La digitalisation du CSE apporte de nombreux avantages aux élus. En effet, cette transformation des outils va permettre d’améliorer le fonctionnement du CSE, mais également de renforcer sa transparence, voire de mieux répondre aux attentes des salariés.
- Qu’est-ce que la digitalisation pour le CSE ?
- Quels outils les élus peuvent-ils utiliser ?
- Quels avantages apporte la digitalisation du CSE au quotidien ?
Le point sur les évolutions en lien avec la digitalisation et les avantages qu’elle procure dans ce guide.
Qu’est-ce que la digitalisation du CSE ?
La digitalisation du CSE est le fait que les élus utilisent différents outils numériques pour la gestion, la communication et les activités sociales culturelles (ASC) du Comité Social et Économique.
On peut citer, par exemple, la mise en place de billetterie en ligne, d’applications mobiles ou encore de logiciels de gestion CSE ou ERP CSE.
Quels sont les principaux domaines concernés par la digitalisation ?
De plus en plus présente au sein des CSE, la digitalisation va surtout concerner :
- La gestion administrative : logiciel de comptabilité, de gestion, suivi des ASC, gestion des subventions…
- La gestion des avantages salariés : billetterie en ligne, inscription aux évènements, consultation des droits et des avantages.
- La communication des élus : diffusion d’informations, mise en place d’espaces de travail collaboratifs, messagerie instantanée…
Quels outils utiliser pour digitaliser son CSE ?
Comme vu précédemment, pour digitaliser leur CSE, les élus peuvent utiliser plusieurs types de supports.
La digitalisation de la communication du CSE
Pour digitaliser sa communication, le CSE va pouvoir utiliser différents outils. En effet, il est primordial pour les élus que les salariés puissent connaître les actions du CSE pour améliorer les conditions de travail, défendre leurs intérêts ou encore augmenter leur pouvoir d’achat.
Une communication efficace et facile à réaliser est donc un vrai plus pour les élus.
La newsletter
Pour cela, le mail ou newsletter est un élément central. En effet :
- Tous les salariés ont une boîte mail.
- On peut y joindre des photos, images ou vidéos pour une communication percutante.
- Les salariés qui disposent de peu de temps au travail peuvent transférer la newsletter sur leur boîte personnelle.
Le site internet et/ou l’application mobile
En complément de la newsletter, le site internet CSE est un excellent moyen de communication. Il permet aux élus de rédiger les informations qu’il souhaite transmettre sous forme d’articles, de créer des sondages en ligne, ou encore d’organiser des jeux-concours. Il est également possible de mettre en avant un trombinoscope avec les coordonnées des élus pour aider les salariés à mieux reconnaître leurs représentants. Certaines plateformes permettent également de stocker les PV de réunions pour un meilleur partage des informations.
Les plateformes de discussion
Enfin, pour fluidifier les moments d’échanges entre élus, même lorsque ceci se trouve sur des sites différents. Il est intéressant d’utiliser les plateformes de communication afin de créer des salons de discussions, voire de tenir des visio-conférences.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à consulter notre article « Communication du CSE | Astuces, règles et droits (Guide) ».
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La digitalisation de la gestion administrative du CSE
La digitalisation de la gestion administrative du CSE est possible grâce aux logiciels de gestion CSE.
Les logiciels CSE ou ERP CSE (Entreprise Ressource Planning) utilisent une plateforme unique pour regrouper différentes fonctions.
Ces différentes rubriques sont, en général :
- La comptabilité et la gestion budgétaire avec la possibilité de générer des rapports financiers ou encore de gérer les ASC et les AEP automatiquement.
- La gestion des activités sociales et culturelles avec une fonction dédiée à la billetterie CSE (e-chèques cadeaux, e-carte cadeaux, e-tickets cinéma, voyage…).
- Le suivi des consultations et réunions (planification, suivi des votes…).
- La gestion documentaire et juridique (système de recherche, espace de stockage sécurisé).
- La communication avec les salariés pour les logiciels les plus complets.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article « Logiciel CSE | Gestion, Comparatifs Prix & Marques ».
La digitalisation de la gestion des avantages salariés
La solution complète qu’offre le logiciel de gestion ERP peut ne pas correspondre aux souhaits ou aux budgets du CSE, dans ce cas, il est possible de digitaliser uniquement sa gestion des ASC grâce notamment aux CSE externalisés.
Pour cela, différentes solutions existent, telles que des sites internet, ou encore des applications mobiles qui permettent aux salariés de se connecter de quasiment n’importe où.
Ils offrent plusieurs possibilités en fonction des plateformes choisies, on note la possibilité de :
- Paramétrer les subventions CSE.
- Gérer des partenariats.
- Gérer les remboursements sur facture.
- Obtenir des statistiques d’utilisation.
- Avoir une assistance administrative et juridique.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à consulter notre article « CSE externalisé | Comparatif Prix et Offres ».
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Quels avantages de la digitalisation du CSE ?
Les avantages de la digitalisation pour les CSE sont nombreux. En voici quelques-uns.
Une gestion plus efficace.
En effet, les outils numériques permettent en général de simplifier les processus administratifs. Par exemple, les logiciels de gestion budgétaires vont pouvoir automatiser le suivi des dépenses tout en générant des rapports financiers en temps réel.
Cela va permettre au trésorier de constater un dépassement de budget, par exemple, et bien sûr de réduire fortement le risque d’erreurs.
Une simplicité de gestion des ASC que ce soit pour les salariés ou les élus.
De fait, les salariés peuvent réserver directement leurs e-billet pour leurs activités ou encore pour leurs évènements. Ce service est de plus disponible 24/24h et 7/7j.
Pour les élus, les billetteries en ligne leur évitent de devoir gérer les avantages physiques qui prennent d’une part beaucoup de place et d'autre part qui nécessitent de passer des commandes au plus juste.
Ce qui peut être source d’erreur et rapidement chronophage si l’on compte en plus la distribution.
Un gain de temps considérable.
Comme vu précédemment, la digitalisation de certaines activités du CSE va permettre de libérer du temps aux élus qui pourront, ainsi, consacrer plus de temps à leurs prérogatives avec une forte valeur ajoutée et moins aux tâches « administratives » qui sont en règle générale répétitives et qui prennent beaucoup de temps.
Une meilleure communication.
Sans digitalisation de leurs moyens de communication, les élus possèdent peu de possibilités pour communiquer. Les plateformes mobiles, PC ou encore l’envoi de newsletters permettent aux salariés qui le souhaitent de consulter les infos transmises par les élus au moment qui leur convient le mieux.
Ainsi, les informations circulent mieux, ce qui augmente la satisfaction des salariés et leur adhésion aux projets des élus.
Une plus grande sécurité des données.
La digitalisation offre des solutions efficaces en matière de gestion des données grâce notamment aux systèmes de coffres-forts numériques (ou équivalents) qui vont assurer la protection des données sensibles des CSE.
La digitalisation du CSE est donc une évolution positive afin de répondre aux attentes des salariés, mais aussi à celle des élus. Cependant, devant la multiplication du nombre d’outils numériques, il est important pour les membres du CSE de bien réfléchir à leurs besoins avant de faire leurs choix.