Obligations comptables du CSE : guide (2024)

Les obligations comptables du CSE sont, en grande partie, héritées de celles qui gouvernaient le CE. Instauré en 1945, le comité d’entreprise (CE) occupait une place prépondérante au sein des entreprises. Depuis le 1er janvier 2020, il a laissé la place à une instance unique représentative du personnel, le CSE. Les obligations comptables du CSE, a repris une grande partie du fonctionnement du CE, dont le dispositif de contrôle avait été renforcé par la loi de janvier 2015.

Cette loi et une grande majorité des règles comptables qui pesaient sur le CE ont été reportées sur le fonctionnement du CSE. Il est soumis à des obligations comptables, car il doit être géré comme une entreprise avec des entrées et sorties d'argent.

Élus, vous devez connaitre l'ensemble des principes comptables du CSE afin de bien gérer ses missions et son périmètre, tout en respectant l'obligation de transparence vis-à-vis des salariés qui oblige à détailler les comptes annuels. Découvrez dans ce guide tout ce qu'il faut savoir sur la comptabilité du CSE.

Les principes de la comptabilité CSE

La loi du 5 mars 2014 sur la transparence des comptes, dont les règles ont été reprises par l'ordonnance instituant le CSE, prévoit de nombreuses obligations, notamment que tous les CSE doivent tenir une comptabilité plus ou moins importante selon la grandeur du CSE et respecter l'obligation de présenter chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport annuel de gestion.

Les obligations comptables CSE relevant du droit commun

Le 2 avril 2015, l’Autorité des Normes Comptables, à travers deux règlements (Règlement 2015-01 et Règlement 2015-02), a énoncé les éléments devant figurer dans les comptes des CE anciennement et désormais des CSE. Ces obligations comptables communes à tous les CSE, de façon concrète, sont énumérées aux articles L2325-45 et L123-12 du Code de commerce et comprennent :

• Un enregistrement comptable des mouvements qui affectent le patrimoine par ordre chronologique (les débits et crédits).
• Un inventaire à réaliser une fois par an afin de comptabiliser l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine.
• Un établissement des comptes annuels à la clôture de l'exercice au regard de l'enregistrement comptable et de l'inventaire en comprenant un compte de résultat, un bilan et une annexe,
• Une obligation de fournir des informations sur des transactions importantes (article L. 2315-66 du Code du travail).
• Une obligation d'établir un rapport en charge de présenter des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière afin de comprendre l'analyse des comptes (article L. 2315-69 du Code du travail).
• Une obligation d'établir un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l'un de ses membres (article L. 2315-70 du Code du travail).
• Une obligation de rendre compte au nouveau comité une fois l'instance renouvelée en remettant au nouveau membre l'ensemble des documents relatifs à la gestion comptable CSE. 

Les obligations comptables du comité social et économique (CSE) dépendent de la taille des CSE. Ainsi, trois seuils déterminent les obligations comptables en application des décrets D. 2325-9, D. 2325-16 et D. 2325-11 du Code du travail, et détaillées aux articles D. 823-7-1 du Code de commerce et D. 2315-33 du Code du travail.

Les obligations comptables CSE selon la taille

La comptabilité des petits CSE

Les petits CSE sont ceux dont les ressources (fonctionnement et œuvres sociales cumulées) sont inférieures ou égales à 153 000 €. Ils réalisent ce qu'on appelle une comptabilité ultra simplifiée, encadrée par les articles D. 2325-11 du Code du travail et D. 612-5 du Code de commerce). 

Les obligations comptables sont légères avec une comptabilité recettes-dépenses en ayant l'obligation de (article L. 2315-65 du Code du travail) :

• Tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'il réalise et des recettes qu'il perçoit ;
• Etablir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et à ses engagements en cours.

La comptabilité CSE de taille moyenne

Elle est qualifiée de comptabilité simplifiée. Dans cette catégorie, on retrouve les CSE dont les ressources allouées sont supérieures à 153 000 € et qui, à la clôture d'un exercice, ne dépassent pas plus de 2 des 3 seuils suivants (fixés par le décret D. 2315-33 du Code du travail) :

• 50 salariés qui travaillent de façon continue dans l’entreprise en équivalent temps plein.

• 1,55 M€ de total bilan.
• 3,1 M€ de ressources.

Ces CSE peuvent adopter "une présentation simplifiée de ses comptes, selon des modalités fixées par un règlement de l'Autorité des normes comptables, et n'enregistrer ses créances et ses dettes qu'à la clôture de l'exercice" (article D. 2315-64 du Code du travail).

Ils doivent également, contrairement aux petits CE / CSE de comptabilité ultra-simplifiée, présenter leurs comptes annuels à un expert-comptable, dont le coût est pris en charge par le CSE sur la subvention de fonctionnement.

La comptabilité CSE de grande taille

Les gros CSE sont ceux ayant dépassé au moins 2 des 3 seuils évoqués précédemment.

Ils doivent tenir une comptabilité complète, soit une comptabilité d'engagement dite "créances et dettes" sans simplification au regard de l'article L. 123-12 du Code de commerce et au respect des modalités définies par l'Autorité des Normes Comptables. 

Ils doivent produire des comptes CSE comptables complets comprenant un compte de résultat, un bilan et une annexe.

Ils doivent avoir recours à un expert-comptable pour présenter les comptes CSE annuels et nommer un commissaire aux comptes (CAC) et un suppléant, distincts de ceux de l'entreprise dont le rôle est de contrôler les comptes CSE et d'exercer un pouvoir d'alerte. Le coût de la certification par le CAC est pris en charge par le CE /CSE sur la subvention de fonctionnement. 

Ils doivent créer une commission des marchés. Celle-ci est composée de membres titulaires dont le rôle est de choisir les fournisseurs et prestataires du CE / CSE et de définir l'ensemble des modalités d'achat de fournitures, services et travaux d'un certain montant. Tous les ans, cette commission rend un rapport d'activité annexé au rapport de gestion du CE / CSE (article L. 2315-44-1 du Code du travail).

Évolution des règles de comptabilité CSE

Des changements ont été réalisés règles comptables depuis 2022. En effet, 3 règlements de l’Autorité des Normes Comptables (ANC) du 22 novembre 2021 propres aux CSE ont été publiés au JO le 4 décembre 2021. Ils impactent les règles comptables des CSE de chaque taille (petits, moyens et gros CSE dont les règles varient selon la taille).

• Le premier règlement n° 2021-05 du 3 septembre 2021 relatif aux comptes annuels des CSE propose un modèle de bilan et de compte de résultat annuels simplifiés avec annexe pour la comptabilité ultra-simplifiée des “petits CSE” dont les ressources restent inférieures à 153 000€.
• Le second règlement n° 2021-06 du 3 septembre 2021 relatif aux documents comptables des moyens CSE précise qu’ils doivent avoir recours à un expert-comptable pour présenter leurs comptes avec la possibilité d’opter pour une comptabilité simplifiée.
• Le dernier règlement n° 2021-07 du 3 septembre 2021 relatif aux comptes consolidés pour quelque 200 à 300 gros CSE qui doivent à ce titre faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes et mettre en place une commission des marchés.

En pratique, ces règlements viennent simplement acter concrètement les règles déjà en vigueur depuis le passage des CE au CSE et prendre en compte l’évolution de la réglementation propre également à la comptabilité des associations, qui présente des similitudes avec celle des CSE.

En résumé

• Les CSE qui ont des ressources inférieures à 153 000 € = comptabilité ultra-simplifiée, soit une tenue des comptes de trésorerie ;
• Les CSE qui ont des ressources supérieures à 153 000 € et qui ne remplissent pas au moins 2 critères suivants : 50 salariés à temps plein, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources = comptabilité de droit commun ou une comptabilité d’engagement avec expert-comptable obligatoire ;
• Les CSE qui ont des ressources supérieures à 153 000 € et remplissent au moins 1 des critères suivants : 50 salariés à temps plein, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources = comptabilité de droit commun avec nomination obligatoire d’un commissaire aux comptes.

Dévolution du CSE

Le comité social et économique (CSE) dispose d’un patrimoine et de biens, comme le CE avant lui. En cas de cessation de l'activité de l'entreprise, de disparition du CSE ou, avant lui, de disparition du CE (ce qui fut le cas au 31 décembre 2019 avec la mise en place du nouveau CSE) il doit y avoir une affectation des biens détenus. C'est ce qu'on appelle une dévolution du CSE.

La gestion comptable CSE : le budget du CSE

Le financement et le budget du CSE ont repris en grande partie les éléments déjà prévus pour les anciens comités d'entreprises. Vous trouverez un guide complet du financement et du budget du CSE sur notre site. Toutefois, nous vous détaillons ici quelques éléments importants à connaitre sur le budget du CSE affectant les obligations comptables.

Un budget CSE basé sur la masse salariale

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE dispose, comme le CE avant lui, de deux budgets :

• Un budget de fonctionnement du CSE, basé sur un % de la masse salariale de l'entreprise ;
• Un budget consacré aux activités sociales et culturelles, appelé aussi budget ASC du CSE.

Le compte 641 du plan comptable général servait de base pour calculer la masse salariale dans le calcul du budget des CE. Ce compte comprend toutes les rémunérations brutes du personnel, c'est-à-dire les salaires nets plus les charges salariales correspondantes. Sont également compris dans ce compte les rémunérations des gérants majoritaires SARL ou EURL et celles versées aux administrateurs de sociétés, tels les présidents de SAS, membres du directoire de SA. Il comprend enfin les congés payés, les primes et gratifications, ainsi que les indemnités et avantages divers.

La chambre sociale de la Cour de cassation abandonne le fondement comptable du compte 641 pour se référer à la notion de “gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale, en application de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale”.

Ce revirement fait ressortir deux choses :

1. La rémunération versée aux salariés mis à disposition - les travailleurs intérimaires et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure - par leur employeur n’est pas incluse dans la masse salariale brute de l’entreprise utilisatrice, servant de base au calcul de la subvention de fonctionnement et de la contribution aux activités sociales et culturelles.
2. Les sommes attribuées en application d’un accord d’intéressement n’ont pas le caractère de rémunération, au sens de l’article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale, ce qui signifie qu’elles ne sont pas intégrées dans la nouvelle définition de la masse salariale brute.

La rémunération du personnel du CSE

Il arrive que le CSE recrute des salariés pour l'aider dans sa gestion de son budget de fonctionnement ou de ses activités sociales et culturelles.

Dans cette situation, le CSE a un rôle d'employeur et est soumis à la législation du travail concernant le recrutement d'un collaborateur comme son licenciement ou sa démission.

Ainsi, le CDI ou le CDD doit être pour une mission et des attributions particulières en échange d'une rémunération. Le tout est déterminé par un contrat de travail.

L'ouverture d'un compte bancaire au nom du CSE

Le CSE est une personne morale distincte de l'entreprise. Il dispose de moyens et doit pouvoir avoir un compte bancaire au nom du CSE. Pour opérer l'ouverture d'un compte bancaire pour le compte du CSE, les élus doivent solliciter différents devis des banques. Le CSE est évidemment libre de choisir sa banque, qui peut être différente de celle de l'entreprise.

Généralement, les banques demandent, ou plutôt exigent, une délibération par laquelle le CSE a désigné la ou les personnes en charge de faire fonctionner le compte bancaire au nom du CSE, et surtout signer les chèques au nom du CSE. La pratique nomme couramment le trésorier ou le secrétaire, voire les adjoints. La carte bancaire est au nom de l'un deux.

Le transfert des budgets du CSE

C'est la grande nouveauté dans la gestion comptable du CSE, par rapport à celle qui gouvernait le CE. Le Code du travail autorise désormais le transfert d’une partie du budget de fonctionnement (AEP) vers le budget ASC. 

Celui-ci peut s'effectuer, dans la limite de 10% de l'excédent, par une délibération du CSE. Un transfert depuis le budget ASC vers le budget de fonctionnement est également possible. Pour tout comprendre sur les possibilités offertes par le transfert des budgets du CSE.

Approbation, contrôle et certification des comptes CSE

Selon les seuils définis précédemment, il y a une obligation d'approbation des comptes annuels du CSE. Ils doivent être présentés et approuvés. Selon la taille du CSE, ils devront également être certifiés.

L'approbation des comptes du CSE se réalise à travers la présentation des comptes annuels, selon le mode de comptabilité incombant à la taille du CSE en question. Cette présentation est réalisée au cours d'une réunion CSE qui n'a pour objet que l'approbation des comptes CSE.

• Dans le cas des moyens CSE, la présentation doit être faite par un expert-comptable pour l'approbation en réunion CSE. 
• Dans le cas de gros CSE la présentation, l'approbation et le contrôle sont suivis d'une certification des comptes, réalisée par un commissaire aux comptes. 

Le logiciel de comptabilité pour les CSE

Même si aucune loi n’oblige les CSE à avoir un logiciel de comptabilité, il est cependant très utile et peut se présenter sous différentes formes.

Les avantages d’un logiciel de comptabilité pour les CSE

En effet, le logiciel de comptabilité présente trois avantages majeurs pour l’élu ou le trésorier en charge des comptes du CSE :

• Un gain de temps important par la possibilité d’automatiser ou de quasi-automatiser des opérations à faible valeur ajoutée.
• Une plus grande facilité de gestion avec la visualisation de toutes les données nécessaires dans un unique endroit.
• Une comptabilité spécifique avec la distinction entre les deux budgets (fonctionnement et ASC).
• L’édition de rapports budgétaires clairs et aux normes comptables qui pourront ensuite être transmis à l’expert-comptable.

Les différents types de logiciels de comptabilité

On peut classer les logiciels de comptabilité en 2 grandes catégories :

• Une licence à acheter et à installer sur un ordinateur. Cette solution est relativement onéreuse et possède peu de flexibilité suivant les fournisseurs.
• Un logiciel en ligne accessible depuis plusieurs ordinateurs et n’importe quand à condition de posséder une connexion internet. En général, ils sont modulables avec des systèmes de fonctionnalités en option.

Conservation des archives comptables du CSE

En aucun cas, le trésorier ne peut jeter les documents comptables du CSE. C'est pourquoi, il doit connaître les documents comptables à conserver et pourquoi les garder. Tous les documents doivent être conservés pendant le délai légal. À défaut, le CSE encourt des risques, notamment celui du rejet de sa comptabilité, d'une sanction fiscale, qui peut engager la responsabilité de son trésorier. Les délais de conservation dépendent du type de documents dont il s'agit.

Documents commerciaux

• Les contrats entre commerçants et entre un commerçant et un non commerçant = au moins 5 ans (article L. 110-4 du Code de Commerce).
• Les contrats concernant des biens immobiliers = 30 ans (article 2272 du Code civil).
• Les bons de commandes, bons de livraison, factures clients et fournisseurs et les documents bancaires = 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (article L. 123-22 du Code de Commerce).

Documents juridiques et comptables

• Les livres comptables obligatoires (journal, grand livre, inventaire) = 10 ans à compter de la clôture du livre (article L. 123-22 du Code de Commerce).
• Les comptes annuels, soient le bilan, le compte de résultat et l'annexe = 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. 
• Les registres juridiques obligatoires (registre des PV) = au moins pendant 6 ans.
• Les statuts = au moins 5 ans après la radiation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés (article L. 2224 du Code Civil), mais il est recommandé de les archiver et de les conserver à vie.

Les sources de financement du CSE

Autofinancement, endettement et augmentation du capital

Il est essentiel de savoir ce que sont la capacité d'autofinancement, d'endettement et d'augmentation du capital. Ces 3 éléments constituent différentes sources de financement pour un CSE.

Il n'existe pas de définition juridique ou comptable de l'autofinancement. On peut toutefois le définir d'un point de vue comptable par"la part non distribuée et épargnée des profits d'une entreprise au cours d'une période" qui "correspond à un accroissement des actifs nets réels de l'entreprise au cours de la période considérée, puisque la mise en réserve d'une partie du bénéfice limite la sortie de trésorerie au montant des dividendes versés aux actionnaires".

L'autofinancement, c'est la capacité du CSE à financer ses activités et ses investissements par ses propres capitaux.

Il existe plusieurs sources de financement, comme l'endettement ou l'augmentation de capital permettant d'augmenter les capitaux propres et les capitaux permanents. 

• L'endettement, c'est la capacité pour un CSE d'emprunter auprès d'une banque pour augmenter ses ressources.
• A contrario, l'augmentation de capital correspond à l'augmentation des fonds propres du CSE sans assurer d'emprunt.

Si l'élu veut faire un autofinancement ou une augmentation de capital ou un endettement, il doit en parler avec le trésorier qui est le responsable des comptes CSE.

Il convient aussi de se référer à un expert-comptable afin d'avoir un conseil avisé sur la situation des comptes CSE et auprès de plusieurs banques pour contracter un emprunt. 

En résumé 

Qu'est-ce que la capacité d'autofinancement ?

Il s'agit de l'ensemble des ressources internes d'une entreprise dans le cadre de son activité lui permettant d'assurer son financement. Ainsi pour un CSE, ce sont toutes les ressources internes qui lui permettent d'assurer son financement. Elle se calcule selon plusieurs manières : 

Capacité d’autofinancement (CAF) = produits encaissables – charges décaissables

Le tableau de financement

Le tableau de financement est un état du patrimoine de l'entreprise et permet d'expliquer et de comparer la variation de patrimoine entre deux exercices comptables.

Un tableau de financement se présente comme ci-après :

à noter que pour chaque ligne, un montant en euro est indiqué

Contribution patronale, qu'est-ce que c'est ?

La contribution patronale représente l'ensemble des charges sociales à la charge du chef d'entreprise. Dès qu'un nouveau salarié est recruté, le chef d'entreprise paye des charges patronales. Il s'agit de cotisations sociales calculées mensuellement ou annuellement assises sur l'ensemble des salaires versés.

Elles couvrent quatre prestations sociales :

Quelles sont les principales cotisations sociales patronales ?

Comment réaliser un prêt au CSE ?

Qui est responsable du prêt au sein du CSE ?

Le trésorier du CSE est responsable du prêt que l'instance va effectuer. Il est en effet en charge de la tenue des budgets - fonctionnement et œuvres sociales - permettant de déterminer si la subvention versée par l'employeur pour chacun d'eux est suffisante ou insuffisante pour le financement d'un projet. Son rôle est très important.

Le secrétaire du CSE est aussi responsable, car c'est lui qui gère l’organisation du CSE et décide de la décision de proposer une délibération de l'ensemble des membres sur une demande de prêt auprès d'un organisme financier.

La décision devra être approuvée par la majorité des membres.

Qui surveille et contrôle ?

Le trésorier et le secrétaire sont chargés de surveiller et contrôler le bon déroulement du prêt. En effet, comme expliqué ci-dessus, ils sont responsables du budget du CSE et des décisions prises. 

L'Urssaf va, quant à lui, contrôler la régularité du prêt, notamment qu'il n'est pas demandé pour financer des activités autres que celles du budget de fonctionnement et du budget des activités sociales et culturelles.

La procédure de prêt avec un organisme financier, comme une banque, avec le CSE se déroule comme pour le prêt du CSE à un salarié. 

De ce fait, il y a un contrat de prêt, c'est-à-dire une convention par laquelle le prêt d'une somme va être formalisé avec une contrepartie, le remboursement des intérêts, au terme d'une période donnée.

Les étapes pour réaliser un prêt CSE

• Le trésorier et le secrétaire, voire les adjoints, doivent déterminer le budget qui a besoin d'un financement supplémentaire et la raison du besoin : y-a-t-il un projet qui fait naître ce besoin ? 
• Le secrétaire et l'employeur doivent mettre le besoin de financement à l'ordre du jour d'une réunion du CSE : quelle est la fourchette de prêt dont le CSE a besoin et pour quel projet ?
  
• La majorité des membres du CSE doit répondre favorablement à la demande de prêt : les membres du CSE sont-ils d'accord ? 
• Le secrétaire et le trésorier, en coordination avec l'employeur et les membres du CSE, se chargent de trouver un organisme financier, une banque : quelle banque va accepter de prêter une certaine somme au CSE en contrepartie de remboursement d’intérêts sur une période donnée ?

Quel recours en cas d’impossibilité de recouvrement ?

En cas de non-recouvrement, le prêteur qui a prêté une certaine somme à un CSE pourra adresser un recours au tribunal judiciaire, qui sera le tribunal de grande instance au regard de la fusion des deux tribunaux.

Comment bien surveiller la trésorerie ?

La gestion de la trésorerie est un travail minutieux, qui demande de l'agilité mentale avec surtout le respect de la séparation des budgets (fonctionnement et activités sociales et culturelles).

Vocabulaire comptable et financier : éléments indispensables

Le vocabulaire financier est parfois complexe et difficile à comprendre. Élus, vous devez connaitre les éléments indispensables.

Nous avons ici détaillé les termes à connaitre et leurs définitions.

Bilan : document qui synthétise les éléments actifs (terrains, immeubles...) et passifs (capital, réserves, crédits...) d'un CSE et permet de connaître le patrimoine du CSE, ainsi que sa situation économique et financière.

Bénéfice ou profit : indicateur positif pour un CSE.

Perte : indicateur négatif pour un CSE.

Compte de résultat : document permettant de voir si un CSE a enregistré un bénéfice ou une perte.

Chiffre d'affaires : somme des ventes de biens ou de services d'un CSE sur un exercice comptable. Il se trouve dans le compte de résultat. 

Marge brute : indicateur clé du compte de résultat, elle renseigne sur les gains réalisés par un CSE / CE sur une période donnée. Elle se calcule par la différence hors taxes entre le prix de vente et le coût de revient de biens ou de services. 

Valeur ajoutée : indicateur économique de la création de richesse d'un CSE, elle est égale à la valeur de la production diminuée de la consommation intermédiaire.

Résultat d'exploitation : indicateur permettant de mesurer la performance de l'activité d'un CSE, c'est-à-dire sa rentabilité.

Résultat courant (après impôt sur les bénéfices) : il est différent du résultat courant avant impôt. C'est un indicateur permettant de mesurer la rentabilité de l'exploitation au regard des choix pris en matière de financement. 

Résultat exceptionnel : indicateur qui donne des informations sur le résultat dont la réalisation n'est pas liée à l'exploitation normale et courante d'un CSE en le différenciant du résultat d'exploitation.

Résultat net : indicateur permettant de définir la somme d'argent qu'un CSE a réellement gagné. Il se compose des résultats d'exploitation, financier et exceptionnel, desquels on retire les impôts. S'il est positif, il s'agit d'un bénéfice qu'un CSE peut mettre en réserve. A contrario, s'il est négatif, il s'agit d'un déficit impactant la réserve et la valeur d'un CSE / CE. 

Fonds de roulement : indicateur permettant d'analyser la politique de financement d'un CSE. Il permet de vérifier que sa structure financière est équilibrée. Il s'agit de l'ensemble des ressources mises à la disposition d'un CSE pendant une longue durée.

Besoin en fonds de roulement : indicateur représentant le montant qu'un CSE doit financer pour couvrir le besoin qui résulte des décalages des flux de trésorerie correspondants aux dépenses et aux recettes. 

Capitaux propres et capitaux permanents : les capitaux propres sont les ressources financières que possède un CSE / CE (hors dette) alors que les capitaux permanents sont la somme des capitaux propres et des emprunts obligataires (dettes financières). 

Ces éléments se trouvent dans le compte de résultat et le bilan. Ils permettent d'analyser le positionnement d'un CSE sur le marché, de trouver une stratégie financière afin que ses projets soient réalisables et le CSE viable et d'analyser les flux d'investissements.

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