Frais du CSE : calcul, gestion et remboursement

Le remboursement des frais des élus des Comités sociaux et économiques (CSE) et la catégorisation des frais engagés par les élus du CSE suscitent un débat en raison des enjeux de transparence, de légitimité et de gestion financière responsable.

Dans un contexte où la gouvernance d'entreprise prend une place de plus en plus prépondérante, les pratiques de remboursement des frais des élus du CSE doivent afficher une gestion irréprochable.

Rappel du budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement du CSE est une subvention versée par l’employeur.

Ce budget est annuel et permet aux élus du CSE de payer leurs frais de fonctionnement (déplacement, moyens matériels, etc.) et de commander un certain nombre de services à des conseillers externes.

L’employeur verse au CSE son budget de fonctionnement en une fois et en début d’année. Il a cependant la possibilité de le verser en plusieurs fois, à condition que cela n’empêche pas le fonctionnement du CSE. 

Voir notre guide pratique sur le budget de fonctionnement du CSE

Quelles sont les dépenses qui entrent dans le budget de fonctionnement du CSE ?

• Achat de documentation.
• Comptabilité.
• Formations spécifiques destinées aux élus CSE dans le cadre de leurs fonctions CSE (hors fonctions professionnelles) et à l’exception de stages ou de formations hors contexte (séminaire, week-end détente, etc.).
• Frais de déplacement des élus du CSE (en dehors des réunions plénières).
• Honoraires de juristes indépendants ou experts.
• Les coûts de communication (impression, courriers, fournitures…).
• Missions économiques et professionnelles indépendantes par des prestataires externes.
• Outil de gestion ou logiciel CSE.
• Tous les frais non reliés aux ACS (activités culturelles et sportives destinées aux salariés de l’entreprise).

Quels sont les frais admissibles du CSE ?

Les frais de fonctionnement et les frais des œuvres sociales sont des frais CSE. Ils doivent simplement être imputés sur deux budgets différents.

Par ailleurs, certains frais CSE doivent être pris en charge directement par l’employeur.

Frais de déplacement et frais kilométriques des élus CSE

Les frais de déplacement des membres du CSE (avion, frais kilométriques CSE) doivent, comme tous les frais CSE, faire l’objet d’un vote et d’une préapprobation.

Les élus peuvent être amenés à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions (liées au CSE uniquement) comme des réunions avec des organismes externes, des formations ou l’organisation d’ACS.

Les frais de déplacement des élus CSE doivent être remboursés au réel des frais professionnels «raisonnables». En cas d’utilisation du véhicule personnel, il est possible d’utiliser le barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

Le temps de trajet réunion comité d'entreprise est normalement pris en charge par l’employeur.

Frais de repas et d’hébergement des élus CSE

Le remboursement des frais de repas CSE et de l’hébergement des élus dans le cadre de leurs fonctions se fait sur la base des frais réels et «raisonnables» (par exemple, les restaurants gastronomiques et les palaces sont exclus).

Quels sont les frais CSE pris en charge par l’employeur ?

L’employeur est tenu de prendre en charge les dépenses engagées par les membres du CSE à sa demande, pour se rendre aux réunions convoquées par l’employeur. 

Ces frais sont donc pris en charge en dehors du budget de fonctionnement CSE, par exemple :

• Déplacement pour assister à une formation en santé, sécurité et conditions de travail des membres de la délégation du personnel du CSE.
• Déplacement pour assister un salarié convoqué à un entretien préalable à un licenciement ou à une sanction disciplinaire.
• Réunion d’une commission convoquée par l’employeur (qui prend donc en charge le remboursement des frais de déplacement des élus CSE et le remboursement frais de déplacement délégué syndical).
• Réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail.
• Réunions en cas d’événement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.
• Réunions extraordinaires.
• Réunions faisant suite à tout accident du travail.
• Réunions plénières.

Dans ces cas particuliers, l’employeur qui commet un refus d'avancer les frais professionnels ou de les prendre en charge pourrait être condamné pour délit d’entrave et devrait procéder au remboursement. 

Quelles sont les conditions de remboursement des frais CSE ?

Pour pouvoir être remboursés, les frais doivent correspondre effectivement à une mission du CSE.

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir les modalités et justificatifs du remboursement.

Les frais des membres du CSE doivent être justifiés par une note de frais indiquant la date, la destination et le motif, avec les justificatifs adéquats (remboursement sur facture).

Gestion et suivi des dépenses

Le CSE doit tenir sa comptabilité et sa gestion de frais à jour, selon les normes comptables, pour justifier l’utilisation des budgets auprès des salariés, mais aussi du chef d’entreprise. Le CSE gère ses budgets indépendamment de l’employeur.

C’est le trésorier ou la trésorière du CSE qui est responsable de cette gestion. Notamment de décider à quelle catégorie de frais la dépense est imputable et à quel budget (fonctionnement du CSE ou ACS pour les salariés.).

La clôture des comptes de fonctionnement et ACS à chaque fin d'année comporte l'obligation de les présenter et de les faire approuver par vote à la majorité devant l’instance représentative du personnel dans le cadre d’une réunion du CSE.

Un PV devra être rédigé.

Suivant la taille du CSE (nombre de salariés, ressources annuelles, total du bilan) la présentation des comptes du CSE à l’URSSAF peut varier.