Qu’on l’appelle bulletin de paie, bulletin de salaire ou fiche de paie, le document est le même : il s’agit d’un document comptable établi mensuellement (ou de manière hebdomadaire selon la périodicité de la paie) par l’employeur et remis au salarié.
Depuis 2018, une succession de simplifications de présentation et d’uniformisation ont été mises en place par les employeurs : c’est le bulletin de paie simplifié. La loi en fixe strictement le contenu et le cadre.
Quelles sont les mentions obligatoires du bulletin de salaire ?
Quelles sont les nouveautés du bulletin de paie en 2023 ?
Vous trouverez les réponses à vos questions dans cet article.
L’obligation de fournir une fiche de paie
Le bulletin de paie est un document obligatoire. Tous les travailleurs ont donc droit à une fiche de paie, y compris les intérimaires, employés à temps partiels, employés saisonniers…
Selon l’article L3243-2 du Code du travail, un employeur a l’obligation de remettre la fiche de paie au salarié par tous les moyens : voie postale, électronique ou en mains propres.La non-remise de bulletin de paie permet au salarié de saisir le conseil de Prud’hommes (CPH).
L’employeur peut alors être condamné à une amende d’un montant pouvant atteindre jusqu’à 450 € par bulletin de salaire non remis et au versement de dommages-intérêts au salarié.
Le support de la fiche de paie
Depuis 2017, le bulletin de paie fait partie des documents qu’il est possible de dématérialiser. Cela signifie que l’employeur n’a plus l’obligation de remettre la fiche de paie sur support papier, mais peut la transmettre par voie électronique (en PDF par exemple).
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À noter
- L’employeur doit conserver un double de la fiche de paie pendant une durée de 5 ans. Il doit pouvoir le présenter pour l’ensemble de ses salariés en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’inspection du travail.
- Le salarié doit garder tous ses bulletins de paie, pour toute sa carrière, jusqu’à la liquidation de sa retraite, donc à vie. Ces bulletins lui seront indispensables pour diverses démarches administratives.
Le bulletin de paie dématérialisé
La mise en place du bulletin de salaire dématérialisé entraîne diverses obligations et règles à respecter.
Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire en 2023 ?
La mise en place d’un bulletin de salaire dématérialisé n’est pas obligatoire en 2023. Le choix de ce format est optionnel.
Cependant, si l’employeur fait ce choix, il doit en informer ses salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique.
Dès lors, le salarié peut s’opposer à la transmission de la fiche de paie par voie électronique à condition d’en informer son employeur par écrit.
À noter
Une fois la dématérialisation mise en place dans l’entreprise, le salarié peut toujours la refuser à tout moment. Suite à son opposition, l’employeur dispose alors d’un délai de trois mois pour lui fournir de nouveau des bulletins de paie papier.
Les règles à respecter
Les bulletins de paie dématérialisés ayant la même valeur juridique que la version papier, les mentions obligatoires devant y figurer sont identiques.
Ils doivent être hébergés dans un espace numérique sécurisé qui est accessible uniquement par le salarié. Cet espace peut être associé au Compte Personnel d’Activité (CPA). L’employeur doit donc communiquer au salarié les conditions d’accès à cet espace (login et mot de passe, code confidentiel, adresse URL…).
Les bulletins de salaire doivent y rester accessibles, soit :
durant 50 ans,
jusqu’aux 75 ans du salarié.
À noter :
Si le prestataire hébergeant les bulletins de paie ou l’entreprise cessent leur activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ce délai leur permettant de télécharger leurs documents. (Décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018)
Les mentions obligatoires sur la fiche de paie
Depuis 2022, le bulletin de paie doit être divisé en plusieurs zones et contenir des mentions obligatoires. (Article R3243-1 du Code du travail)
Zone 1 : identification de l’employeur et du salarié
Nom et adresse de l’employeur et désignation de l’établissement.
Code APE ou NAF et numéro Siret.
Convention collective de branche applicable.
Nom et emploi du salarié, classification conventionnelle.
Période et nombre d’heures de travail au taux normal et heures supplémentaires avec les taux appliqués.
Nature et volume du forfait.
Nature de la base de calcul du salaire lorsque ce n’est pas la durée du travail.
Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.
Zone 2 : salaire
Rémunération brute du salarié.
Base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales.
Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié.
Nature et montant des autres versements et retenues.
Montant effectivement reçu par le salarié.
Date de paiement.
Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés.
Zone 3 : cotisations et contributions sociales
Montant des cotisations de protection sociale classées en rubrique santé, rubrique accidents du travail et maladies professionnelles, rubrique retraite, rubrique famille et rubrique chômage.
Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales.
Montant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allègements de charges sociales).
Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie.
Zone 4 : Net imposable
Montant net à payer avant impôt sur le revenu.
Zone 5 : impôt sur le revenu
Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source.
Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul.
Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.
Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.
Montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.
Cumul annuel des montants d’heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.
Zone 6 : mentions finales
Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales.
Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.
En cas d’activité partielle, le nombre d’heures indemnisé.
À noter :
Pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle, seules les valeurs du taux salarial et de la part salariée doivent figurer sur le bulletin de salaire.
Les nouveautés du bulletin de paie en 2023
À partir du 1er juillet 2023, la présentation du bulletin de paie évoluera selon l’arrêté du 31 janvier 2023 paru au Journal officiel du 7 février 2023.
Ainsi, une nouvelle rubrique obligatoire va apparaître dont le libellé est « montant net social ».
Le montant net social correspond aux revenus que les bénéficiaires du RSA ou de la prime d’activité doivent déclarer pour faire valoir leur droit à prestation. Cette information sera également transmise par l’employeur aux organismes via la déclaration sociale nominative (DSN).
De plus, d’autres changements seront amenés par l’arrêté du 31 janvier 2023 :
Les libellés seront plus lisibles et hiérarchisés.
Les cotisations et contributions sociales obligatoires déduites de la rémunération brute pour calculer le revenu net social seront isolées des cotisations à des régimes facultatifs et des autres retenues ou versements.
Les affichages de certains avantages, remboursements ou déductions seront harmonisés.
Les mentions interdites sur le bulletin de paie
Sont interdites de figurer sur le bulletin de paie selon l’Article R3243-4 du Code du travail:
- L’exercice du droit de grève par le salarié au cours de la période.
- Les fonctions de représentant du personnel.
- La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel (celles-ci figurent sur une annexe).
Dernier bulletin de paie et solde de tout compte
À la fin du contrat de travail, qu’il s’agisse de la fin d’un CDD, d’une rupture conventionnelle, d’un licenciement ou d’une démission, l’employeur doit payer au salarié son solde de tout compte et lui remettre une série de documents de fin de contrat.
Le dernier bulletin de salaire doit faire figurer les derniers éléments de rémunération (selon le cas) :
- salaire,
- indemnités compensatrices de congés payés,
- indemnités de préavis,
- montant de la régularisation du salaire mensualisé,
- montant des indemnités de rupture.
Accompagnent le dernier bulletin de paie :
- un reçu pour solde de tout compte,
- un certificat de travail.
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La vérification du bulletin de paie
Les erreurs sur le bulletin de paie peuvent être de différents types et plus ou moins difficiles à constater. De ce fait, il est recommandé de demander conseil.
Les options possibles
Dans le cas où un salarié reçoit un bulletin de paie pour lequel il a des doutes quant aux prélèvements effectués, ou aux totaux (congés, RTT, etc.,), il convient d’effectuer une vérification.
Pour vérifier l’exactitude d’un bulletin de salaire, plusieurs options existent :
- Demander des explications et informations auprès du service de la paie ou de l’employeur.
- Demander des explications ou informations au CSE ou représentants du personnel. Attention toutefois, selon l’entreprise, les représentants ne sont pas toujours formés sur la paie et ses subtilités.
- Demander des explications et informations à l’Inspection du travail.
- Consulter des permanences juridiques ou syndicales gratuites.
- Faire appel aux services d’un avocat spécialisé en droit du travail ou d’un cabinet d’expertise comptable. Dans ce cas, le service est payant et peut rapidement devenir exorbitant. À réserver aux contentieux avérés et si les sommes en jeu sont importantes.
Les erreurs sur la fiche de paie
Les erreurs sur les bulletins de paie sont courantes.
Elles peuvent être de bonne foi (les logiciels et les responsables de la saisie de la paie ne sont pas infaillibles), comme elle peut être le résultat d’un désaccord entre les deux parties.
Il y a deux cas de figure en la matière :
une erreur de paie favorable au salarié (trop-perçu),
une erreur de paie favorable à l’employeur (moins-perçu).
Lorsque le salarié remarque une erreur sur son bulletin de salaire, il est dans tous les cas important de la signaler, pour qu’elle soit régularisée sur le prochain bulletin.
Être transparent sur l’erreur sera un gage de confiance et de sérieux d’une part, et évitera toute complication future d’autre part.
Par ailleurs, les erreurs sur le bulletin de paie peuvent avoir des répercussions auprès des impôts ou de l’URSSAF. Il est donc important de les signaler.
Dans le cas d’un trop perçu, l’employeur a 3 ans, à partir de la date du bulletin de paie erroné, pour demander le remboursement, y compris si l’employé n’est plus dans l’entreprise.
Dans le cas d’un moins-perçu, le salarié devra le signaler le plus rapidement possible à l’employeur, qui régularisera soit lors de la prochaine paie, soit dans les plus brefs délais avec un versement.
Le salarié a également 3 ans pour réclamer la réparation d’un manque à gagner dû à une erreur de paie.
Si l’erreur de fiche de paie en faveur du salarié est due à une erreur de convention collective ou d’interprétation de celle-ci, l’employeur ne peut pas demander de remboursement et l’erreur sera à la charge de l’entreprise.
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Contestation du bulletin de paie
La non-contestation du bulletin de paie ne signifie pas que l’employé renonce au paiement des sommes dues et erronées.
Pendant 3 ans, il est possible de contester une fiche de paie auprès de l’employeur, et si ce dernier ne réagit pas, d’entamer une démarche auprès du Conseil de Prud’hommes.L’employeur ne peut pas demander au salarié un émargement sur son bulletin de paie, cela ne vaudra jamais acceptation sans réserve du montant et des informations sur le bulletin de paie par le salarié.
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En conclusion, le bulletin de paie peut être source de nombreuses questions de la part du salarié mais également source de désaccord avec l'employeur. C'est pourquoi, Élus CSE, il est important pour vous de bien comprendre ce document comptable obligatoire.