Livret d’accueil d’entreprise 2024 | Mise en place & modèle

L’accueil des nouveaux arrivants est un enjeu pour transmettre la culture d’entreprise, faire se sentir bienvenus les employés qui arrivent et assurer une mise en route optimale.

Proposer un livret d’accueil en entreprise pour les nouveaux salariés est l’une des façons d’intégrer les nouveaux, de donner une bonne image de votre l’entreprise et aussi, très pragmatiquement, de se conformer à certaines obligations légales d'information.

Trouvez dans ce guide pratique des exemples, modèles gratuits à télécharger et des conseils d'applications.

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil des nouveaux employés ?

Un livret d'accueil des nouveaux employés, ou livret d’accueil en entreprise est un document distribué aux nouveaux arrivants afin de leur transmettre l’essentiel des informations nécessaires pour faciliter leur intégration.

C’est un document de Ressources Humaines et de communication interne qui passe en revue des infos sur la culture d’entreprise, les questions administratives et pratiques.

Selon la taille de l'entreprise, le secteur d’activité et le poste, le contenu peut varier mais on retrouve généralement a minima une présentation de l’entreprise, les procédures, règlements et politiques, et les fiches de sécurité. 

À quoi sert un livret d’accueil d'entreprise ?

Le livret d’accueil est un peu la Bible du nouvel employé, pour toute question générale qu’il pourrait avoir sur l'entreprise. Le livret contient également des informations obligatoires, notamment sur la sécurité et le règlement intérieur.

1. Lors de son premier jour, le nouvel employé devra parcourir le livret, un peu comme le premier chapitre de sa formation à son nouveau poste.
2. Dans un second temps, si certains points ne sont pas clairs, il pourra poser des questions aux Ressources humaines.

Pour le nouvel employé

• Des informations claires, auxquelles se référer en tout temps
• Une adaptation et intégration du salarié plus rapides
• Des renseignements pratiques
• Un outil d'orientation

Pour l’employeur

• Une intégration efficace
• Un gain de temps en formation
• L’assurance que les valeurs sont transmises
• Une communication uniforme
• Une productivité accrue
• La conformité légale
• La sensibilisation à la sécurité au travail

Pour le CSE et les RH

• La connaissance du rôle du CSE
• La transmission des informations sur les droits des salariés
• Une information sur les avantages sociaux
• Les possibilités de formation
• La promotion des activités du CSE
• La sensibilisation aux procédures de plainte
• La liste des ressources CSE

Livret d’accueil en entreprise : est-ce obligatoire ?

Hormis pour les établissements de soins de santé où le livret d'accueil du personnel est obligatoire, pour le reste des entreprises, il n’y a pas d'obligation légale spécifique imposant la création d'un livret d'accueil pour les nouveaux employés, mais l’employeur a l’obligation de communiquer aux nouveaux employés un certain nombre d’informations, tel que prévu aux dispositions du Code du travail (article L1221-3 ) :

• éléments du contrat de travail 
• convention collective applicable
• période d'essai
• dispositions en matière de durée du travail et de repos
• coordonnées de la caisse de retraite complémentaire

Par ailleurs, l’article L4141-2 du Code du travail prévoit explicitement que l’employeur doit organiser une formation sur la sécurité lors de l’embauche.

Là encore, le livret d’accueil peut contenir les fiches d’information relatives à la sécurité et à la santé au travail. L’employeur adhère ainsi à son obligation légale.

Les 5 contenus qui composent le livret d'accueil

Le contenu spécifique d'un livret d'accueil peut varier, puisqu’il n’est pas obligatoire.

Toutefois, il sera organisé selon un sommaire assez classique : 

Présentation de l'entreprise

• Historique
• Mission et valeurs
• Organigramme 
• Règlements internes 
• Politiques en matière de harcèlement, de discrimination et de respect au travail
• Politique de confidentialité
• Politique de congés
• Jours fériés
• Politiques de sécurité au travail
• Annuaire

Conditions d'emploi

• Fiche de poste
• Type de contrat de travail
• Durée du travail
• Période d'essai
• Lieu de travail
• Avantages sociaux et compensations
• Opportunités de formation

Santé et sécurité au travail

• Consignes de sécurité
• Procédure d'évacuation
• Règles de prévention des accidents
• Informations sur les premiers secours

Technologies et outils

• Accès aux systèmes informatiques
• Politiques d'utilisation des équipements
• Formation sur les logiciels 

CSE

• Site du CSE & communication
• Liste des activités du CSE et salariés

Comment rédiger un livret d’accueil des nouveaux employés ?

La conception, la rédaction, la distribution et la mise à jour d'un livret d'accueil des salariés nécessitent une méthodologie et un effort collectif.

Une seule personne ne peut pas être responsable de rédiger le contenu. Il faut que chaque chapitre du livret d'accueil soit rédigé par l’équipe compétente.

Le processus peut se dérouler comme suit :

1. Les RH ou la direction identifient le contenu essentiel et la table des matières, notamment selon les informations obligatoires
2. Le public est déterminé, y compris les variations par poste (un livret d’accueil pour les employés, un pour les cadres). L’équipe de rédaction est mise en place, en sollicitant le CSE, les personnes chargées de la sécurité et des secours…
3. Des consignes de rédaction sont distribuées.
4. Des supports visuels sont centralisés par les RH.
5. Le département de la communication se charge de la mise en page et de l’impression du livret.
6. Les RH se chargent de sa distribution aux nouveaux embauchés.
7. Une version numérique est mise à disposition sur le serveur général de l'entreprise.

Le livret d’accueil sera remis aux nouveaux employés le jour de leur arrivée, avant toute formation. Il leur sera accordé le temps de le passer soigneusement en revue. 

Un modèle livret d'accueil PowerPoint peut également être préparé pour le présenter en séance d’accueil des nouveaux, dans le cadre d’une embauche collective.

Il peut s'agir d’un bon moment pour recueillir les commentaires de nouveaux arrivants sur ce qu'ils ont pensé du livret d'accueil, les informations qu’ils auraient aimé y trouver…

Régulièrement, les RH coordonnent une mise à jour du livret d’accueil en interrogeant les divers acteurs (CSE, médecine du travail etc.) sur les nouveautés ou modifications à intégrer.

Modèle livret d'accueil :  exemples et idées

Vous trouverez de nombreux modèles de livret d’accueil Word, sur des sites comme le site de modèles Microsoft Office Templates, sur Canva ou Smartsheet.

Il vous suffit de personnaliser le contenu et d’utiliser votre charte graphique, mais ces sites proposent des mises en page dynamiques et attractives.

Sur les forums et sites professionnels de RH ou de secteurs industriels, il est également possible de trouver des exemples de livrets d’accueil propres à chaque secteur.

EXEMPLE DE STRUCTURE D’UN LIVRET D’ACCUEIL D’ENTREPRISE

Source CSE-guide.fr

Voici une structure de base que vous pourriez utiliser pour votre livret d'accueil :

Page de couverture

• Logo de l'entreprise Titre : "Livret d'accueil"
• Sous-titre : "Bienvenue chez [Nom de l'Entreprise]"

Message de bienvenue

• Une lettre de bienvenue de la part de la direction
• Philosophie et valeurs de l'entreprise

Présentation de l'entreprise

• Histoire et évolution de l'entreprise
• Organigramme
• Description des différents départements et de leurs rôles

Informations pratiques

• Horaires de travail
• Politiques de l'entreprise (code vestimentaire, éthique, etc.)
• Informations sur la paie et les avantages sociaux
• Fonctionnement et règles sur le télétravail

Guide du nouvel employé

• Processus d'intégration et de formation
• Outils et ressources disponibles (intranet, logiciels, etc.)
• Personnes-ressources (RH, gestionnaires, etc.)

Sécurité et santé au travail

• Règles de sécurité
• Procédures en cas d'urgence
• Programme de santé et de bien-être

Vie de l'entreprise

• Calendrier des événements et activités
• Groupes et comités de l'entreprise
• Opportunités de développement professionnel

FAQs et contacts utiles

• Réponses aux questions fréquemment posées
• Contacts internes importants

Conclusion et encouragements

• Message de clôture encourageant l'engagement et la participation

Annexes

• Plan du site
• Formulaires importants
• Autres documents pertinents

Ou opter pour une application de livret d’accueil numérique. Le format application smartphone est très apprécié, en particulier chez les jeunes salariés ou dans l’univers des start-ups. On peut lister notamment : 

• Applipro.fr : livret d'accueil numérique
• StyQR.fr : livret d'accueil digital
• Eurecia.com : outil d’onboarding

Qui est responsable de la rédaction du livret d’accueil ?

Selon la taille de l’entreprise, la préparation du livret d’accueil peut être confiée à une seule personne, à un service de RH, ou à une équipe multiservices.

Ce sont souvent les RH qui supervisent le projet de création d’un livret d’accueil en entreprise, même s' il peut être rédigé à plusieurs mains.

Certaines entreprises choisissent d’impliquer les employés pour partager des avis sur l’entreprise ou des suggestions.

À l’heure où les tous premiers jours du contrat de travail sont décisifs pour la rétention des employés (un quart des nouveaux embauchés quittent l’entreprise les 45 premiers jours) le processus d’onboarding est crucial.