Les avantages en nature peuvent être une alternative intéressante à l’augmentation de salaire, sous diverses formes : logement, véhicule de fonction, etc.
Les employeurs sont parfois plus disposés à offrir des avantages en nature. Mais attention : ceux-ci sont soumis à cotisations sociales et déclaration de revenus.
Il ne faut pas les confondre avec les frais professionnels, qui sont des remboursements de frais encourus par le salarié dans l’exercice de ses fonctions, et qui ne sont pas soumis au même régime fiscal.
Comment calculer les avantages en nature et les frais ? Réponses détaillées.
Que sont les avantages en nature ?
Les avantages en nature correspondent à des biens ou des prestations fournis par l’employeur aux salariés, soit gratuitement soit à un prix inférieur au prix de vente grand public.
Il peut s’agir par exemple :
- de nourriture (frais de repas) ;
- d’ordinateur ou de téléphone ;
- de véhicule de fonction ;
- logement professionnel ou de fonction ;
- de réductions tarifaires sur les produits fabriqués et/ou vendus par l’entreprise (supérieures à 30 % du tarif public TTC) ;
- de tickets restaurant ;
- de prêts à taux préférentiels ;
- de participation à des frais de transport ;
- d’un abonnement (Internet, téléphonie, revue…) ;
- de chèques emploi services ;
- d’une retraite complémentaire ;
- de l’accès à un service de conciergerie ou de micro crèche ;
Les avantages en nature constituent un élément de rémunération. Ils sont comptés dans le salaire brut, pour l’estimation du salaire minimum. À ce titre, ils sont soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
Il ne faut pas confondre avantages en nature et frais professionnels. Si les avantages en nature sont fournis par l’employeur, les frais professionnels sont remboursés par l’employeur. Frais professionnels et avantages en nature sont traités différemment du point de vue fiscal et des prélèvements sociaux.
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Quels sont les avantages en nature pour les CSE ?
Le CSE d’au moins 50 salariés a la possibilité de faire bénéficier ses salariés de différents avantages sous forme de bons cadeaux, voyages, activités…
Ces avantages en nature ou en espèces sont en principe soumis à cotisations, mais le barème ACOSS (barème frais professionnels 2024 de l’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale) indique que l’URSSAF peut faire preuve d’une certaine tolérance sur les avantages proposés par les CSE.
Les prestations du comité social et économique en lien avec les activités sociales et culturelles au bénéfice des salariés ou anciens salariés, de leurs familles et des stagiaires qui ne sont pas soumises à cotisations sont :
- les sommes versées à titre de secours ;
- les chèques-lire, disques ou culture ;
- les colonies de vacances ;
- les spectacles ;
- les sports ;
- les voyages.
Articles de lois sur le remboursement des frais et avantages
Quels sont les salariés concernés par les avantages en nature ?
Tous les travailleurs salariés, assimilés salariés, apprentis et stagiaires (à condition que cela soit mentionné dans la convention de stage) peuvent potentiellement bénéficier d’avantages en nature.
Les avantages en nature concernent également les fonctionnaires et contractuels de la fonction publique.
Les avantages en nature des salariés d’une entreprise résultent :
- de la convention ou d’un accord collectif ;
- d’une décision unilatérale de l’employeur ;
- d’un usage propre à l’entreprise ou à la profession ;
- du contrat de travail du ou des salarié(s) concerné(s) ;
Le salarié peut être entièrement rémunéré en avantages en nature (cas d’un salarié au pair, par exemple).
L’avantage en nature pour un repas
Si la nourriture et les repas sont fournis gratuitement ou à plus de 50 % par l’employeur au salarié, cela constitue un avantage en nature.
La participation de l’employeur aux titres restaurant est exonérée de cotisations de sécurité sociale lorsque le montant de cette participation est compris entre 50 % et 60 % de la valeur du titre.
Cela vaut également pour les restaurants d’entreprise, gérés ou subventionnés par l’entreprise ou le comité d’entreprise
Sont exclus des avantages en nature repas :
- La fourniture de repas résultant d’obligations professionnelles ou pris par nécessité de service prévue conventionnellement ou contractuellement (ex : personnel hospitalier de garde).
- Les repas aux personnels amenés à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique.
L’avantage en nature pour un logement
Le loyer gratuit ou à faible participation du salarié pour un usage à la fois professionnel et privé ainsi que la mise à disposition d’un logement constitue un avantage en nature.
Cet avantage est évalué forfaitairement d’après la valeur locative servant à la taxe d’habitation et d’après la valeur réelle des avantages accessoires (eau, électricité, gaz, chauffage et garage).
La valorisation du forfait avantage logement est réalisée par application d’un barème comprenant huit tranches, selon la rémunération brute mensuelle et le nombre de pièces principales (pièces destinées au sommeil et au séjour).
Pour les salariés ne pouvant accomplir leur service sans être logés dans les locaux où ils exercent leur fonction (personnel de sécurité, de gardiennage…), l’avantage en nature logement fait l’objet d’un abattement de 30 %.
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L’avantage en nature d'un véhicule
L’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente (y compris pour son usage privé) constitue un avantage en nature.
Le véhicule doit être propriété de l’employeur, ou faire l’objet d’une location à son nom.
Il n’y a pas d’avantage en nature lorsque le salarié est tenu de restituer à l’employeur le véhicule en dehors de ses périodes de travail (samedi et dimanche, périodes de congés…)
La valeur de l’avantage en nature inclut l’assurance, les frais d’entretien et les taxes.
Lorsque l’employeur est constructeur ou concessionnaire auto et qu’il met ses véhicules à la disposition de ses salariés, l’avantage en nature est déterminé en prenant en compte le rabais dont aurait bénéficié le salarié si l’entreprise lui avait vendu un de ses véhicules.
L’âge du véhicule et la participation ou non de l’employeur au carburant (carte carburant par exemple) sont pris en compte dans le calcul de l’avantage véhicule.
L’avantage en nature des outils et nouvelles technologies d’information et de communication
L’employeur peut mettre à disposition de son salarié des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et l’autoriser à les utiliser à titre privé. Il s’agit d’ordinateurs, de tablettes ou de téléphones portables principalement.
L’usage privé de ces outils constitue un avantage en nature.
Les NTIC ne constituent pas un avantage en nature dans les cas suivants :
- Si un document écrit mentionne que les matériels sont destinés à l’usage professionnel.
- Lorsque leur utilisation découle d’obligations professionnelles.
L’avantage est évalué sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait en pourcentage du coût d’achat de ces outils. L’option est laissée au choix de l’employeur.
Si le salarié participe au financement de l’avantage en nature, l’évaluation tient compte de cette participation.
L’avantage en nature sous forme de réductions tarifaires
La fourniture gratuite ou à tarif préférentiel aux salariés de produits et services fabriqués ou vendus par l’entreprise ne donne pas lieu à contributions sociales dès lors que la réduction excède 30 % sur le prix de vente publique, toutes taxes comprises.
Cette catégorie d’avantages exclut les produits ou services acquis par l’entreprise auprès d’un fournisseur ou d’une autre entreprise.
Sont également concernés :
- La mise à disposition d’une salle de sport appartenant ou louée par l’entreprise.
- La souscription d’un accès collectif à une infrastructure de sport.
- La mise à disposition d’un matériel sportif.
- Une place en micro crèche d’entreprise.
- etc.
Qu’est-ce qu’un avantage en argent ?
Les avantages en argent sont des indemnités ou gratifications allouées par les employeurs ayant le statut d’association pour le couvrir de dépenses personnelles (vêtements par exemple).
Les avantages en argent sont imposables et considérés comme des rémunérations, qu’ils revêtent un caractère forfaitaire ou qu’il s’agisse de remboursements à condition que soient traitées différemment les dépenses personnelles (soumises à l’impôt) et les dépenses professionnelles.
Comment calculer les avantages en nature ?
L’avantage en nature fait partie des éléments de la rémunération. Ce n’est pas au salarié de calculer la valeur des avantages en nature qu’il ou elle reçoit. Le salarié n’a aucune démarche ni aucun calcul à faire.
Ils doivent obligatoirement figurer deux fois sur le bulletin de salaire (avantage en nature fiche de paie) : une fois en addition au salaire brut, une fois en déduction du net à payer.
Le montant d’un avantage en nature est déterminé selon sa catégorie et les dispositions prises par l’employeur, soit :
- Forfaitairement, en ce cas l’évaluation forfaitaire constitue une valeur minimale.
- En fonction de sa valeur réelle.
Les avantages en nature des dirigeants sont obligatoirement évalués de manière forfaitaire (contrairement aux salariés pour lesquels l’avantage en nature peut être évalué selon sa valeur réelle).
Les avantages en nature, comptabilisation pour les apprentis : le montant est ramené à 75 % de la valeur reconnue pour les autres salariés.
Un système de forfaits est applicable selon les catégories.
Pour le logement
Le barème d’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature logement pour 2024 (chauffage, garage, eau, gaz, électricité compris) est le suivant :
|
Pour toute nourriture
L’avantage en nature nourriture est évalué de façon forfaitaire, au 1er janvier 2024 :
- 5,35 € pour un seul repas.
- 10,70 € par journée.
Ces montants sont revalorisés tous les ans. Pour les salariés d’un hôtel, café ou restaurant, des dispositions particulières s’appliquent.
Calcul de l’avantage en nature NTIC
Pour les outils des technologies de l’information, le calcul se fait sur la base des dépenses réellement engagées (abonnement, achat, location.) ou sur la base d’un forfait estimé à 10 % du coût d’achat de ces outils ou 10 % du coût de l’abonnement annuel.
Quels sont les avantages en nature non imposables ?
Les avantages en nature en tant qu’éléments de rémunération sont soumis à cotisations et contributions sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.
Les seuls avantages en nature non imposables sont ceux qui couvrent les frais inhérents aux fonctions ou besoins professionnels du salarié (en quel cas ils ne sont plus des avantages en nature, mais des frais professionnels).
Tout ce qui couvre des dépenses engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise ou inhérentes à l’emploi et faisant l’objet d’indemnités ou remboursements est par définition non imposable.
Dans tous les autres cas, pour les avantages en nature imposables, le salaire inscrit sur les déclarations de revenus préremplies intègre la valeur des avantages en nature dont le salarié a bénéficié.
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Que sont les frais professionnels et comment les calculer ?
Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l’employeur. Par exemple : frais de restauration, déplacement, vestimentaires.
Soumis aux cotisations sociales, CSG et CRDS | Soumis aux cotisations sociales, CSG et CRDS |
|---|---|
Non | Non |
Oui (sauf cas particulier) | Oui (sauf cas particulier) |
Le remboursement (ou dédommagement) des frais professionnels peut se faire :
- par remboursement sur présentation de justificatifs ;
- par versement d’allocations forfaitaires pour frais récurrents (remboursement des frais au forfait).
Il peut s’agir par exemple de :
- Frais professionnels repas au restaurant lorsque le salarié est en déplacement.
- Frais kilométriques ou taxis.
- Frais de déplacement.
- Remboursement de frais de matériel ou de fournitures.
- Frais de formation.
- Locaux et équipements professionnels.
Les frais professionnels bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite fixée par l’administration fiscale.
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Comment déduire les frais professionnels des impôts sur le revenu ?
Les frais professionnels doivent être déclarés sur une case spécifique de l’imprimé 2042 des impôts sur le revenu (cases 1AK à 1DK) et être détaillés.
La télédéclaration prévoit un calcul automatique de certains frais.
Le salarié a le choix sur sa déclaration de revenus entre la déduction forfaitaire de 10 % (automatiquement calculée sur le salaire) et la déduction des frais professionnels au montant réel.
La déduction forfaitaire des frais professionnels impôts va de 448 € à 12 829 € pour chaque membre du foyer fiscal.
Si le salarié estime que ses frais sont supérieurs à 10% et choisit de déduire ses frais professionnels pour leur montant réel, il ou elle doit pouvoir fournir les documents attestant la réalité et le montant des frais.