Les élus peuvent être amenés à organiser des évènements CSE à diverses occasions. Même si penser à tous peut sembler complexe, avec un peu d’organisation et quelques conseils, cette expérience peut devenir une véritable réussite.
- Comment préparer un évènement CSE ?
- Quelles précautions faut-il prendre ?
Dans ce guide, nous ferons le point sur les informations utiles à connaître pour préparer un évènement CSE réussi !
Qu’est-ce qu’un évènement CSE ?
En lien avec sa mission, le CSE, dans les entreprises de plus de 50 salariés, propose aux salariés différents avantages et activités sociales et culturelles (ASC).
C’est dans ce cadre que les élus peuvent proposer aux salariés différents évènements, tels que :
- Une soirée.
- Un repas.
- Un arbre de Noël.
- Une sortie culturelle.
- Une journée thématique.
Quels avantages pour un évènement CSE ?
L’organisation d’un évènement CSE va amener plusieurs types avantages :
- L’amélioration du bien-être des salariés au travers de moments de détente.
- Une meilleure cohésion d’équipe en favorisant la communication entre les salariés.
- Une sensibilisation sur des thématiques spécifiques, par exemple avec un évènement en lien avec la prévention des risques psychosociaux…
Infographie des étapes clés de l'organisation d'un évènement CSE
Comment organiser un évènement CSE ?
Pour organiser un évènement CSE de manière efficace et sans rien oublier, il est utile de respecter les 8 étapes ci-dessous.
- Définir l’objectif et le public
- Prévoir le budget
- Définir une date et un lieu
- Communiquer sur l’évènement CSE
- Planifier et gérer la logistique
- Faire le point sur la sécurité
- Gérer l’évènement CSE le jour J
- Faire un bilan
Définir l’objectif et le public
En premier lieu, il est primordial de définir la raison pour laquelle l’évènement est créé, ainsi que le public visé.
En effet, il est nécessaire de se demander : Qui sera invité ? Est-ce un évènement à l’attention des salariés uniquement ou bien également de leur famille ?
La réponse à ses questions va bien sûr découler de l’objectif. Si le but est d’améliorer la communication, d’augmenter le bien-être des salariés ou de faire passer un message précis, les familles ne seront pas invitées. En revanche, si les élus souhaitent mettre en avant une activité sportive, organiser une sortie culturelle ou fêter une date particulière (type Noël), là les familles peuvent être les bienvenues.
Prévoir le budget
Par la suite, il convient d’établir un budget détaillé de l’évènement.
Pour cela, il est nécessaire de savoir quelle partie du budget des ASC peut lui être dédiée. Ensuite, il faut lister toutes les dépenses qui vont devoir être faites (location, animations, restauration, frais de transport…).
Il est fortement conseillé de toujours prévoir une marge afin de pouvoir pallier des frais supplémentaires imprévus sans remettre en question l'évènement CSE.
Définir une date et un lieu
Le choix de la date va se révéler primordial pour que l’évènement soit un succès. En effet, il est nécessaire d’éviter les périodes de vacances, les jours fériés, mais également les périodes de fortes activités au sein de l’entreprise.
Quant au lieu, il doit être adapté au nombre de participants, mais aussi à la nature de ce qui est organisé. Il est ainsi possible d'opter pour une salle de conférence, un parc en extérieur ou encore un mix entre les deux pour, par exemple des conférences en intérieur suivi d’activité de plein air.
À noter : Si dans l'entreprise, de nombreux salariés ne possèdent pas de véhicules personnels, il est indispensable de prévoir un lieu qui soit facilement accessible en transports en commun.
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Communiquer sur l’évènement CSE
Afin de pouvoir terminer la préparation de cet évènement, il faut à cette étape communiquer.
Cette communication doit contenir l'invitation avec la date, le lieu et le programme de l’évènement. C’est aussi dans ce message que doit être indiquée une date limite de réponse. Il peut aussi être utile de demander le nombre de participants (si nécessaire) et des renseignements supplémentaires (par exemple si besoin, régime alimentaire particulier, allergies, âge…).
Les moyens de communication doivent être variés afin de toucher le plus de salariés possible, il est ainsi possible d’utiliser :
- Des mails.
- Le site internet ou l’application mobile du CSE.
- Des affiches.
À noter : Il ne faut pas hésiter à envoyer plusieurs messages de rappels afin de s’assurer que personne n’a oublié de répondre et/ou n’oublie la date.
Planifier et gérer la logistique
Une fois une bonne idée du nombre de participants, il est temps de s’occuper de la logistique.
Il s’agit ici de la réservation de tous les prestataires nécessaires à l'évènement. Cela peut être un traiteur, des animateurs, du transport, des fournisseurs de matériels… Il ne faut pas oublier la décoration, les objets ou support de communication.
À noter : Un élément parfois oublié, mais recommandé, est de prévoir la logistique liée à un plan B (intempérie, annulation nombreuse…).
Faire le point sur la sécurité
La préparation d’un évènement CSE nécessite de prendre en compte tous les risques liés à celui-ci.
Pour cela, il faut bien sûr lister les risques et voir si des mesures de prévention peuvent être mises en place pour les limiter. Par exemple, en cas de consommation d’alcool, il est possible d’organiser un covoiturage ou de mettre à disposition un service de taxi pour les salariés. Il est important de rappeler que, dans le cadre d’évènements organisés par le CSE, c’est bien le CSE qui est responsable.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article La responsabilité du CSE : que dit la loi ?
Si l’activité présente un risque particulier, il est important de vérifier que l’assurance souscrite par le CSE le couvre bien. Le cas échéant, il est recommandé de contacter son assureur pour le faire prendre en compte.
À noter : Pour une prise en charge globale des risques, il est possible de nommer un référent sécurité pour l’activité. Celui-ci pourra centraliser toutes les informations et ainsi vérifier que rien n’est oublié.
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Gérer l’évènement CSE le jour J
Le jour J, les élus vont devoir être sur plusieurs fronts.
En effet, dans un premier temps, il va falloir accueillir les participants afin de les aiguiller et de leur fournir des informations pratiques. C’est aussi, un des moments où les salariés vont pouvoir poser leurs questions.
Une fois l’accueil effectué, les élus vont s’assurer que l’évènement CSE se déroule comme prévu, ils vont vérifier, par exemple, que le programme est bien suivi et qu’il suit le respect des horaires si nécessaire.
Il peut être utile de prévoir une équipe qui pourra gérer les imprévus pour plus d’efficacité.
Ils peuvent également être amenés à jouer le rôle d’animateur en encourageant les participants et en veillant au maintien d’une bonne ambiance.
Il est toujours souhaitable de prendre des photos qui vont permettre de communiquer sur l'évènement CSE à postériori et pourront éventuellement servir à illustrer un message de remerciement aux salariés.
Faire un bilan
Suite à l’évènement CSE, il est conseillé de prendre le temps de recueillir les retours des salariés et des élus afin de dégager des points à améliorer pour le futur.
Pour cela, il est possible d’envoyer aux participants un questionnaire de satisfaction avec de préférence des questions courtes sur l’organisation, l’ambiance, la logistique, les activités choisies… Il est aussi d’intéressant de prévoir une question ouverte afin de recueillir des suggestions pour le futur.
À noter : N’oubliez pas également de partager les photos prises au cours de l’évènement.