Les ordonnances de septembre 2017 ont fusionné toutes les instances représentatives du personnel en un seul et unique Comité Social et Économique, le CSE.
Certaines fonctions de l’ancien dispositif ont été maintenues au sein du nouveau CSE, comme celles de secrétaire et de trésorier. Le bureau du CSE sera constitué de ces deux fonctions, ainsi que leurs éventuels adjoints.
Le rôle du secrétaire du CSE est d’assurer la gestion courante, administrative et quotidienne, nécessaire au fonctionnement du CSE.
- Quelles sont précisément les missions du secrétaire du CSE ?
- Comment sont organisées les réunions et la communication du CSE ?
- Qui désigne le secrétaire du CSE et comment ?
- Quelles sont les règles en matière d’heures de délégation du secrétaire du CSE ?
Le rôle du secrétaire du CSE et ses missions
Préparer avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE
Le nombre de réunions annuelles du comité est fixé dans l’accord d’entreprise. Six réunions par an minimum doivent être prévues.
En l’absence d’accord, la loi fixe le nombre de réunions annuelles du CSE :
- une réunion par mois pour les entreprises d’au moins 300 salariés ;
- une réunion tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés.
Quatre réunions annuelles minimums du CSE doivent être consacrées aux sujets spécifiques de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Une réunion est également obligatoire après un accident ayant entrainé ou pouvant entrainer des conséquences graves sur ces mêmes sujets.
L’ordre du jour du CSE est élaboré conjointement par le président et le secrétaire du CSE. Dans ce rôle de préparation de l’ordre du jour, il doit porter tous les points souhaités par tous les élus du comité.
Important : tous les sujets sur lesquels la consultation du CSE est rendue obligatoire par des dispositions législatives ou réglementaires ou par des accords collectifs, doivent être inscrits de plein droit à l’ordre du jour, par l’employeur ou le secrétaire du CSE.
Rédiger les procès-verbaux des délibérations du CSE
Lors des réunions, la mission du secrétaire du CSE est de rédiger les procès-verbaux qui vont rendre compte des délibérations qui y sont effectuées.
Il est le seul membre du CSE habilité à les rédiger.
À noter : le Code du Travail prévoit également la possibilité que l’employeur ou les élus décident d’avoir recours à l’enregistrement ou la sténographie des réunions du CSE.
Le procès-verbal doit retranscrire tout ce qui est évoqué pendant la réunion du comité et n’est pas soumis à une notion de confidentialité.
Le Code du Travail prévoit que le procès-verbal contienne au moins :
- le résumé des délibérations du CSE ;
- la décision de l’employeur sur les propositions abordées lors de la précédente réunion du CSE.
À noter : le PV ne peut pas contenir d’informations présentées comme confidentielles par l’employeur.
Diffuser les procès-verbaux et gérer la communication
Le secrétaire du CSE doit élaborer et transmettre le procès verbal à l’employeur, au plus tard dans les quinze jours suivant la réunion. Si une autre réunion est prévue dans le délai des quinze jours, il doit être transmis à l’employeur avant cette réunion.
Le procès verbal est ensuite adopté par la majorité des membres du CSE en séance plénière.
D’usage, son adoption se fait lors de la réunion suivante.
Lorsque la consultation du CSE porte sur un licenciement économique, le délai pour établir et transmettre le procès verbal à l’employeur est réduit à 3 jours.
En cas de liquidation ou de redressement judiciaire, le délai est réduit à 24 h.
Une fois adopté, le procès verbal peut être diffusé à l’ensemble des collaborateurs par tous moyens à la disposition du secrétaire du CSE, dans le respect des règles de communication prévues au règlement intérieur du CSE.
Le procès-verbal peut ainsi être affiché sur des panneaux prévus à cet effet ou bien être publié sur le site internet du CSE.
Le secrétaire du CSE est le garant de la communication du CSE vers ses différents interlocuteurs :
- l’employeur ;
- les instances extérieures (inspection du travail, médecine du travail, etc.) ;
- les élus membres du CSE ;
- les salariés.
Formation Secrétaire du CSE
Nous vous aidons dans votre rôle de Secrétaire du CSE . Exemple de thématique :
- Etablir les responsabilités du secrétaire
- S’approprier les moyens et les missions du secrétaire
- Préparer et dérouler efficacement les réunions du CSE
Modalités de communication et d’organisation des réunions
Délais de communication de l’ordre du jour
La préparation de l’ordre du jour du CSE se fait de manière conjointe entre le président et le secrétaire du CSE.
L’ordre du jour est communiqué par l’employeur à l’ensemble des membres du comité, dans un délai de 3 jours minimum avant la tenue de la réunion, mais l’accord peut prévoir des délais plus étendus si nécessaires.
Le secrétaire du CSE doit également transmettre à l’employeur l’ensemble des questions des élus par écrit. Ces questions doivent être remises 2 jours avant la date de réunion du CSE.
À noter : en dehors des réunions annuelles prévues par l’accord d’entreprise ou le dispositif législatif, la réunion du CSE peut se faire à la demande de la majorité de ses membres.
Dans ce cas, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites de fait à l’ordre du jour de la réunion.
Modalités de tenue des réunions
Le CSE se réunit sur convocation de l’employeur. Sauf mention contraire dans l’accord d’entreprise, les réunions du CSE ne peuvent se tenir en visioconférence pas plus de 3 fois par an.
Pour préparer les réunions et l’ordre du jour des réunions du CSE, le secrétaire peut également organiser des réunions préparatoires entre les élus, titulaires et suppléants, par tout moyen.
À noter : Dans le contexte de l’épidémie de coronavirus qu'a connu la France en 2020, l’état d’urgence sanitaire a permis l’application de mesures temporaires et exceptionnelles concernant l’organisation des réunions du CSE.
Elles ont pu se faire à distance, sans limitation et par tout moyen (visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée).
La désignation du secrétaire du CSE
La désignation d’un secrétaire du CSE n’est obligatoire que pour les entreprises de plus de 50 salariés, ainsi que dans les CSE d’établissement et le CSE Central. Dans les CSE d’entreprises de moins de 50 salariés, le secrétaire peut être désigné à chaque séance.
La désignation du secrétaire et du trésorier du CSE s’effectue lors de la première réunion qui suit les élections des membres du comité.
Ne peuvent se présenter au poste de secrétaire du CSE que les membres titulaires. Il en est de même pour le poste de trésorier. Un membre suppléant, le président ou les représentants syndicaux au CSE ne peuvent être désignés secrétaire ou trésorier.
Désignation secrétaire et trésorier CSE ?
Le secrétaire du CSE peut-il être aussi trésorier ? Rien n’interdit, dans les textes, le cumul de secrétaire et trésorier du CSE.
L’élection du secrétaire du CSE
Ce sont les membres titulaires du CSE qui désignent le secrétaire du CSE ainsi que le trésorier. Il s’agit d’un vote à la majorité des membres présents et dont les modalités peuvent être précisées dans le règlement intérieur du CSE. L’employeur, en tant que président du CSE, peut participer à l’élection du secrétaire du CSE, mais pas les représentants syndicaux au CSE.
Lors du vote, les abstentions ou votes blancs ne sont pas pris en compte pour le calcul de la majorité.
Par exemple, si un CSE composé de 9 titulaires organise l’élection du secrétaire du CSE et que les résultats sont :
- 3 titulaires votent pour le candidat A,
- 2 pour le candidat B,
- 3 plus le Président du CSE votent blanc.
En cas d’égalité entre deux candidats, le règlement intérieur du CSE peut préciser les règles pour les départager. À défaut de mention sur ce point, c’est le plus âgé qui sera désigné.
Heures délégation secrétaire CSE
Les crédits d’heures de délégation sont calculés dans la loi selon l’effectif de l’entreprise. Ils peuvent faire l’objet de précisions dans le protocole d’accord préélectoral des élections du CSE.
Ces heures sont disponibles pour l’ensemble des membres élus titulaires du CSE et les représentants syndicaux au CSE.
Dans la loi, le secrétaire du CSE ne dispose pas d’heures de délégation supplémentaires, sauf si cela est prévu dans la convention collective, l’accord d'entreprise ou le protocole d’accord préélectoral.
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Compétences et obligations d’un secrétaire de CSE
Avec un rôle de véritable chef d’orchestre, les compétences du secrétaire du CSE doivent lui permettre d’organiser, rédiger, retranscrire et communiquer toutes les informations, en faisant preuve d’impartialité.
Il doit disposer de bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles. Il doit être à l’aise en communication. Enfin, il doit faire preuve d’un véritable esprit de synthèse.
La formation du secrétaire du CSE peut être assurée à travers la formation obligatoire des membres élus.
Comme l’ensemble des membres de la délégation du personnel, le secrétaire du CSE a un devoir de confidentialité : une obligation de discrétion vis-à-vis de certaines informations ayant un caractère confidentiel.
Le secrétaire adjoint du CSE
Le secrétaire adjoint est désigné parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE, par un vote des membres du CSE et dont les modalités détaillées doivent être précisées dans le règlement intérieur.
Son rôle, qui doit être clairement défini dans le règlement intérieur du CSE, peut porter sur deux points :
- Assister le secrétaire pour la réalisation de certaines de ses missions ;
- Assurer le remplacement du secrétaire du CSE en cas d’absence.
En l’absence du secrétaire du CSE, le secrétaire adjoint devient titulaire et hérite alors de son rôle légal : rédaction de l’ordre du jour, rédaction et diffusion des PV, gestion de la communication, etc.
À noter : la désignation d’un secrétaire adjoint au CSE n’est pas obligatoire. Son rôle et ses missions ainsi que les modalités de sa désignation sont donc à bien définir dans le règlement intérieur du CSE.
Changement, démission ou remplacement du secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE exerce son mandat sur toute la durée de son mandat d’élu. Toutefois, il est possible de changer de secrétaire de CSE en cours de mandat :
- Par sa révocation par la majorité des élus du CSE.
- Par la démission du secrétaire du CSE lui-même.
- De façon momentanée en cas d’absence.
Formation Secrétaire du CSE
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- Etablir les responsabilités du secrétaire
- S’approprier les moyens et les missions du secrétaire
- Préparer et dérouler efficacement les réunions du CSE
Le remplacement du secrétaire du CSE en cas de révocation de sa fonction
Les élus peuvent décider à la majorité des membres du CSE de révoquer le secrétaire. Pour cela, ils doivent se baser sur un motif sérieux, comme des erreurs ou des retards dans les convocations ou les procès-verbaux. Un secrétaire peut également être révoqué s’il n’a pas respecté les règles du règlement intérieur.
À noter : Il est aussi possible de prévoir, dans le règlement intérieur, la possibilité de révoquer le secrétaire ainsi que ses modalités.
Pour cela, il faudra l’inscrire à l’ordre du jour d’une réunion CSE. Il sera également nécessaire d’ajouter la nouvelle désignation du secrétaire si la révocation est votée, selon la procédure habituelle.
Dans la pratique, le secrétaire titulaire va s’expliquer auprès des autres membres qui ensuite voteront à la majorité sa révocation ou non.
À noter : L’élu conservera son mandat en tant que titulaire du CSE.
Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet de la révocation et en savoir plus sur la révocation d’un élu, consultez notre article : CSE inefficace & Révocation d’un membre : comment faire ?
Le remplacement du secrétaire en cas d’absence
Lorsque le secrétaire est absent (congés, maladie, etc.), le CSE a besoin de le remplacer afin de garantir sa bonne organisation. En effet, sans ordre du jour et sans procès-verbal, le CSE ne peut pas fonctionner.
Pour cela, plusieurs solutions sont possibles en fonction des choix qui ont été faits au préalable.
En effet, comme vu précédemment, son adjoint pourra le remplacer ou dans le cas où le comité n’en n’aurait pas désigné alors, les élus peuvent choisir un nouveau secrétaire par intérim ou secrétaire de séance. Celui-ci pourra être désigné en début de réunion et aura pour mission d'établir le procès-verbal et le prochain ordre du jour si le secrétaire n’est pas revenu. La désignation s’effectue à la majorité des membres présents, président compris.
Selon l’article L.2314-37 du Code du travail, il est possible de choisir un suppléant en tant que secrétaire adjoint, cependant il devra obligatoirement être titulaire en cas d’absence du secrétaire.
Le remplacement du secrétaire du CSE en cas de démission
Le secrétaire du CSE peut démissionner notamment s’il estime qu’il n’a pas le temps d’exercer son rôle correctement. Il peut présenter sa démission en réunion du CSE. Elle sera alors consignée dans le procès-verbal. Il peut aussi rédiger une lettre au président du CSE pour annoncer sa démission.
Le remplacement du secrétaire du CSE s’effectue dans les mêmes conditions que sa désignation initiale : par un vote à la majorité des membres présents à la prochaine réunion du CSE.
Le remplacement du secrétaire en cas de départ de l’entreprise
En cas de départ de l’entreprise, le mandat prend fin automatiquement à la fin du préavis.
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