L’enregistrement des réunions du CSE permet aux élus de faciliter l’écriture du procès-verbal. Cependant, de nombreuses questions peuvent se poser sur sa légalité et sa mise en place.
- Est-il légal d’enregistrer les réunions du CSE ?
- Comment faire ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients ?
Dans cet article, nous ferons le point sur toutes les informations utiles à connaître pour pouvoir mettre en place l'enregistrement des réunions CSE.
A-t-on le droit d’enregistrer les réunions du CSE ?
Oui, l’article D.2315-27 du Code du travail dispose que « L'employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique ».
Comment mettre en place l’enregistrement des réunions du CSE ?
Il n’existe pas de réel formalisme pour mettre en place l’enregistrement des réunions du CSE. Cependant, certaines démarches en amont sont nécessaires.
L’autorisation d’enregistrer les réunions CSE
Afin de pouvoir enregistrer les réunions du CSE, il faut obtenir l’accord de la majorité des membres présents. Lors de ce vote, le Président du CSE peut également voter. En revanche, il ne dispose pas de droit de VETO.
Pour cela, ce point doit être inscrit à l’ordre du jour de la réunion et voté après discussion si besoin.
Lors du débat précédant le vote, les élus pourront exposer les raisons qui les motivent à enregistrer les réunions du CSE. Cela sera également le moment pour certains d’exprimer leurs inquiétudes et pour d’autres d’y répondre.
À cette occasion, les discussions pourront également porter sur :
- Le matériel retenu.
- Le délai de conservation des enregistrements.
- Leur destruction…
À noter : Même s’il est possible de préciser lors de la délibération qu’il s’agit d’une décision définitive, il est tout de fois opportun d’ajouter ce point dans le règlement intérieur du CSE. Cela peut permettre d’éviter de futures contestations, mais également de préciser certains points comme la durée de conservation des enregistrements.
Que faire si l’employeur refuse l’inscription de la délibération sur l’enregistrement des réunions à l’ordre du jour de la réunion plénière ?
L’ordre du jour des réunions plénières étant obligatoirement corédigé par le Président du CSE et le secrétaire, il est possible pour le Président de refuser l’inscription à l’ordre du jour de la délibération sur l’enregistrement des réunions.
Face à cette situation, le CSE peut solliciter une réunion extraordinaire en imposant ce point. En effet, lors d’une réunion extraordinaire sollicitée par la majorité des élus titulaires, l’ordre du jour peut être imposé à l’employeur.
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La durée de conservation et la destruction des enregistrements
Bien que l’enregistrement des réunions CSE soit autorisé par la loi, leur conservation est en revanche non recommandée par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) qui indique que l’enregistrement doit être détruit dès la validation du PV.
En effet, la CNIL considère que « si l’enregistrement vise uniquement à permettre une retranscription fidèle des échanges en vue d’établir le procès-verbal (qui est obligatoire) alors on peut considérer que l’enregistrement doit être détruit une fois le procès-verbal validé par les membres du CE et l’employeur » (recommandation étendue aux CSE).
Ainsi, il est important d’anticiper, notamment dans le règlement intérieur du CSE, la destruction de l’enregistrement avec en autres les délais, les personnes concernées et les moyens. Pour cela, il est préférable de prendre en compte les recommandations de la CNIL afin d’éviter tous litiges ultérieurs.
L’employeur peut-il refuser la mise en place de l’enregistrement ?
Non, selon l’article D.2315-27 du Code du travail, l’employeur n’a légalement pas le droit de s’opposer à l’enregistrement de la réunion.
En revanche, il peut demander l’arrêt de l’enregistrement en cas d’échanges sur des informations confidentielles qu’il aura présentées comme telles.
Qui finance l’enregistrement des réunions ?
Si c’est l’employeur qui a choisi de recourir à l’enregistrement des réunions, alors c’est lui qui doit financer les frais afférents à sa décision.
En revanche, si c’est le CSE qui a fait ce choix, alors c’est le budget de fonctionnement qui doit être utilisé pour acheter le matériel nécessaire à l‘enregistrement des réunions, voire aux frais liés à la rédaction du PV si elle est sous-traitée par la suite.
Quels avantages et inconvénients pour l’enregistrement des réunions CSE ?
L’enregistrement des réunions CSE apporte de nombreux avantages aux élus tels que :
- La précision et la fidélité des comptes-rendus.
- La transparence et la traçabilité des discussions.
- Une communication interne plus fluide et rapide.
- La prévention des contestations entre membres du CSE et/ou avec l’employeur.
Cependant, quelques difficultés et problématiques peuvent se présenter lorsque ce choix est fait :
- Les problèmes liés à la confidentialité qui peuvent gêner certains participants.
- L’obtention du consentement des participants qui doit être effectué en début de réunion. Attention, à prévoir un consentement pour les intervenants hors élus qui pourraient participer.
- La gestion et le stockage des enregistrements.
Conseils pour un enregistrement de réunions CSE réussi
Pour que l’enregistrement des réunions soit de qualité et que sa retranscription soit le plus simple possible, il est important de rappeler certaines règles aux participants des réunions et d’investir dans du matériel de qualité.
Le choix du matériel d’enregistrement
Le choix d’un dispositif pour enregistrer une réunion n’est pas si simple. En effet, l’utilisation d’un bon matériel est nécessaire, mais doit être en adéquation avec le budget et la qualité requise.
Et pour cause, l’enregistrement pour ensuite être retranscrit doit être de la meilleure qualité possible. Dès lors, différents critères vont entrer en compte.
Le choix du dispositif d’enregistrement des réunions du CSE doit donc tenir compte de diverses options comme :
- La réduction des bruits parasites.
- La portée du micro.
- Sa mémoire.
- Etc.
C’est pourquoi il est déconseillé, mais pas interdit d’utiliser des dictaphones bas de gamme.
À noter : L’utilisation du smartphone d’un élu peut être légalement répréhensible, car son utilisation ne permet pas de garantir la confidentialité de la réunion.
Ensuite, le choix peut se faire en fonction du nombre de participants sur des dispositifs de type enregistreur numérique :
- D’entrée de gamme, pour les réunions de moins de 10 personnes avec un micro-omnidirectionnel, pour moins de 200 €.
- De milieux ou haut de gamme pour des réunions de 10 à 20 personnes, avec plusieurs micros omnidirectionnels et/ou un micro 3D avec une large surface de capture de sons.
- Une solution mixte avec un microphone omnidirectionnel et des enregistreurs très performants (par exemple, la marque Olympus).
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La prise de parole
Pour augmenter encore l'efficacité et la rapidité de la retranscription, il est important de rappeler quelques règles en début de séance ou lors de la mise en place de l’enregistrement des réunions CSE dans le règlement intérieur.
Respecter la prise de parole
Un premier point à bien prendre en compte est le fait que l’enregistreur va TOUT enregistrer. En effet, lors de la prise de parole d’une personne, des réactions sous forme de brouhaha ou de commentaires peuvent être émises et donc enregistrées. Dès lors, il devient plus difficile et plus long de retranscrire le débat.
C’est pourquoi nous vous conseillons de faire un rapide rappel des règles liées à la prise de parole. Ainsi, il est fortement recommandé de suggérer aux participants :
- De ne pas se couper la parole.
- De respecter le moment où quelqu’un s’exprime en l’écoutant.
- De ne pas chuchoter entre participants.
La façon de parler
Parler en étant enregistré nécessite un peu plus d’effort. En effet, grommeler ou encore parler dans sa barbe est difficilement compréhensible sur un enregistrement. Et bien sûr, le secrétaire ne possède ensuite aucun moyen de faire répéter la personne.
Ainsi, chaque participant doit garder en tête qu’il doit faire l’effort de parler clairement. De plus, il est également important de faire un rappel sur le débit de parole qui ne doit être ni trop rapide ni trop lent.
L'enregistrement des réunions CSE est donc une aide utile pour le secrétaire du CSE dans la rédaction du PV de réunions. Il doit cependant respecter des conditions de mise en place et nécessite des rappels sur la prise de parole.