Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, accident, maternité, adoptions…) et que la convention collective ou le contrat de travail, il a la possibilité de se voir verser un complément de salaire par son employeur, afin que ses revenus ne soient pas diminués.
Dans la grande majorité des cas où l’employeur verse une indemnité complémentaire à l’IJSS, il va procéder à ce qu’on nomme une subrogation de salaire.
Définition, calcul et modalités de la subrogation de salaire.
Qu’est-ce que la subrogation de salaire ?
La subrogation est un mécanisme qui permet à l’employeur de percevoir de la Sécurité sociale les indemnités journalières (IJSS) de l’employé, en contrepartie de quoi il s’engage à compléter les revenus de l’employé avec un complément de salaire, qui sera versé au salarié le temps de son arrêt de travail.
Cela permet au salarié de maintenir un niveau de rémunération proche de son salaire habituel.
Ce processus de subrogation de salaire est régi par l’article L. 1226-1 du Code du travail.
La subrogation de salaire est-elle obligatoire ?
Non, la subrogation de salaire n’est pas obligatoire, même si l’employeur décide de compléter ou de maintenir le salaire de l’employé qui perçoit des IJSS.
L’employeur peut choisir de verser cette indemnité complémentaire directement à l’employé sans percevoir les IJSS de la Sécurité sociale.
Salariés : peut-on refuser la subrogation de son salaire ?
Un salarié a le droit de refuser la subrogation de salaire et de ne pas autoriser son employeur à effectuer la démarche de subrogation auprès de la CPAM.
Il doit cependant en informer son employeur par écrit dans les 48 heures qui suivent la déclaration d’arrêt de travail. Le formulaire type pour la déclaration d’arrêt de travail inclut généralement une section permettant à l’employé d’exprimer son choix concernant la subrogation (» encadré « Subrogation » ou « Demande de subrogation en cas de maintien de salaire »).
Dans ce cas, l’employé perçoit directement les IJSS.
Il ne percevra pas tout de suite le complément de salaire de l’employeur, qui sera versé ultérieurement.
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Modalités de la subrogation de salaire IJSS
Opération comptable liée à la paie, la subrogation exige un certain cadre de mise en œuvre pour pouvoir s’appliquer.
Quelles sont les conditions pour pouvoir faire une subrogation de salaire ?
Le Code du travail prévoit plusieurs conditions pour que l’employé puisse bénéficier d’une subrogation de salaire :
- Avoir droit à une indemnité complémentaire à l’allocation journalière de la sécurité sociale (donc être pris en charge par celle-ci)
- Avoir une année d’ancienneté minimum dans l’entreprise
- Pouvoir justifier de son absence au travail justifiée par l’incapacité résultant de maladie ou d’accident constaté par certificat médical et contre-visite s’il y a lieu
- Avoir justifié dans les quarante-huit heures de cette incapacité
- Être soigné sur le territoire français ou dans l’un des autres États membres de la Communauté européenne ou dans l’un des autres États partie à l’accord sur l’Espace économique européen.
Attention : les salariés travaillant à domicile, les saisonniers, les intermittents et les salariés temporaires ne peuvent pas être bénéficiaires de la subrogation de salaire des IJSS.
Comment demander la subrogation à l’Assurance Maladie ?
La mise en place de la subrogation nécessite de respecter quelques formalités :
- L’employeur doit obtenir l’accord écrit de l’employé, soit contractuellement avant le début de l’arrêt maladie, soit dans les 48 heures qui suivent.
- L’employeur doit effectuer les démarches auprès de la CPAM dont relève son salarié en DSN, et fournir ses coordonnées bancaires à la caisse d’assurance maladie.
- Il doit obtenir de la CPAM le décompte des IJSS (accessible sur le portail net-entreprises et calculer le montant de l’indemnité complémentaire employeur, ainsi qu’indiquer la date de début et de fin de subrogation
Comment gérer la subrogation de salaire sur le bulletin de paie ?
- L’Assurance Maladie met à la disposition de l’employeur un bordereau de paiement des indemnités journalières (BPIJ).
- Les IJSS brutes subrogées doivent être retenues en brut avant déduction des cotisations sociales
- Les IJSS nettes doivent être réintégrées en bas de bulletin.
- Si l’employeur maintient le salaire net, il doit déduire la différence de cotisations entre les IJSS et le salaire. La garantie du net ou ajustement du net (salaire brut - IJSS brutes - salaire brut résiduel) est déduite du salaire brut.
- (ajustement du net).
- Il revient à l’organisme qui verse les revenus au salarié (donc à l’employeur en cas de subrogation) de procéder au prélèvement à la source sur les IJSS. Les IJSS imposables sont calculées en déduisant 3,8 % de CSG déductible au montant des IJSS brutes.
Attention : la réforme de calcul des IJSS entrera en vigueur le 1er juin 2024. Les détails sur les nouveaux calculs ne sont pas connus au moment où nous publions cet article.
Exemple de bulletin de salaire avec subrogation
Sur ce lien, un exemple de bulletin de paie avec subrogation est présenté en PDF.
Source : https://www.cogilog.com/
Exemple de Bulletin absence maladie indemnisée à 100 % avec subrogation @cogilog
Pourquoi verser une indemnité compensatoire et subroger les salaires ?
En France, l’employeur est « libre » de verser ou non une indemnité complémentaire, ou complément de salaire (ou maintien de salaire) à ses employés pendant la période d’arrêt maladie et de versement d’IJSS de ses salariés.
La décision de procéder au complément de salaire, se prend :
- Par convention collective ou accord d’entreprise, propre à certains secteurs d’activité
- Par un engagement unilatéral et écrit de l’employeur, dans le cadre de sa politique interne, dans le contrat de travail.
L’employeur fait généralement ce choix pour améliorer le bien-être des employés, favoriser leur fidélité à l’entreprise, maintenir le lien social et donner de l’attractivité à son entreprise.
Attention : le complément de salaire et la subrogation ne sont pas liés. L’employeur peut verser un complément de salaire sans recourir à la subrogation, en quel cas le salarié perçoit directement son IJSS et par ailleurs un complément de salaire.
Subrogation : avantages et inconvénients
La subrogation en cas de maintien de salaire présente des avantages et des inconvénients, du côté de l’employeur comme de celui du salarié.
Avantages Subrogation | Inconvénients Subrogation | |
|---|---|---|
Pour l’employé | > Maintien du salaire. > Stabilité financière. | > Dépendance à l’employeur. > Peur de perdre la confidentialité du secret médical. > Risque que l’employeur organise une contre-visite médicale. |
Pour l’employeur | > Gestion directe du processus de remboursement des IJSS et simplification administrative. > Anticipation des coûts liés aux absences pour maladie. > Rétention des employés. Impact sur l’absentéisme. | > L’employeur doit avancer le salaire de l’employé pendant son absence et attendre le remboursement ultérieur de la Sécurité sociale. > Complexité en cas de litige (notamment sur la fin subrogation employeur ou de subrogation non respectée par l’employeur). |
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Quel est le montant de l’indemnité complémentaire de l’IJSS ?
Le taux, les délais et les modalités de calcul de l’indemnité complémentaire versée par l’employeur sont déterminés par voie réglementaire, ainsi que dans les dispositions spécifiques prévues par la convention collective, l’accord d’entreprise, ou le contrat de travail applicable.
- Code du travail : articles L1226-1 et L1226-1-1
- Code du travail : articles D1226-1 à D1226-8
Généralement l’employeur utilise l’un des modes de calcul des indemnités complémentaires suivants :
- Pourcentage du salaire bru
- Complément à la différence
- Plafond de maintien de salaire à un certain montant
- Prise en compte ou non des primes et avantages de rémunération
- Délai de carence ou non
- Dégressive dans le temps
Le minimum d’indemnités complémentaires et de la subrogation des IJSS sera :
- Pendant les 30 à 90 premiers jours d’arrêt : 90 % de la rémunération brute
- Pendant les 30 à 90 jours d’arrêt suivant : 66,66 % de la rémunération brute
Quelle est la durée de la subrogation de salaire ?
La durée de versement des indemnités versées par l’employeur et donc de la subrogation du salaire, varie généralement selon l’ancienneté dans l’entreprise.
- De 1 à 5 ans d’ancienneté : 60 jours maximum
- De 6 à 10 ans d’ancienneté : 80 jours maximum
- De 11 à 15 ans d’ancienneté : 100 jours maximum
- De 16 à 20 ans d’ancienneté : 120 jours maximum
- De 21 à 25 ans d’ancienneté : 140 jours maximum
- De 26 à 30 ans d’ancienneté : 160 jours maximum
- 31 ans et plus d’ancienneté : 180 jours maximum