Lettre de licenciement : comment réagir, cas et modèles

Le contrat de travail est un contrat d’engagement professionnel entre deux parties ayant la volonté commune de s’engager. L’employeur s’engage donc sur un contrat à durée déterminée ou indéterminée. Cependant, l’employeur peut mettre fin avant terme au CDD et rompre le CDI.  

Les raisons motivant la décision de l’employeur peuvent être multiples, que ce soit d’ordre économique, disciplinaire ou relatives aux mauvaises performances de l’employé. 

La forme officielle de la rupture du contrat de travail à l’initiative de l’employeur est une notification de licenciement (ou lettre de licenciement).

La procédure tout comme le formalisme de contenu de la lettre de licenciement sont encadrés par le Code du travail. 

Découvrez sur cette page les points importants à vérifier.

Quels sont les motifs et conséquences d’un licenciement ?

Le licenciement est un droit inhérent de l’employeur à condition d’être justifié. Un employeur ne peut pas licencier sans cause valide.

Il a la possibilité de prendre la décision d’un licenciement collectif (licenciement de plusieurs employés) ou individuel. 

Le licenciement collectif est généralement motivé par des raisons économiques et la situation précaire de l’employeur qui ne peut plus offrir de travail à une partie de ses employés.

Le motif du licenciement personnel doit reposer sur ce qu’on appelle une cause réelle et sérieuse. Si le motif de licenciement est invalide ou interdit par la loi, le salarié peut contester son licenciement.

Les motifs du licenciement individuel sont :

• Le licenciement pour motif disciplinaire (faute du salarié)
• Le licenciement pour motif non disciplinaire (insuffisance de résultats)

La cause réelle et sérieuse est établie selon des critères complémentaires au nombre de trois :

1. La cause du licenciement est actée par des faits réels
2. La cause du licenciement est précise et vérifiable
3. La cause du licenciement est proportionnelle à la sanction et suffisamment importante pour justifier la rupture du contrat de travail.

Quels sont les motifs de licenciement invalides ou interdits ?

Les motifs de licenciement suivants sont interdits par la loi. 

Ils peuvent être annulés par le juge du CPH et dans certains cas faire l’objet de dédommagements du salarié et de poursuites de l’employeur.

• Licenciement pour discrimination
• Licenciement en violation des libertés fondamentales d’expression, de la liberté syndicale, de la liberté religieuse, du droit de retrait du salarié…
• Licenciement pour signalement ou témoignage d’un délit 
• Licenciement d’un salarié lanceur d’alerte
• Licenciement en conséquence d’une action en justice en matière de discrimination ou de harcèlement
• Licenciement ne respectant pas la protection liée à la maternité ou à la paternité
• Licenciement ne respectant pas la protection liée à l’accident du travail ou à la maladie professionnelle
• Licenciement ne respectant pas la protection de certaines catégories de salariés (élus syndicaux, CSE…)
• Licenciement à l’encontre du droit de grève, etc.

C’est le juge du conseil de prud’hommes qui pourra statuer sur le caractère légitime d’un motif de licenciement.

Quelles sont les conséquences d’un licenciement ?

• Le contrat de travail est rompu, ainsi que la rémunération et les avantages sociaux
• Les cotisations à la retraite sont interrompues
• La mutuelle d’entreprise et la couverture sociale particulière sont interrompues
• Le droit aux congés payés est interrompu
• Le salarié licencié reçoit des indemnités de licenciement.
• Le salarié licencié doit s’inscrire comme demandeur d’emploi et demander des indemnités de chômage.
• Dans certains cas graves, le salarié peut être poursuivi au pénal (vol, violences, etc.)
• Le salarié reçoit son solde de tout compte.
• Le salarié perd l’usage des équipements compris dans son contrat de travail (véhicule de fonction, logement, ordinateur, salle de sport, garderie…)

Retour sur la procédure de licenciement

Toute procédure de licenciement suit un ordre précis :

1. L’infraction ou la cause de licenciement est constatée/actée.
2. Le salarié est convoqué à un entretien préalable pendant lequel les faits lui sont exposés. Il pourra répondre et se défendre, l’employeur étant réputé ne pas avoir pris sa décision à ce moment-là.
3. Si la décision de l’employeur est confirmée, la lettre de licenciement est envoyée.
4. Le salarié effectue son préavis de fin de contrat.
5. Le contrat prend fin et le salarié reçoit son solde de tout compte et les documents de fin de contrat.

Quel délai entre la convocation et l’entretien préalable ?

L’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable en vue d’un licenciement par courrier recommandé avec accusé de réception, ou remise en main propre contre signature.

Il faut respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables (sauf en cas de mise à pied conservatoire) entre la réception de la convocation et la date prévue de l’entretien.

Ces 5 jours permettent au salarié d’organiser sa défense, de trouver un accompagnant pour l’entretien s’il le souhaite, etc.

À quel moment de la procédure reçoit-on la lettre de licenciement ?

Une fois la décision de licenciement prise par l’employeur, celui-ci doit notifier le salarié de sa décision par courrier recommandé avec accusé de réception, ou remise en main propre contre signature.

L’employeur doit respecter un délai minimum de 2 jours ouvrables à compter de la date de l’entretien pour envoyer sa lettre.

Suite à la réception de la lettre de licenciement (notification de licenciement), le salarié dispose d’un délai de 15 jours pour demander des précisions à son employeur.

La notification de licenciement est généralement suivie du préavis de fin de contrat, sauf quand celui-ci est levé.

Quelles sont les mentions obligatoires de la lettre de licenciement ?

Selon la motivation du licenciement, la procédure varie et le contenu de la lettre de licenciement change également.

Voici les mentions obligatoires de la notification de licenciement dans chaque cas.

Lettre de licenciement pour motif personnel (non disciplinaire)

Comme pour chaque notification de licenciement, cette lettre doit préciser le motif : ici, que le motif est personnel et non disciplinaire. 

L’employeur doit indiquer s’il s’agit d’une insuffisance professionnelle, d’un trouble objectif caractérisé ou d’absences injustifiées par exemple. L’employeur est seul juge quant à la précision des détails à donner.

En cas d’insuffisance professionnelle, il faudra apporter des preuves concrètes et vérifiables de l’insuffisance ou les mettre à disposition de l’employé s’il demande des précisions par la suite. Même chose s’il s’agit d’un abandon de poste.

En cas de troubles sur les objectifs, l’employeur procédera à l’identification de l’acte ou du comportement de l’employé ayant porté préjudice au bon fonctionnement de l’entreprise aussi bien dans les locaux qu’à l’extérieur. La position hiérarchique de l’employé entre en ligne de compte.

L’employeur doit notifier s’il exige un préavis ou non de la part de l’employé.

Lettre de licenciement pour motif disciplinaire

L’employeur dispose de 2 mois après les faits pour déclencher la procédure de licenciement disciplinaire. Au-delà il y a prescription.

L’objet de la notification de licenciement disciplinaire doit mentionner qu’il s’agit d’un licenciement pour faute. La faute doit être qualifiée : sérieuse, grave ou lourde.

L’employeur devra présenter lors de l’entretien les preuves concrètes et vérifiables du motif disciplinaire ou les mettre à disposition de l’employé s’il demande des précisions par la suite. 

L’employeur devra préciser si l’employé est exonéré du préavis si son maintien est impossible dans l’entreprise. L’employeur devra préciser si l’employé fait l’objet d’une mise à pied à titre conservatoire pendant la procédure de licenciement.

Selon la gravité des faits reprochés, l’employeur pourra indiquer qu’il se réserve le droit de poursuites et demandes en dédommagements. 

Les répercussions selon la gravité des fautes reprochées devront être précisées (absence d’indemnités par exemple).

Lettre de licenciement pour inaptitude

En cas d’inaptitude au poste déclarée par le médecin du travail, l’employeur a un mois pour reclasser ou licencier le salarié.

Si l’option retenue est le licenciement, la notification doit préciser qu’il s’agit d’un licenciement pour inaptitude sans possibilité de reclassement. 

La notification de licenciement pour inaptitude doit préciser les recommandations du médecin concernant le travail du salarié, ainsi que les efforts consentis par l’entreprise pour le reclasser. 

L’employeur doit justifier l’impossibilité de reclassement (exemples : absence de poste disponible ou potentiels préjudices à la santé de l’employé), y compris dans ses diverses branches et filiales s’il y a lieu.

Lorsque l’inaptitude est d’origine professionnelle (maladie professionnelle ou accident du travail), l’employeur fait mention de l’attribution d’une indemnité spéciale de licenciement ayant une double valeur comparée à l’indemnité légale de licenciement.

Lettre de licenciement pour motif économique individuel

La notification de licenciement économique individuel doit mentionner des difficultés économiques insurmontables, ou des besoins de réorganisations et de compétitivité de l’entreprise.

La lettre doit mentionner la référence de l’ordonnance judiciaire prononcée par le juge-commissaire ou le tribunal de commerce s’il y a lieu.

La lettre mentionne également le cas échéant les offres de réadaptation déclinées ou le refus par l’employé d’une modification d’un élément essentiel du contrat de travail, ou le refus d’un reclassement ou d’adhésion aux dispositions de sécurisation professionnelle.

Les modalités du préavis doivent également être précisées, ainsi que la priorité de réembauche pendant un an si l’employé en fait la demande dans un délai de 8 jours.

Lettre de licenciement collectif

La notification de licenciement collectif doit préciser le motif économique du licenciement, la possibilité de bénéficier d’un contrat de sécurisation professionnelle (CSP), si l’entreprise possède moins de 1 000 salariés ou l’impossibilité de reclassement, la possibilité de bénéficier d’une priorité de réembauche pendant 1 an à dater de la rupture du contrat et les conditions de sa mise en œuvre

Le délai d’envoi de la lettre de licenciement dépend de l’effectif de l’entreprise. Cependant, une convention ou un accord collectif de travail peut prévoir des délais plus favorables aux salariés.

Modèles de lettre de licenciement officielles

Depuis l’ordonnance Macron du 22 septembre 2017, d’importantes modifications ont été apportées afin de sécuriser la rupture du contrat de travail. Le cadre réglementaire a été assoupli :

• auparavant, une lettre de licenciement avec des omissions pouvait être transformée en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Désormais le motif de licenciement peut être précisé a posteriori sur demande du salarié.
• le barème des dommages et intérêts en cas de licenciement injustifié a été modifié.
• le motif de licenciement est maintenant apprécié à l’échelle des sociétés du même groupe établies en France, et plus à l’international.

Dans le cadre de ces ordonnances, le Journal Officiel a également publié par décret n° 2017-1820 plusieurs modèles types de lettres pour notifier le licenciement, en application des dispositions citées ci-dessus.

Il existe 6 modèles officiels. Ce ne sont pas des modèles obligatoires pour les notifications de licenciement, mais ils facilitent la rédaction de celles-ci.

Modèle de lettre de licenciement pour motif personnel disciplinaire (faute sérieuse, grave ou lourde)

Madame, Monsieur…,

Suite à notre entretien qui s’est tenu le… (date à compléter), nous vous informons de notre décision de vous licencier pour les motifs suivants :… (S’il est reproché une faute lourde, mentionner l’intention de nuire à l’entreprise).

(Si le salarié est un salarié protégé, ajouter : Votre licenciement a fait l’objet d’une autorisation de l’inspecteur du travail (ou du ministre du travail) en date du… (date à compléter).)

Vous restez tenu d’effectuer votre préavis d’une durée de… (durée du préavis à compléter), qui débutera à la date de première présentation de cette lettre. 

OU

Nous vous dispensons d’effectuer votre préavis qui débute le… (date présumée de première présentation de cette lettre à compléter) et se termine le… (date à compléter selon la durée du préavis), date à laquelle vous quitterez les effectifs de l’entreprise. Votre salaire continuera de vous être versé durant cette période. 

OU

Compte tenu de la gravité des faits qui vous sont reprochés, votre maintien dans l’entreprise est impossible. Votre licenciement prend donc effet immédiatement, sans indemnité de préavis ni de licenciement.

Vous avez fait par ailleurs l’objet d’une mise à pied à titre conservatoire qui vous a été notifiée le… (préciser la date). Dès lors, la période non travaillée du… (indiquer la date de début de la mise à pied) au… (indiquer la date de la notification du licenciement) ne sera pas rémunérée. 

À l’expiration de votre contrat de travail, nous tiendrons à votre disposition [ou] nous vous remettrons [ou] nous vous adresserons par courrier votre certificat de travail, votre reçu pour solde de tout compte et votre attestation Pôle emploi.

Modèle de lettre de licenciement pour inaptitude

Madame, Monsieur…,

Suite à notre entretien qui s’est tenu le… (date à compléter), nous vous informons de notre décision de vous licencier, en raison de votre inaptitude à occuper votre emploi, constatée le… (date à compléter) par le médecin du travail et en raison de l’impossibilité de vous reclasser. 

En effet, les recherches qui ont été menées en vue de votre reclassement, après consultation du comité social et économique (s’il existe), tenant compte des conclusions du médecin du travail ainsi que de nos échanges, n'ont pas permis de trouver un autre emploi approprié à vos capacités, parmi les emplois disponibles (préciser, le cas échéant, les recherches effectuées et le contenu des échanges avec le salarié et le médecin du travail. Si l'entreprise appartient à un groupe de sociétés, préciser quelles ont été les recherches effectuées dans les autres entreprises du groupe, situées sur le territoire national).

OU

 Suite à notre entretien qui s'est tenu le… (date à compléter), nous vous informons de notre décision de vous licencier en raison de votre inaptitude à occuper votre emploi, constatée le… (date à compléter) par le médecin du travail et en raison de l'impossibilité de vous reclasser, compte tenu de la mention expresse dans l'avis du médecin du travail que votre maintien dans un emploi serait gravement préjudiciable à votre santé (ou que votre état de santé fait obstacle à tout reclassement dans un emploi).

Votre contrat de travail prend fin à la date d'envoi de cette lettre, soit le… (date à compléter). Vous n'effectuerez donc pas de préavis. 

Nous tiendrons à votre disposition [ou] nous vous remettrons [ou] nous vous adresserons par courrier votre certificat de travail, votre reçu pour solde de tout compte et votre attestation Pôle emploi.

Modèle de lettre de licenciement pour motif personnel non disciplinaire

Madame, Monsieur…,

Suite à notre entretien qui s'est tenu le… (date à compléter), nous vous informons de notre décision de vous licencier pour les motifs suivants :(énoncer les faits de façon précise et objective. Ils doivent être matériellement vérifiables : lieux, dates, circonstances, contexte, etc., et imputables personnellement au salarié) et (énoncer les perturbations dans l'entreprise : faits précis, objectifs, matériellement vérifiables, puis préciser les raisons qui empêchent une solution de remplacement temporaire du salarié).

Vous restez néanmoins tenu d'effectuer votre préavis d'une durée de… (durée du préavis à compléter), qui débutera à la date de première présentation de cette lettre. 

À l'expiration de votre contrat de travail, votre certificat de travail, votre reçu pour solde de tout compte et votre attestation Pôle emploi vous seront remis (ou adressés par courrier).

Modèle de lettre de licenciement pour motif économique individuel

Madame, Monsieur…,

À la suite de notre entretien qui s'est tenu le… (date à compléter), nous vous informons de notre décision de vous licencier pour le (s) motif (s) économique (s) suivant (s) dans les conditions posées à l'article L. 1233-3 du Code du travail (énoncer de manière précise les difficultés économiques ou la réorganisation de l'entreprise nécessaire à la sauvegarde de la compétitivité, ou les mutations technologiques, ou la cessation d'activité de l'entreprise).

En dépit des recherches que nous avons effectuées au sein de notre (entreprise ou groupe le cas échéant), conformément à l'article L. 1233-4 du Code du travail, nous n'avons pas trouvé de poste de reclassement à.

À l'issue de la dernière réunion des représentants du personnel en date du… (date à compléter), nous vous avons proposé le bénéfice du contrat de sécurisation professionnelle. Par lettre du… (date à compléter), vous nous avez fait connaître votre refus d'adhérer au dispositif.

Vous restez néanmoins tenu d'effectuer votre préavis d'une durée de… (durée du préavis à compléter), qui débutera à la date de la première présentation de cette lettre.

Vous pouvez bénéficier d'une priorité de réembauche pendant une durée d'un an à compter de la date de prise d'effet de votre licenciement, si vous en faites la demande par écrit dans ce même délai.

À l'expiration de votre contrat de travail, nous tiendrons à votre disposition ou nous vous remettrons ou nous vous adresserons par courrier votre certificat de travail, votre reçu pour solde de tout compte et votre attestation Pôle emploi.

Modèle de lettre de licenciement pour les petits licenciements collectifs 

Madame, Monsieur…,

À la suite de notre entretien qui s'est tenu le… (date à compléter) (en cas d'absence des institutions représentatives du personnel), nous vous informons de notre décision de vous licencier pour le (s) motif (s) économique (s) suivant (s) dans les conditions posées à l'article L. 1233-3 du Code du travail (énoncer de manière précise et objective les raisons économiques).

Lors de notre entretien préalable ou à l'issue de la dernière réunion des représentants du personnel en date du… (date à compléter), nous vous avons proposé le bénéfice du contrat de sécurisation professionnelle. Par lettre du… (date à compléter), vous nous avez fait connaître votre refus d'adhérer au dispositif.

Vous restez néanmoins tenu d'effectuer votre préavis d'une durée de (durée du préavis à compléter), qui débutera à la date de la première présentation de cette lettre.

Vous pouvez bénéficier d'une priorité de réembauche pendant une durée d'un an à compter de la date de prise d'effet de votre licenciement, si vous en faites la demande par écrit dans ce même délai.

 À l'expiration de votre contrat de travail, nous tiendrons à votre disposition ou nous vous remettrons ou nous vous adresserons par courrier votre certificat de travail, votre reçu pour solde de tout compte et votre attestation Pôle emploi.

Comment demander des précisions sur un motif de licenciement ?

Chaque lettre de licenciement doit se terminer par ce paragraphe, qui informe le salarié licencié sur ses droits :

Vous pouvez faire une demande de précision des motifs du licenciement énoncés dans la présente lettre, dans les quinze jours suivant sa notification par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé.

Nous avons la faculté d'y donner suite dans un délai de quinze jours après réception de votre demande, par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé. Nous pouvons également, le cas échéant et dans les mêmes formes, prendre l'initiative d'apporter des précisions à ces motifs dans un délai de quinze jours suivant la notification du licenciement. 

Le salarié licencié peut demander dans les 15 jours suivants la notification de son licenciement des précisions sur les motifs énoncés dans la lettre.

Cette demande devra se faire par courrier recommandé avec avis de réception. L’employeur a à nouveau 15 jours pour répondre. 

L’employeur est libre de décider s'il s'avère nécessaire d’apporter des précisions sur les motifs initialement exprimés dans la lettre ou si ceux-ci sont suffisamment précis et objectifs.

Comment réagir lors de la réception d’une notification de licenciement ?

Bien que la mission de CSE ne soit pas spécifiquement liée aux situations de licenciement, le CSE a toutefois un rôle à jouer pour accompagner le salarié qui le demande avant, pendant et après sa procédure de licenciement.

Rôle d’assistance auprès de l’employé : le salarié qui reçoit une convocation à un entretien préalable de licenciement a le droit d’être assisté par un élu du Comité.

En amont de cet entretien, le CSE pourra préparer le salarié convoqué en lui donnant toutes les informations utiles sur ses droits et lui présenter les suites possibles.

Si le membre du CSE accompagne le salarié à son entretien préalable, sa fonction est celle de témoin des échanges entre les parties, et il a la possibilité de poser des questions et de demander des précisions. Il peut également prendre des notes. Après l'entretien, le membre du CSE pourra récapituler la situation à l'employé.

Le CSE peut également orienter l’employé vers des avocats spécialistes en droit du travail, des représentations syndicales ou le conseil des prud’hommes.

Le CSE pourra se prononcer sur les raisons économiques, le nombre de postes à supprimer, les catégories professionnelles concernées, l’ordre des licenciements, et le calendrier prévisionnel de la procédure de licenciement collectif.

Dans le cas d’un licenciement pour inaptitude, le CSE doit donner un avis sur la ou les proposition(s) de reclassement et peut à son tour faire des propositions.