est possible que si le recrutement et l'embauche traînent en longueur ou se passent mal, des tensions puissent exister entre le coopté et le coopteur, puis entre le coopteur et l’employeur.
Comment mettre en place un recrutement en cooptation dans l’entreprise?
La cooptation doit faire l’objet d’un programme ou d’une politique interne de l’entreprise mise en place par les Ressources humaines, et communiqués clairement à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
La planification de la cooptation peut se faire en continu sur toute l’année si les besoins de talents sont importants et récurrents, ou de manière stratégique avec un calendrier précis pour un recrutement ponctuel.
- Rédaction de la politique/programme de cooptation
- Profil du/des poste(s) à recruter, adéquation avec la culture d’entreprise
- Établissement du processus de recrutement avec des étapes rigoureuses et équitables.
- Communication aux salariés sur le programme de cooptation : fonctionnement, avantages, conditions, récompense en cas d’embauche
- Sensibilisation des salariés pour maintenir leur engagement dans le processus (les inciter à diffuser sur leurs médias sociaux)
- Mise en place d’un système de récompenses attractif pour les employés qui recommandent des candidats embauchés (prime, primes échelonnées à 3 mois, 1 an et 3 ans, jours de congé supplémentaires, autres…)
- Suivi des performances de la personne embauchée et de sa longévité à son poste.
- Suivi de l’efficacité du programme de cooptation de l’entreprise.
Qu’est-ce que le recrutement participatif?
Le recrutement participatif est un autre terme utilisé pour parler de cooptation. Il est plus orienté sur le contexte des réseaux sociaux.
Le recrutement participatif est une forme de sourcing de cooptation grâce aux réseaux sociaux professionnels des employés, tels que LinkedIn par exemple. Les salariés sont encouragés à partager, à diffuser (en un seul clic, ce qui est plutôt commode) et à participer activement au processus de recrutement des Ressources humaines en recommandant des candidats de leur entourage.
Les employés ouvrent ainsi leur carnet d’adresses et leur cercle privé et professionnel à leur employeur.
Certains cabinets de recrutement ou certaines agences de placement ont tendance depuis quelque temps à se spécialiser dans le recrutement via les médias sociaux et à ce titre se spécialisent dans le recrutement participatif.
Comment encourager les salariés à participer au recrutement en cooptation?
Outre le travail de culture d’entreprise, de communication et de sensibilisation qui doit faire l’objet d’un travail constant des RH, les entreprises ont plusieurs possibilités pour encourager la participation des salariés au programme de cooptation. Il va de soi que si le salarié sait qu’il sera récompensé sur le plan individuel, il aura naturellement tendance à être plus impliqué dans la cooptation :
- Prime de cooptation
- Chèques cadeaux
- Voyages
- Jours de congés
- Remise de prix en public
- Etc.
Dans tous les cas, il est important que le programme de cooptation de l'entreprise soit clair, simple et facile : si le salarié doit remplir une série de formulaires ou passer par des procédures trop complexes, il ne prendra pas la peine de s’investir.
La prime de cooptation est-elle obligatoire?
En France, la prime de cooptation obligatoire n’est pas d’actualité. Les recommandations par les employés ne sont pas obligatoirement « récompensées ».
Cependant de nombreuses entreprises ayant réalisé que la cooptation leur permettait de faire des économies sur le coût du recrutement, elles prennent la décision de mettre en place des primes pour encourager leurs collaborateurs à recommander des candidats.
L’employeur a toute latitude pour décider du montant de la prime de cooptation, ainsi que des modalités de versement (à l’embauche, après la période de probation, après 6 mois, après 1 an…).
L’employeur peut également décider de la forme de cette prime (prime ou bonus, chèque cadeau, ticket restaurant, cadeau…)
Parmi les éléments qui influeront la prime de cooptation :
- La taille et les moyens de l’entreprise
- La rareté du profil recherché
- L’ancienneté du salarié coopteur
- La réussite ou non de la période de probation du coopté…
Cooptation de recrutement : exemple de cas
- Un employeur dans le secteur des jeux vidéo peine à trouver des développeurs spécialisés sur des logiciels spécifiques.
- Un employé de l'entreprise qui a participé à plusieurs formations sur ces logiciels et qui est actif sur des forums ou communautés de jeu très familiers de ces outils et de cet environnement informatique pense que certains de ses contacts apporteraient une plus-value à leur employeur.
- L’employé sait que certains des membres de son réseau sont très compétents dans leur domaine et cherchent à évoluer et ne sont pas satisfaits de leur emploi actuel, il pense donc que mettre en relation leur employeur et ces personnes de leur connaissance serait gagnant-gagnant.
- L’employé recommande d’une part l’employeur à ses connaissances, et d’autre part témoigne positivement de son expérience de travail chez cet employeur, parle de la culture d’entreprise et des possibilités d’évolution de carrière.
- Les RH rencontrent les personnes recommandées par le salarié, et décident d’embaucher l’une d’elles.
- Comme remerciement pour sa recommandation réussie, le salarié reçoit une prime de cooptation de la part de son employeur après la fin de la période d’essai réussie de la personne recommandée, puis 1 an après l’embauche du nouveau salarié.
On estime que les personnes cooptées restent plus longtemps dans l’entreprise (47 % restent après 3 ans, contre 14 % des personnes recrutées par le biais d’une annonce sur les portails d’emploi traditionnels).