Les déclarations sociales doivent être accomplies dans toutes les entreprises, quelles que soient sa taille et son importance.
On peut les classer en 2 catégories :
- Les déclarations périodiques qui s’effectuent chaque mois, trimestre ou année.
- Les déclarations ponctuelles lors d’un accident de travail, du recrutement d’un salarié, pour les entreprises liées au bâtiment et travaux publics.
Élus, connaissez-vous la liste des déclarations existantes ?
Les déclarations sociales ponctuelles
Il existe plusieurs déclarations sociales à effectuer de manière ponctuelle au regard de situations particulières.
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
Dans le cadre d’un recrutement d’un salarié, il convient de réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) au plus tôt 8 jours avant l’embauche. Celle-ci permet de déclarer le recrutement à l’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) ou à la Mutualité Sociale Agricole (MSA).
En fonction de la nature du recrutement, d’autres déclarations peuvent être obligatoires :
- le Titre emploi-service entreprise (TESE),
- le Titre emploi simplifié agricole (TESA),
- le Titre emploi forains (TEF),
- le Chèque emploi-associatif (CEA),
- le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel (GUSO).
La déclaration d’accident du travail (DAT)
Lors d’un accident du travail, la déclaration de l’employeur se fera auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) dont dépend le salarié.
Pour cette déclaration, 2 voies sont possibles :
- Un formulaire papier est à remplir et une feuille d’accident du travail doit être fournie à l’employé.
- Une déclaration en ligne est à effectuer auprès du service DAT de net-entreprise.fr (après inscription à ce service).
À noter
Si l’accident ne nécessite pas d’arrêt de travail ni de soins médicaux, alors une inscription sur le registre des accidents du travail est suffisante.
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Particularité pour les entreprises du BTP
Ainsi, en cas d’intempéries, vous devez réaliser la déclaration d’arrêt de travail et demande de remboursement intempéries.
Cette déclaration concerne les employeurs du secteur du BTP dès lors qu’il y a un arrêt de travail ou de chômage partiel en raison d’intempéries.
Elle permet alors le remboursement partiel des indemnisations versées aux salariés et la prise en charge de certaines cotisations.
Les déclarations sociales obligatoires périodiques
Il existe plusieurs déclarations sociales à effectuer selon différentes périodes, à savoir annuellement, trimestriellement et mensuellement.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN)
La Déclaration Sociale Nominative est une déclaration mensuelle qui regroupe la majorité des déclarations sociales ou attestations remplies par les employeurs, produite à partir de la fiche de paie.
Sa date de transmission dépend de l’effectif de l’entreprise :
- Si l'entreprise emploie moins de 15 salariés alors la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois suivant.
- Si l’entreprise emploie 50 salariés et plus alors la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois suivant.
Elle est effectuée en ligne sur net-entreprises.fr ou via une interface de programmation d’application.
Elle recueille 2 types d’informations :
- Les données concernant la paie du salarié.
- Les évènements concernant les périodes d’activités du salarié (arrêt maladie, maternité, paternité, fin de contrat…).
À noter
Pour les évènements à déclarer, une DSN « signalement d’évènement » doit être envoyée dans les 5 jours.
Les éléments déclarés dans la DSN peuvent également être utilisés afin de calculer des budgets par exemple. Ainsi, le financement du CSE se base sur la masse salariale issue de la déclaration sociale nominative.
Les déclarations sociales à effectuer annuellement
Il existe plusieurs déclarations sociales selon l’effectif de l’entreprise où la déclaration est à effectuer annuellement :
La déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés pour toute entreprise, à partir de 20 salariés, soumise à l'obligation d'emploi de personnes handicapées à hauteur de 6 % de son effectif par une déclaration et paiement sur la DSN d’avril.
La taxe d’apprentissage pour tout employeur par une déclaration lors de la DSN (avec paiement avant le 1er mars de chaque année).
La contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S) pour toute entreprise réalisant un chiffre d'affaires d'au moins 19 millions d’euros au plus tard le 15 mai de chaque année.
La participation des employeurs à l’effort de construction (PEEC) à intégrer dans la DSN de février de l’année N+1.
La taxe sur les salaires pour tout employeur non soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur l’ensemble du chiffre d’affaires avec une périodicité annuelle, trimestrielle ou mensuelle en fonction du montant payé l’année précédente.
Les déclarations sociales à effectuer trimestriellement
Plusieurs déclarations sociales selon la nature de votre activité sont à effectuer trimestriellement :
La déclaration des rémunérations des VRP multicartes chaque trimestre pour les employeurs affiliés à la CCVRP.
La déclaration des congés spectacles (DCS) pour les entrepreneurs du spectacle, société de production, cinématographique ou audiovisuelle, de communication avec une périodicité mensuelle ou trimestrielle dépendant des cotisations versées pour l’exercice précédent.
La taxe sur les salaires pour tout employeur non soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur l’ensemble du chiffre d’affaires avec une périodicité annuelle, trimestrielle ou mensuelle en fonction du montant payé l’année précédente.
Les déclarations sociales à effectuer mensuellement
Plusieurs déclarations sociales selon la nature de votre activité sont à effectuer mensuellement :
La Déclaration Sociale Nominative
La taxe sur les salaires pour tout employeur non soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur l’ensemble du chiffre d’affaires avec une périodicité annuelle, trimestrielle ou mensuelle en fonction du montant payé l’année précédente.
La contribution à la formation professionnelle continue pour tout employeur via la DSN
En conclusion, pour effectuer correctement toutes les déclarations sociales, nous vous recommandons de revoir avec l'employeur les déclarations utiles à l'entreprise, puis de les noter et d'établir un tableau / calendrier relatant les échéances des différentes déclarations à ne pas rater.