Protocole d’accord pré-électoral CSE | Modèle & Négociation

Le protocole d'accord préélectoral est un document indispensable pour l'organisation des élections des membres du CSE, l'instance représentative unique du personnel, obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés.

C'est un accord préalable qui détaille le déroulement des élections professionnelles. Le protocole d'accord préélectoral (PAP) est négocié entre l'employeur et les organisations syndicales de l'entreprise.

Il a pour objet de fixer la répartition du personnel et des sièges dans les collèges électoraux ainsi que de définir toutes les modalités de vote.

Quelle est l'importance du protocole d'accord préélectoral pour les élections ?

Le protocole d'accord préélectoral est un document, négocié entre l'employeur et les syndicats, qui détermine un certain nombre d'éléments cruciaux pour l'organisation et le déroulement des élections professionnelles.

C'est une étape majeure dans le calendrier de mise en place du CSE, car il est obligatoire de le négocier et de le signer pour pouvoir organiser ensuite les élections professionnelles. Il précise ainsi des clauses obligatoires (c'est-à-dire qu'elles doivent être impérativement définies dans le PAP pour qu'il soit valide) :

• Le seuil exact de l'entreprise ou l'établissement en termes d'effectif, ainsi que le nombre d'hommes et de femmes.
• Les collèges électoraux.
• Le nombre d'élus titulaires et suppléants à élire.
• Les dates des différents tours des élections.
• Les modalités de vote.

Le nombre de salariés de l'entreprise, les collèges électoraux, le nombre d'élus titulaires et suppléants à élire vont servir de base de discussion au protocole préélectoral. Ce sont des paramètres parfois déjà présents dans l'invitation à négocier de l'employeur, mais qui sont revalidés lors de la négociation du PAP.

Les modalités de vote définissent si le vote peut être réalisé de façon électronique, par courrier ou de manière mixte entre présentiel et à distance.

Le protocole préélectoral va fixer aussi des éléments pratiques sur l'organisation du scrutin : à quelles dates doivent être remises les professions de foi des candidats, où et comment seront affichées les listes d'électeurs par collège, comment les salariés seront informés du déroulé des élections, et enfin la composition des bureaux de vote avec président et assesseurs.   

Le protocole préélectoral rappelle par ailleurs toutes les conditions d'éligibilité et pour être électeur du CSE. Pour en savoir plus sur ces conditions, rendez-vous sur notre dossier complet des élections professionnelles.

Que contient le PAP ?

Le PAP contient des clauses :

• Obligatoires.
• Facultatives.

De plus, certaines clauses sont interdites.

Les autres accords pré-électoraux soumis à la notion d’unanimité

Si certaines clauses de l’accord avec les syndicats représentatifs dans l’entreprise ne sont pas respectées de manière unanime, l’accord et les élections (fussent- elles déjà intervenues) sont nulles, notamment celles qui prévoient :

• La modification du nombre et de la composition des collèges électoraux (L2314-12)
• La prorogation des mandats (L2314-34)
• L’organisation des élections en dehors du temps de travail ( L. 2314-27)

D'autres clauses restent soumises à la conclusion d'un accord collectif signé dans les conditions « de droit commun » ( L. 2232-12) : c'est-à-dire signé par des syndicats majoritaires représentant au moins 50 % des suffrages). Il s'agit des clauses relatives à :

• La mise en œuvre du vote électronique par accord (L. 2314-26)
• La réduction de la durée des mandats des représentants du personnel (L2314-34).

Tableau récapitulatif des différents accords pré-électoraux

*Définition double majorité : signature de la majorité des syndicats ayant participé à la négociation + signature des syndicats représentatifs de l’entreprise ayant recueillis la majorité des suffrages valablement exprimés (SVE) lors des dernières élections professionnelles.

**D2finition Majoritaire de droit commun : signature des syndicats majoritaires représentant au moins 50 % des suffrages aux dernières élections professionnelles.

*** Définition Unanimité : signature de tous les syndicats présents à la négociation, peu importe qu’ils soient majoritaires ou non.

Comment négocier le protocole d'accord préélectoral ?

L'initiative de l'employeur pour la négociation du PAP

Dès qu'une entreprise franchit le seuil des 11 salariés sur 12 mois consécutifs, elle doit mettre en place un CSE. Il revient à l’employeur de prendre l’initiative d’organiser des élections professionnelles du CSE une fois tous les 4 ans. Son absence ou son refus injustifié est passible de sanctions pénales.

Pour cela, un calendrier précis est à respecter. Et il démarre à l'initiative de l'employeur qui doit réaliser un certain nombre d’étapes avant même la négociation du PAP.

Par exemple, voici quelques étapes qu’il doit respecter :

1. Déterminer le périmètre des élections et des établissements distincts par accord collectif d’entreprise majoritaire (distinct du PAP) (articles L.2313-2 et L.2232-12 du Code du travail).
2. Réaliser les démarches auprès des employeurs des salariés mis à disposition pour le choix de vote.
3. Effectuer le calcul des effectifs servant de base au nombre d’électeurs, au nombre de collèges et de la répartition des sièges, au nombre de sièges à pourvoir, ainsi qu’aux heures de délégation individuelles.
4. Effectuer les démarches à réaliser pour le vote par correspondance ou le vote électronique (choix et devis des prestataires).
5. Prévoir la date à laquelle les salariés seront informés.
6. Prévoir la date à laquelle les syndicats seront invités à négocier le PAP afin qu’ils puissent établir leur liste de candidats et les modalités d’organisation des différents scrutins.

Qui peut négocier le protocole d'accord préélectoral ?

Selon l’article L.2314-5 du Code du travail, l’employeur doit inviter les syndicats :

• Qui respectent les valeurs républicaines et d’indépendance, créées depuis au moins 2 ans et dont le sujet inclut celui de l’entreprise.
• Affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel (comme la CFDT, CGT ou FO).
• Reconnus représentatifs dans l’entreprise ou l’établissement
• Ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement.
• Étant catégoriel.

Selon l’article L2314-5 du Code du travail, les syndicats invités doivent recevoir le courrier (ou en avoir connaissance) au moins 15 jours avant la réunion de négociation du PAP. 

Suite à cette invitation, chaque organisation syndicale désigne sa délégation pour la négociation (sauf consigne contraire, entre 2 et 4 personnes) en fonction de l’effectif de l’entreprise et du nombre autorisé de délégués syndicaux (article L.2232-17 du Code du travail et Cassation, soc. du 03/01/2012 n°11-16.049).

Elle peut être composée :

• De salariés de l’entreprise mandatés pour l’occasion.
• D’un panachage entre salariés de l’entreprise et personnes appartenant au syndicat externe.
• Du délégué syndical.

De plus, dans le cas d’un renouvellement du CSE, l’invitation doit être envoyée deux mois avant l’expiration des mandats des membres élus en exercice.

Selon l’article L.2314-8 du Code du travail, en l’absence de CSE, l’employeur invite les organisations syndicales à la demande d’une organisation syndicale ou d’un salarié dans le mois suivant celle-ci. Si l’employeur a mis en route le processus électoral et qu’un procès-verbal de carence est établi, alors la demande d’organisation de nouvelles élections ne peut avoir lieu qu’à l’issue d’un délai de 6 mois suivant l’établissement de celui-ci.

Zoom sur l’invitation à négocier le PAP

L’invitation à négocier doit être réalisée :

• Par tout moyen (voie d’affichage, messagerie électronique, etc.).
• Par courrier, avec accusé réception, pour la preuve d’envoi.

À qui est adressé le courrier d’invitation à négocier ?

Au délégué syndical lorsqu’il est présent dans l’entreprise ou directement au syndicat représentatif l’ayant désigné (Cassation, soc. du 5/04/2011, n°10-18813 D).

En l’absence de délégué syndical, la convocation est adressée au niveau des syndicats constitués dans les différentes branches ou au niveau des unions syndicales auxquelles elles ont adhéré : ex : Fédération, Union Locale, Départementale ou Régionale (Cassation. soc. du 9/07/2008, n° 07-60404 D).

En l’absence de syndicat représentatif dans l’entreprise ou l’établissement ou de syndicat y ayant constitué une section syndicale, l'invitation à un syndicat représentatif au niveau national et interprofessionnel à la négociation du PAP est valable, si elle est adressée à la confédération syndicale représentative nationale et interprofessionnelle (Cass. soc. 15 novembre 2017, n° 16-60268).

Dans le cas d’une entreprise multi établissements où le PAP est négocié au niveau de l’entreprise, alors l’invitation à négocier le PAP, doit être adressée à tout syndicat représentatif dans l’entreprise ou au délégué syndical central qu’il a désigné et ce, y compris en l’absence de délégué syndical dans l’établissement où les élections sont prévues (Cassation. Soc du 12/03/2008, n° 07-60394 D).

Que se passe-t-il en cas de défaut d’envoi de l’invitation au syndicat représentatif de l’entreprise ?

Le syndicat représentatif dans l’entreprise qui ne recevrait pas l’invitation à négocier le PAP, serait privé de ses droits à négocier, et pourrait, à juste titre, saisir le juge judiciaire pour faire annuler le processus électoral (Cassation. Soc du 24/10/ 2012, n° 11-60199).

Comment se passe l’engagement du processus électoral ?

L’engagement du processus électoral débute lorsque les organisations syndicales invitées à la négociation ont répondu présentes, et que l’ouverture des négociations du processus électoral peut commencer.

Il n’existe pas de nombre de réunions prédéfinies pour les négociations, seule la date de la 1ère réunion est fixée par la convocation. Ainsi, il peut y en avoir autant que nécessaire jusqu’à l’obtention du PAP par les participants à la négociation (en moyenne, au moins 3).

Quels documents doivent avoir les syndicats présents à la négociation ?

Les syndicats doivent être en possession de plusieurs documents lors des négociations du PAP :

• Les documents relatifs à l’effectif, pour pouvoir contrôler les données et vérifier les calculs de l’entreprise.
• Les documents relatifs aux périmètres et aux établissements concernés, pour connaître le(s) niveau(x) de représentation à mettre en place, mais aussi la répartition de l’effectif, les collèges par établissement, etc.
• Les documents relatifs aux catégories socio-professionnelles, permettant d’élaborer le nombre de collèges, puis le nombre de postes à pourvoir par collège, puis les listes électorales.
• Les documents relatifs au personnel des entreprises extérieures pour la prise en compte de ces salariés dans l’effectif, mais aussi, pour connaître le choix qu’ils ont fait, en matière de vote (soit chez l’entreprise utilisatrice ou bien leur employeur).

Comment préparer la 1ère réunion de négociation ?

Pour préparer la 1ère réunion de négociation du PAP, il est préférable de :

• Connaître la Convention Collective du secteur d’activité de l’entreprise, afin de vérifier que des dispositions particulières au secteur ne sont pas déjà prévues.
• Avoir en sa possession les accords d’entreprise.
• Faire une demande spécifique à l’entreprise pour la mise à disposition d’un extrait du Registre Unique du Personnel (RUP) ou encore de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), bien entendu, sans que n’apparaissent les données à caractère personnel des salariés (rémunération, ou encore matricule interne, etc.).

Qui signe le protocole d'accord préélectoral ?

Une fois négocié, le protocole d’accord pré-électoral doit être adopté à la double majorité des syndicats présents à la négociation :

• d'abord par tous les syndicats représentatifs ayant obtenu la majorité des voix à l’élection précédente dans l’entreprise.
• Ensuite à la majorité du nombre de syndicats présents à la négociation.

Cela signifie que le fait qu'un syndicat ayant obtenu plus de 50% des voix à l'élection précédente ne signe pas l'accord alors que la majorité des syndicats présents le signent, et empêche sa validation.

Si la double majorité n'est pas obtenue, l'accord est alors transmis à la DREETS (ex DIRECCTE) pour validation.  

La mise en œuvre du protocole d'accord préélectoral

Quelle est la durée de validité d'un accord préélectoral ?

Le protocole d'accord préélectoral n'est valable que pour les élections pour lesquelles il a été négocié et conclu. Il doit donc être renouvelé à chaque élection professionnelle du CSE.

Les élus du CSE le sont généralement pour des mandats de 4 ans, mais la durée du mandat peut être abaissée en cas d'accord avec les organisations syndicales. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le nombre de mandats successifs est limité à 3.

Un PAP est ainsi valable pour une élection déterminée. À la fin du mandat des élus ou si l'élection est déclarée infructueuse (dans le cas d'une carence du CSE par exemple), un nouveau protocole doit être négocié lors des nouvelles élections à organiser. 

Comment contester un protocole d’accord préélectoral ?

Si une irrégularité est constatée dans la conclusion du protocole d'accord préélectoral, certaines personnes, si elles ont un intérêt à agir, peuvent saisir le tribunal judiciaire.

Cela peut être :

• l'employeur ou son représentant.
• Tout électeur, mais la contestation ne pourra concerner que le cadre des élections pour le collège auquel il appartient.
• Tout candidat, mais, de nouveau, la contestation ne pourra concerner que le cadre des élections pour le collège auquel il appartient.
• Toute organisation syndicale, représentative ou non, qui a présenté un candidat ou non, qui a participé aux négociations du PAP ou non.

La contestation pourra porter sur les sujets sur lesquels le tribunal judiciaire est compétent, c'est-à-dire : 

• La constitution des listes électorales.
• Les candidatures (y compris la proportionnalité homme/femme dans les candidatures).
• Le déroulement du vote.
• La décision de la DREETS lorsque celle-ci a été saisie au cours du processus de négociation du PAP.

La contestation doit être déposée avant différents délais selon ce sur quoi elle porte. Elle doit être faite dans les 3 jours suivant la publication des listes pour tout ce qui touche aux candidatures et à l'électorat, elle doit être faite dans les 15 jours suivant les élections pour tout ce qui touche à la régularité du vote. 

Comment faire en cas d’absence ou d’échec des négociations ?

En cas d’absence ou d’échec des négociations, alors les élections s’organisent différemment.

Cas de l’absence de négociation

L’absence de négociation signifie que les syndicats ont été invités, mais qu’ils ne se sont pas présentés à la négociation.

Dans ce cas, l’employeur peut décider de manière unilatérale :

• Des modalités de l’organisation.
• Du déroulement des opérations électorales.
• De la répartition du personnel et des sièges entre les différents collèges électoraux.

Cas de l’échec des négociations

En cas d’échec des négociations, les modalités d’organisation (date, lieu, heure, lieu du scrutin, nombre et composition des bureaux de vote) pourront être fixées par l’employeur ou le Tribunal judiciaire s’il a été saisi (article L.2314-28 du Code du travail).

La fixation de la répartition des sièges entre les catégories de salariés et la répartition du personnel dans les collèges seront quant à elles fixées par la DREETS (articles L.2314-13 et R.2314-3 du Code du travail).

Exemple d'un protocole d'accord préélectoral

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'invitation à négocier le protocole d'accord préélectoral. 

Objet : Invitation à négocier le protocole d'accord préélectoral

Conformément aux dispositions légales et réglementaires, la Direction informe les syndicats qui sont légalement constitués depuis au moins 2 ans, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines, et d'indépendance et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement, qu'elle envisage de procéder à l'élection du CSE.

La date prévue pour le premier tour du scrutin a été fixée au ... (1)

L'effectif de l'entreprise s'élevant à ... salariés, le nombre de représentants à élire sera de ... titulaires et ... suppléants. 

La Direction invite, en conséquence, les syndicats susvisés à établir des listes de candidats (2) et à prendre contact avec ..., (fonction), afin de négocier un protocole d'accord préélectoral. (3)

Si, à la date du ..., aucune organisation syndicale ne s'est manifestée, la direction de l'entreprise fixera les conditions de déroulement des opérations électorales et les communiquera au personnel en application de l'article L. 2314-14 du Code du travail. 

La Direction 

(1) En cas de renouvellement, le premier tour a lieu dans la quinzaine précédant l'expiration des mandats. Article L. 2314-5 du Code du travail.

(2) Les listes de candidats, pour chaque collège, pour les titulaires comme les suppléants, doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes proportionnel à la part de femmes et d'hommes inscrit sur la liste électorale. Article L. 2314-30 du Code du travail.

(3) L'invitation à négocier doit parvenir aux syndicats au moins 15 jours avant la première réunion de négociation, renouvellement ou première mise en place. Article L. 2314-5 du Code du travail.

Ainsi, l'employeur est tenu d'informer le personnel par tout moyen de la date envisagée pour le premier tour, puis d'inviter les syndicats à négocier le protocole d'accord préélectoral, et, enfin, établir la liste de leurs candidats et organiser le déroulement matériel des élections dans le respect des délais requis.