Calcul des Équivalents temps plein (ETP) : mode d’emploi

Un salarié qui travaille à temps complet au nombre légal d’heures dans une semaine de travail correspond à un ETP, ou équivalent temps plein.

Mais tous les salariés ne sont pas à temps complet, il y a des absences et des congés, des horaires variables…

C’est pour cela que sont utilisés les ETP, notamment pour les calculs d’effectifs réels d’entreprise.

Essayons d’y voir un peu plus clair dans les méthodes de calcul des ETP.

C’est quoi un ETP ?

L’équivalent temps plein, équivalent temps plein travaillé (ETPT) ou ETP, est une unité de mesure servant à calculer une capacité de travail ou de production.

Ainsi, un nombre d’ETP sur une période donnée servira à définir le nombre de personnes requises à temps plein pour effectuer une certaine charge de travail.

Par exemple, 3 ETP pendant 5 jours signifie que trois personnes à temps plein affectées sur 5 jours (une semaine) peuvent quantifier le travail nécessaire pour une certaine tâche (Comme pour produire un certain nombre d’objets sur une chaîne de production).

Pourquoi calculer les ETP ?

Les entreprises auront besoin de faire un calcul ETP annuel pour déclarer leurs effectifs.

Le calcul des équivalents temps plein (ETP) est un calcul qui relève purement à la gestion des ressources humaines et la comptabilité, afin de mesurer :

• La charge de travail : si on sait qu’il faut X ETP pour fabriquer un meuble, on saura combien d’ETP sont nécessaires pour en fabriquer 100 et on pourra planifier la production, les effectifs et le recrutement.
• Les effectifs : même s’ils sont absents temporairement, les salariés sont comptés dans l’effectif de l’entreprise, et ce comptage se fait en ETP. Par exemple, 2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2). L’employeur doit calculer et déclarer l’effectif moyen mensuel (EMM) et l’effectif moyen annuel (EMA) en ETP dans sa déclaration sociale nominative (DSN) pour l’URSSAF.
• Les coûts : avec l’ETP, on peut calculer le coût de la main-d’œuvre et l’utiliser pour déterminer un prix de vente par exemple.
• Les cotisations sociales à la charge de l’employeur.
• La productivité : en recoupant les ETP et la production réelle, on peut mesurer l’efficacité opérationnelle du processus ou de l’équipe de production.
• La conformité légale : certains secteurs exigent légalement la présentation de données sur les effectifs en équivalents temps plein.
• L’élaboration des indicateurs RH.
• Le pilotage de la masse salariale (besoin de recrutement ou ajustement à la baisse).

Comment calculer les Équivalents Temps Plein ?

Il existe plusieurs méthodes de calcul ETP mensuel Excel, selon la finalité du calcul, et selon la taille et le temps de travail dans l’entreprise.

Exemple de calcul des ETP

Prenons une tâche précise, par exemple la fabrication d’un meuble

• 6 personnes sont affectées à la fabrication de ce meuble, qui prend une semaine (5 jours).
• Sur ces 6 personnes, 1 ne travaille qu’à mi-temps et 1 aux 4/5 (elle ne travaille pas le vendredi).
• On a donc 4 personnes à temps plein (soit 4 ETP), 1 personne à mi-temps (soit 0,5 ETP) et 1 personne à 4/5e (soit 0,8 ETP).
• On calcule donc que la capacité de travail des salariés affectés à la fabrication du meuble est de 4+0,5+0,8, soit 5,3 ETP sur 5 jours.

Formule générale de calcul des ETP

Pour pouvoir calculer les ETP d’une entreprise, il est important de prendre en compte deux éléments :

• Le temps de travail.
• La nature du contrat de travail.

La nature du contrat de travail et le calcul de l’équivalent temps plein

Pour calculer les ETP d’une entreprise, il faut distinguer les salariés en fonction de la nature de leur contrat. Pour cela, il faut séparer les salariés en CDI des autres salariés de l’entreprise.

En effet, hormis pour les salariés en CDI, la date de l’entrée en fonction dans l’entreprise sera importante pour les salariés en CDD, intermittents, en intérim et mis à disposition.

Par exemple : Un CDI embauché le 18 janvier au sein de l’entreprise sera pris en compte dès le 1er janvier. Alors qu’un salarié en intérim engagé à la même date sera pris en compte à partir du 18 janvier et son ETP sera alors minoré par cette absence.

Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures), qu’ils soient en CDD ou CDI, sont comptés pour une unité chacun

Le temps de travail et le calcul de l’équivalent temps plein

Pour le calcul, il faut également séparer les salariés en deux catégories :

• Les salariés travaillant à taux plein.
• Les salariés travaillant à temps partiel.

Pour « convertir » un salarié à temps partiel en équivalent temps-plein, il faut diviser le nombre d’heures fixées dans son contrat de travail par la durée légale ou conventionnelle du travail.

Pour « convertir » un salarié en CDD en équivalent temps-plein, il faut diviser le temps passé dans l’entreprise par le nombre de jours dans le mois.

Si ce même salarié en CDD est à temps partiel, il faut multiplier la valeur précédente par le nombre d’heures hebdomadaires divisé par la durée légale ou conventionnelle dans l’entreprise.

Par exemple, comme vu précédemment :

• Un salarié en CDI à temps complet équivaut à 1 ETP.
• Un salarié en CDI à mi-temps équivaut à 0,5 ETP (17,5 / 35 = 0,5).
• Un salarié en CDD ayant travaillé 10 jours à temps complet équivaut à 10/30 = 0,3 ETP.
• Un salarié en intérim ayant travaillé 10 jours avec un temps de travail hebdomadaire de 17,5 heures (pour 35 heures à temps-plein) équivaut à (10 / 30) * (17,5 / 35) = 0,16 ETP.

Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail.

Quels sont les salariés exclus du calcul des ETP ?

Pour ce qui est du calcul des effectifs de l’entreprise, certains salariés ne seront pas comptabilisés, il s’agit des :

• Salariés qui remplacent un salarié absent.
• Apprentis et stagiaires.
• Salariés sous contrat d’insertion, tel que le contrat initiative emploi.
• Salariés ayant conclu un contrat de professionnalisation.

Formule mathématique de calcul des ETP

En France, le calcul des Équivalents Temps Plein (ETP) repose généralement sur une formule de calcul ETP Excel, basée sur la durée légale du travail. La formule standard pour le calcul des ETP est la suivante :

ETP = (somme des heures de travail effectives pour tous les salariés ➗ temps de travail légal) ✖ nombre total de salariés.

Comment convertir des jours en ETP ?

La conversion des jours en ETP dépend de la durée de travail légale dans votre contexte spécifique. L’idée générale est de prendre en compte la proportion du temps de travail standard représentée par le nombre de jours travaillés.

Voici une formule générale pour convertir des jours en ETP :

ETP = (nombre de jours travaillés ➗ nombre de jours standard par semaine) ✖ nombre total de salariés

Exemples de calcul des ETP

Le calcul des ETP pour une tâche

Prenons une tâche précise, par exemple la fabrication d’un meuble.

• 6 personnes sont affectées à la fabrication de ce meuble, qui prend une semaine (5 jours).
• Sur ces 6 personnes, 1 ne travaille qu’à mi-temps et 1 aux 4/5 (elle ne travaille pas le vendredi).
• On a donc 4 personnes à temps plein (soit 4 ETP), 1 personne à mi-temps (soit 0,5 ETP) et 1 personne à 4/5e (soit 0,8 ETP).

On calcule donc que la capacité de travail des salariés affectés à la fabrication du meuble est de 4+0,5+0,8, soit 5,3 ETP sur 5 jours.

Le calcul des ETP sur un mois donné

Calcul 1 d’un effectif en ETP :

• 10 CDI à temps plein = 10 ETP
• 2 CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2/151,67 h = 0,86 ETP
• 1 CDD à temps plein = 1 ETP
• 1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois = 6 mois/12 mois x (100 heures/151,67 heures) = 0,32 ETP
• 1 apprenti = 0 ETP
• Effectif du mois = 12,18 ETP

Calcul 2 des ETP pour un mois :

En terme comptable et pour le droit du travail, on compte 4,33 semaines par mois.

L’entreprise A compte 28 salariés répartis comme suit :

• 10 salariés en CDI à temps plein = 10 ETP.
• 6 salariés en CDI à temps partiel et dont le temps de travail est de 30 heures par semaine : (30 / 35) * 6 = 5,14 ETP.
• 2 salariés en CDD à temps plein = 2 ETP.
• 2 salariés en CDD à temps plein et qui ont travaillé 2 semaines dans le mois : (2 / 4,33) * 2 = 0.92 ETP.
• 2 salariés en intérim qui remplacent 2 salariées en congés maternité = 0 ETP, car remplacement.
• 2 salariés en intérim à temps plein pour accroissement temporaire d’activité = 2 ETP.
• 2 salariés en contrat de professionnalisation = 0 ETP.

Pour ce mois-ci, l’entreprise A compte 10 + 5,14 + 2 + 0,92 + 2 = 20,06 ETP mensuels.

Le calcul de l’ETP moyen annuel

Il existe 2 possibilités pour calculer le nombre d’ETP moyen annuel

1. On peut faire la somme des ETP calculés mensuellement sur une année et la diviser ensuite par 12.
2. Ou bien identifier le nombre d’heures de travail annuel réalisé par chaque salarié pris en compte pour le calcul des ETP et le proratiser selon le temps de travail annuel d’un salarié à temps plein, soit 1 820 heures (jours fériés et CP inclus).

Par exemple, pour un salarié ayant travaillé 120 heures par mois pendant une année soit 1 440 heures : 1 440 / 1 820 = 0,79. Soit un équivalent ETP de 0,79.

Les outils de calcul ETP 

Lorsque l’entreprise ne contient que peu de personnel et/ou ne compte que peu de mouvements (CDD, intérim, etc.), le calcul des ETP peut se faire relativement simplement et ne comporte qu’un faible risque d’erreur.

Cependant, dès que les effectifs deviennent plus importants (plusieurs dizaines de personnes avec des entrées et sorties fréquentes et/ou des contrats de nature variés). Le calcul ne peut plus se faire manuellement.

C’est pourquoi d’autres méthodes permettant de calculer les ETP se sont développées :

• Des outils de calcul en ligne, gratuits ou non. Par exemple la grille de calcul Excel sur https://www.ocapiat.fr/.
• Des solutions de calcul en interne (via Excel par exemple).
• L’extraction de données via les logiciels de gestion RH ou un simulateur de calcul ETP inclus au logiciel.