Tout savoir sur les heures de délégation CSE (Guide 2024)

Les heures de délégation des élus CSE : définition

Les heures de délégation sont des heures accordées par l’employeur aux représentants du personnel pour exercer leur mandat pendant leur temps de travail. Les crédits d’heures mensuels sont déterminés selon l’effectif de l’entreprise et le nombre de membres de la délégation.

Fonctionnement et nombre d'heures de délégation

La composition du CSE et les heures de délégation dont disposent ses membres ont été fixées par décret. Les modalités sont toutefois supplétives et ne s'appliquent donc qu'en l'absence d'un accord d'entreprise ou de branche.

Combien d'heures pour les élus du CSE ?

Selon l’article L.2315-7 du Code du travail, le nombre d’heures de délégation individuelle est d’au moins :

• 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés ;
• 16 heures par mois dans les sociétés de 50 salariés et plus.

Le volume des heures individuelles de délégation peut être fixé par protocole d’accord préélectoral dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins équivalent à celui résultant des dispositions légales au regard de l’effectif de l’entreprise.

À défaut d'accord sur le sujet, le nombre d’heures mensuelles est fixé dans la limite du tableau ci-dessous :

Le crédit d'heures est prévu à l'article R2314-1 du Code du travail.

Ainsi en l'absence de protocole d'accord préélectoral sur ce sujet, et à titre d’exemple, dans une société de 55 salariés, il y a 8 élus (4 titulaires et 4 suppléants) avec un total de 72 heures de délégation par mois (les suppléants ne disposent pas de crédit d'heures de délégation).

Qui a le droit à des heures de délégation ?

Peuvent bénéficier d'un crédit d'heures, les membres titulaires constituant la délégation du personnel du CSE, les délégués syndicaux et les représentants syndicaux au CSE dans les entreprises de plus de 500 salariés. 

Les représentants syndicaux au CSE central des entreprises comptant plus de 500 salariés et dont aucun des établissements distincts n’atteint ce seuil peuvent également disposer d'heures de délégation. 

Qui ne bénéficient pas d'heures de délégation ?

Les représentants de proximité ne bénéficient d'aucune heure de délégation prévue dans le Code du Travail. Elles peuvent être prévues par un accord d'entreprise. Si les représentants de proximité sont également des élus du CSE, un crédit d'heures de délégation supplémentaires peut leur être éventuellement alloué, toujours par accord d'entreprise. 

Les membres suppléants élus au CSE ne disposent pas d'heures de délégation. Pour qu'ils puissent malgré tout exercer leur rôle, en dehors de leur participation aux réunions du CSE, en l'absence des titulaires, les élus suppléants peuvent se voir transférer une partie des crédits d'heures non utilisées par les élus titulaires. Ceux-ci peuvent en effet répartir les crédits d’heures dont ils disposent avec les membres suppléants.

Pour quelles missions utiliser ses heures ?

Les heures de délégation sont des heures accordées par l’employeur aux représentants du personnel pour exercer leur mandat pendant leur temps de travail.

Les heures de délégation doivent donc être utilisées par les élus pour exercer leur mission de représentation du personnel, pendant leur temps de travail.

Il peut s'agir ainsi de :

• La réception et l'analyse de plaintes ou de commentaires de la part des salariés.
• La préparation et l'analyse de tous documents nécessaires à la préparation des réunions de consultation-information du CSE.
• La préparation et la mise en place d'activités dans le cadre des activités sociales et culturelles du CSE.
• La saisie des différentes instances chargées du respect de l'application du Code du travail telles que l'inspection du travail ou la médecine du travail.

Ainsi, les membres élus au CSE peuvent utiliser leurs heures pour saisir l’inspection du travail de toutes plaintes reçues des salariés. Ils peuvent également agir en amont en posant une question à l’inspecteur du travail sur l’application des dispositions légales.

Le temps passé aux réunions du CSE est-il déduit des heures de délégation ?

Le temps passé aux réunions du CSE n’est pas déduit des heures de délégation et est donc rémunéré comme du temps de travail effectif, à l’identique des anciennes instances représentatives.

Ce temps doit être consacré à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, aux enquêtes entreprises après un accident du travail grave ou des incidents répétés, aux réunions et commissions du CSE.

À noter : Le temps passé par les élus en réunion préparatoire, en dehors de la présence de l’employeur, doit être imputé sur le crédit d’heure de délégation, sauf accord d’entreprise plus favorable.

Employeur et heures de délégation : les règles

Comme le précise l’article L.2315-10 du Code du travail, les heures de délégation sont rémunérées comme du temps de travail effectif, ainsi le temps passé en délégation est considéré comme du temps de travail payé à l’échéance normale. Si l’utilisation de ses heures en dehors du temps de travail conduit au dépassement de la durée légale de travail hebdomadaire, elles seront rémunérées en heures supplémentaires.

Aucune disposition du Code du travail ne prévoit un encadrement par l'employeur de la prise des heures de délégation. Il n'y a pas de contrôle préalable possible par l'employeur. Toutefois, en pratique, un encadrement, sans qu'il s'apparente à un contrôle préalable, est admis par l'administration et la jurisprudence.

Ainsi, l'employeur peut exiger une information préalable sur les heures de départ et de retour des représentants du personnel/syndicaux afin d'assurer la bonne gestion de l'entreprise.

En pratique, l'usage des crédits d'heures est soumis à l'emploi de bons de délégations et précédé d'un délai de prévenance. Il peut également être admis par l'employeur qu'une information par courriel à son supérieur et à la DRH est suffisante 

L'utilisation du bon de délégation consiste à ce que le représentant du personnel, avant de quitter son poste de travail, remette à son supérieur hiérarchique un formulaire sur lequel il indique la nature de son mandat, l'heure de son départ et l'heure probable de son retour si l'intéressé revient dans l'entreprise.

L’employeur qui souhaite contester l’utilisation faite des heures de délégation peut saisir les prud'hommes.

Bulletin de salaire et heures de délégation : fonctionnement

Selon l’article R.3243-4 du Code du travail, il est interdit de faire apparaître les heures de délégation sur le bulletin de paie.

En revanche, elles doivent apparaître sur une fiche en annexe, qui possède la même valeur juridique que le bulletin de salaire. Ainsi, si l’élu ne la reçoit pas, l’employeur risque jusqu’à 450 euros d’amende par fiche non éditée.

Dans le cadre du bulletin de paie informatisé ou dématérialisé, l’interdiction de faire apparaître les heures de délégation sur le bulletin de paie et la remise de la fiche annexe sont remplies si :

• La codification utilisée est connue par l’entreprise et le salarié.
• Une fiche explicative est remise au salarié afin qu’il puisse identifier les rubriques codifiées.

À noter : La remise de la fiche en annexe n’est obligatoire qu’en cas d'utilisation de son crédit d’heures, dans le mois concerné, par l’élu.

Tableau de suivi des heures de délégation CSE

Utiliser un tableau des heures de délégation CSE est un moyen efficace et simple pour gérer à la fois le pilotage des heures, l'information à l'employeur, mais aussi la mutualisation et le transfert d'heures d'élus titulaires vers des suppléants. 

Un tableau des heures de délégation sur Excel est un moyen efficace et fiable de pouvoir également reporter les crédits d'heures restants et transférables au mois suivant.  

Avec des calculs réalisés automatiquement dans chaque onglet et pour chacun des élus, un tableau de suivi des heures de délégation CSE Excel est l'outil idéal. 

Des modèles de tableau de suivi des heures de délégation CSE Excel gratuit sont facilement trouvables sur Internet comme des outils de suivi des heures de délégations.

9 questions fréquentes sur l'utilisation des heures de délégation CSE

Comment mutualiser et transférer ses heures entre élus titulaires et suppléants ?

Les membres titulaires qui souhaitent mutualiser leurs heures doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, dans les 8 jours précédant la date prévue de leur utilisation. 

Celui-ci sera informé par un document écrit précisant l’identité des membres et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’entre eux.

Exemple : un élu titulaire dispose d'un crédit de 12 heures de délégation chaque mois. Ce mois-ci, il est en vacances ou en arrêt de travail et n'utilise pas ses heures. Il peut transférer l'intégralité de ses 12h non utilisées à n'importe quel collègue élu du CSE suppléant pour qu'il réalise ses missions.

Il n'y a aucune obligation de transférer les heures entre élus d'un même collège, les collèges électoraux ne sont valables que pour les élections professionnelles, une fois désignés les élus du CSE ne sont distingués qu'entre titulaire et suppléant. 

Peut-on utiliser ses heures de délégation en suspension de travail ?

Lorsque le contrat de travail de l'élu est suspendu par un congé payé, un arrêt maladie, un congé maternité, un congé sabbatique, un congé de formation ou même une mise à pied disciplinaire, le mandat représentatif n'est pas suspendu pour autant.

Selon la situation, l'élu met généralement son mandat en suspens et confie ses tâches à un suppléant, mais rien ne l'oblige dans la loi à ne pas poursuivre l'exercice de son mandat pendant ces périodes. 

Peut-on utiliser ses heures de délégation chez soi ?

Le télétravail est de plus en plus utilisé au sein des entreprises. De fait, ce mode de travail peut également être celui d’un élu du CSE.

Dans ce cas, il n’y a aucun impact sur son mandat. Même en télétravail, les élus peuvent continuer à exercer leur mandat et poser des heures de délégation.

Cependant, cette situation peut entraîner quelques difficultés :

• Des sollicitations pendant les heures de délégation, car les autres salariés ne savent pas quand l’élu a posé ces heures.
• La mise en place de nouveaux modes de communication entre élus et avec les salariés.
• La gestion du temps (cloisonnement heures de délégation/heures de travail).

Ainsi, l’élu qui prend ses heures de délégation de chez lui doit prendre le temps de bien réfléchir à son organisation.

Il peut, par exemple, prendre ses heures de délégation à domicile pour étudier des documents ou un budget, écrire des communications, effectuer des recherches de prestataires, etc. Et garder pour le bureau celles consacrées aux réunions et aux échanges.

Peut-on fractionner les heures de délégation ?

Oui et cela a été réaffirmé par un arrêt de la Cour de cassation. Les élus peuvent utiliser leurs heures à leur totale convenance. Ainsi, ils peuvent parfaitement fractionner leurs heures de délégation pour consommer leur crédit sur un laps de temps inférieur à 1h (45 min par exemple).

Élus au forfait jour, comment calculer les heures de délégation ?

Les élus soumis au forfait annuel en jours ont un rythme de travail particulier qui n'est pas compté en heures précises. Pour ces membres, le décret reprend la règle issue de la Loi travail de 2016 avec le principe du décompte en demi-journées.  (4 heures).

Ainsi, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées déduites du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Si le crédit d’heures restant est inférieur à 4 heures, les représentants du personnel disposeront d’une demi-journée de délégation supplémentaire.

Combien d’heures de délégation pour les élus à temps partiel ?

Les salariés à temps partiel bénéficient du même nombre d’heures de délégation que ceux à temps plein.

Cependant, l’article L.3123-14 du Code du travail précise que le temps de travail mensuel d’un salarié ne peut être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures auquel il a le droit. S’il dispose de plus d’heures de délégation, il peut les utiliser en dehors de son temps de travail.

Par exemple, un salarié qui travaille à temps partiel 60 heures par mois ne pourra pas prendre plus de 20 heures de délégation au cours du mois (60/3 = 20). Le solde restant pourra être utilisé en dehors de son temps de travail.

Comment reporter ses heures de délégation ? 

Normalement, le crédit d'heures alloué à chaque élu est supposé être utilisé au cours du mois. Il n'y a donc pas de report systématique prévu dans la loi pour les heures non consommées. 

Toutefois, pour pallier les variations possibles d'activités dans le cadre des missions du mandat d'élu (ou de délégué syndical), les heures de délégation peuvent être utilisées et reportées cumulativement sur 12 mois glissants. 

Ainsi, les heures du mois en cours non consommées peuvent être reportées sur le mois suivant (y compris le mois de décembre sur janvier puisque le calcul se fait sur 12 mois glissants) dans la limite de 1,5 fois le crédit d'heures de délégation initialement prévu. Par exemple, si vous disposez de 10h de délégation chaque mois, vous ne pouvez pas reporter plus de 15 heures sur le mois suivant.

Que se passe-t-il lorsqu'on dépasse ses heures de délégation ?

Selon l'article 2314-1 du Code du travail, le temps accordé à l'exercice de son mandat peut être augmenté pour des circonstances exceptionnelles.

En pratique, l'élu doit prendre tout le temps nécessaire à l'exercice de son mandat, puis justifier de ces circonstances exceptionnelles s'il dépasse son crédit d'heures de délégation pour pouvoir obtenir le paiement de ces heures supplémentaires comme du temps de travail. 

L'employeur peut-il contrôler l'utilisation des heures de délégation ?

La réponse est non ! Un manager ne peut pas contrôler l'utilisation des heures de délégation d'un élu. 

Il existe des pratiques pour assurer la bonne gestion de l'entreprise : l'utilisation éventuelle de bons de délégation et surtout l'instauration d'un délai de prévenance. 

Concrètement, l'élu qui souhaite prendre 1h de délégation doit avertir son manager et son employeur un certain délai à l'avance pour leur permettre de s'organiser. Mais en aucun cas, le manager ne peut demander dans quel contexte et pour quelle mission cette heure de délégation sera utilisée !

Les heures de délégation CSSCT

Les heures de délégation des élus telles que présentées dans ce dossier jusqu'ici ne prennent pas en compte les missions éventuellement liées à l'appartenance à la CCSCT.

La commission de santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) doit ou peut être instaurée au sein du comité social et économique (CSE).

Elle est obligatoire dans toutes les entreprises et tous les établissements distincts d’au moins 300 salariés et dans les établissements présentant certains risques particuliers (quel que soit leur effectif). 

Auparavant, lorsque les instances représentatives du personnel n'étaient pas toutes réunies sous le CSE, les élus du CHSCT disposaient d'heures de délégation spécifiques et distinctes de celles des élus du CE et des DP.

Aujourd'hui, le système a changé. La CSSCT est une commission émanant du CSE, dans laquelle sont nommés des élus (titulaires ou suppléants).

Désormais, le cadre de la mise en place d'une CSSCT (nombre de membres, modalités de désignation parmi les élus du CSE, missions, règles de fonctionnement, y compris les heures de délégation) est défini par un accord collectif d'entreprise ou à défaut d'accord, dans le règlement intérieur du CSE.

Ainsi, l'article L.2315-41 du Code du travail précise qu'un accord d'entreprise fixe les modalités de fonctionnement et le cadre de mise en place des CSSCT en définissant : 

• Le nombre de membres de la ou des commissions.
• Les missions déléguées à la ou aux commissions par le CSE et leurs modalités d’exercice (il s’agira évidemment de missions dans les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail).
• Leurs modalités de fonctionnement, notamment le nombre d’heures de délégation dont bénéficient les membres de la ou des commissions pour l’exercice de leurs missions.
• Les modalités de leur formation conformément aux articles L. 2315-16 à L. 2315-18 du Code du travail (sur cette formation, voir précisions ci-dessous).
• Le cas échéant, les moyens qui leur sont alloués.
• Le cas échéant, les conditions et modalités dans lesquelles une formation spécifique correspondant aux risques ou facteurs de risques particuliers, en rapport avec l’activité de l’entreprise, peut être dispensée aux membres de la CSSCT.

Ainsi, les membres de la CSSCT vont disposer d'heures de délégation supplémentaires de celles qui leur sont déjà accordées au titre d'élu du CSE, mais leur nombre dépend entièrement des modalités de l'accord d'entreprise.

Les heures de délégation du Délégué Syndical

Le délégué syndical (ou DS) assure la représentation du syndicat auquel il appartient et participe à la négociation des conventions ou des accords collectifs. Il bénéficie par ailleurs d’une protection particulière contre le licenciement.

Le délégué syndical représente son syndicat auprès de l’employeur et peut lui formuler des propositions, réclamations ou revendications. Il est également l’interface entre les salariés et l’organisation syndicale à laquelle il appartient.

Pour pouvoir exercer correctement ces différentes missions, les délégués syndicaux disposent par ailleurs d’un crédit d’heures de délégation spécifique.

Dans certaines entreprises, un conseil d’entreprise peut être mis en place par accord d’entreprise ou de branche à la place du CSE, selon la présence ou non d’un délégué syndical. Celui-ci dispose de la faculté de négocier les accords collectifs.

Le délégué syndical qui participe à la négociation d'une convention ou d'un accord collectif possède un crédit d'heures supplémentaires. Ces heures viennent donc en plus de celles détaillées précédemment. Elles sont définies à l'article L.2143-16 du Code du Travail et ne peuvent excéder :

• 12 heures pour une entreprise entre 50 et 150 salariés ;
• 18 heures pour une entreprise entre 151 et 499 salariés.

Le Représentant Syndical au CSE, lorsqu'il ne s'agit pas du DS, va quant à lui bénéficier de 20 heures de délégation dans une entreprise de plus de 500 salariés. Enfin, le RSS (Représentant d’une Section Syndicale) dispose de 4 heures de délégation par mois.

L’utilisation des heures de délégation du délégué syndical

Chaque délégué syndical dispose d’un temps dédié à l’exercice de ses fonctions.  

L’utilisation des heures de délégation du délégué syndical ne doit pas être abusive car l’employeur a la possibilité de contrôler l’utilisation du crédit après avoir payé ces heures.

Une utilisation irrégulière du crédit d’heures peut contraindre celui-ci à demander leur remboursement.

Quand utiliser ses heures de délégué syndical ?

Le crédit d’heures de délégation est attribué au délégué syndical pour lui permettre de s’absenter de son poste de travail afin d'exercer ses missions sans pour autant subir une baisse de salaire. Généralement, ces heures sont donc utilisées sur le temps de travail de l’intéressé.

Néanmoins, les heures du délégué syndical peuvent être prises en dehors du temps de travail si un contexte particulier l’exige.

Les autres moyens des délégués syndicaux pour l’exercice de leurs missions

Mise à disposition de locaux pour le CSE

Outre les heures de délégation, les organisations syndicales peuvent demander à l'employeur la mise à disposition de locaux. 

Dans le cas de collectivités locales, ce sont le maire et le président du conseil départemental ou régional qui déterminent dans quelles conditions ces locaux peuvent être utilisés et si une contribution doit être versée.

Liberté de déplacements dans et hors de l'entreprise

Le délégué syndical dispose d'une liberté de déplacement dans l'entreprise, pour rencontrer les salariés sur leur poste de travail pendant ou en dehors de ses heures de délégation. Il peut par ailleurs se déplacer en dehors de l’entreprise, durant ses heures de délégation, pour exercer ses fonctions.

Sur le même thème :

• Le rôle du représentant du personnel au sein du CSE
• Démission du CSE