Dans les entreprises possédant un CSE, chaque membre élu titulaire bénéficie d’un nombre minimum d’heures de délégation qui varie en fonction de l’effectif de l’entreprise. Pour faciliter la gestion de ces heures, certains prestataires proposent des applications de gestion des heures de délégation.
- Quels sont les avantages des applications de gestion des heures de délégation ?
- Quelles sont leurs fonctionnalités ?
- Comment choisir un prestataire pour son application de gestion des heures de délégation ?
Dans cet article, nous ferons le point sur les informations à connaître et à prendre en compte afin de choisir la meilleure application de gestion des heures de délégation pour chaque CSE.
Rappel sur les heures de délégation
Les membres titulaires du CSE bénéficient d’heures de délégation afin d’exercer leurs fonctions, sans subir de perte de salaire.
Selon l’article L.2315-7 du Code du travail, le nombre d’heures de délégation est variable en fonction de l’effectif de l’entreprise, mais doit être au minimum de :
- 10 heures par mois pour les entreprises de 11 à 49 salariés ;
- 16 heures par mois lorsque l’entreprise compte au moins 50 salariés.
Pour en savoir plus sur les heures de délégation, n’hésitez pas à consulter notre guide complet : Tout savoir sur les heures de délégation CSE (Guide 2024).
Les difficultés liées au suivi des heures de délégation des élus
Certaines règles liées au suivi des heures et particulièrement à l’utilisation des crédits sont complexes, c’est pourquoi les applications de suivi permettent d’en simplifier la gestion.
La mutualisation des heures de délégation
Une des difficultés d’un suivi manuel vient de la mutualisation des heures de délégation. En effet, les élus peuvent se répartir les heures entre eux à condition qu’ils ne dépassent pas plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation d’un élu titulaire.
Par exemple, un élu qui dispose de 26 heures de délégation mensuelle ne pourra pas en utiliser plus de 39 heures par mois (26 heures x 1,5) et ceci, peu importe le nombre d’heures restantes.
Un titulaire peut donner des heures plusieurs fois dans le mois, à plusieurs élus qu’ils soient titulaires ou suppléants.
Le report des heures de délégation
Une autre difficulté vient du report des heures de délégation. En effet, celles-ci peuvent être reportées cumulativement sur 12 mois glissants.
Cependant, comme précédemment, ce report éventuel ne peut pas permettre à un élu du CSE d’utiliser plus d’une fois et demie le crédit d’heure auquel il a droit par mois.
Par exemple :
- un élu dispose de 22 heures de délégation chaque mois, pour le mois de janvier, il n'en n'a utilisé que 10 heures.
- Par conséquent, 12 heures vont se reporter dans son compteur, qu'il pourra utiliser (ou mutualiser) pendant 12 mois glissants.
- Si en février, il n'utilise aucune heure de délégation, ses 22 heures vont s'ajouter au 12 heures précédentes et début mars l'élu disposera de 34 heures dans son compteur, mais pourra n'en utiliser que 33 (22 heures x 1,5) sur ce mois.
Ces règles complexes rendent donc difficile le suivi des heures de délégation d’autant plus quand le nombre d'élus est important. C’est pourquoi les applications de suivi des heures de délégation peuvent être un outil efficace, qui permet de soulager les élus d’une tâche chronophage et qui permet une gestion sans erreurs tant pour les élus que pour la direction.
Quels objectifs ont les applications de gestion des heures de délégation ?
Chaque entreprise peut trouver ses propres intérêts à l’utilisation d’une application de gestion des heures de délégation. Cependant, 2 grands objectifs se dégagent et sont en partie liés à la complexité du suivi des heures.
Faciliter la gestion et le suivi des heures de délégation des élus CSE
La gestion manuelle des heures de délégation, comme vue précédemment, peut être compliquée à suivre d’autant plus que l’entreprise est grande. À titre d’exemple, et en ne parlant que des élus CSE, une entreprise comptant 7 500 salariés doit posséder un CSE de 32 élus titulaires ayant chacun au minimum un total de 31 heures de délégation mensuelle, soit un total de 992 heures mensuelles.
Cela peut vite être fastidieux d’effectuer un suivi efficace des heures de délégation en prenant en compte les règles énumérées ci-dessus.
De plus, la communication est plus simple et plus fluide, car ce type d’application contient en général un outil de messagerie intégrée et de notification automatique. Ces services associés permettent ainsi une meilleure coordination entre élus et avec l’employeur et peuvent éviter certains malentendus.
Assurer la transparence et la conformité avec la législation
Une application de gestion des heures de délégation permet enfin une plus grande transparence avec des compteurs visibles pour chaque élu, ainsi que des alertes ou blocages qu’il est possible de paramétrer.
Par exemple, un élu ne pourra pas par erreur de calcul se tromper et prendre plus d’heures qu’il ne le peut sur un mois. Le report ou la mutualisation des heures est géré automatiquement et apparaît avec des règles claires, ainsi le risque d’irrégularité diminue fortement.
Cet avantage est également utile à l’employeur, car il peut permettre d’éviter des erreurs de calcul lors de la comptabilisation des heures par les responsables RH, ou de vérifier de façon simple la conformité avec la législation.
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Quelles sont les principales fonctionnalités des applications de gestion des heures de délégation ?
En fonction des prestataires, plusieurs fonctionnalités peuvent être intégrées aux applications de gestion des heures de délégation.
Les principales fonctionnalités sont :
- Le suivi des heures avec l’enregistrement et la validation des heures de délégation.
- La génération de rapports et de statistiques pour le suivi et l’analyse.
- Les notifications et les alertes à paramétrer avec par exemple des rappels pour l’utilisation des heures de délégation.
- Les accès multi-utilisateurs avec la gestion des droits et des accès pour plusieurs utilisateurs.
Comment choisir la meilleure application de gestion des heures de délégation pour son CSE ?
Devant le nombre de prestataires proposant une offre d’application de gestion des heures de délégation, il est important de se poser les bonnes questions avant de faire son choix.
Ainsi, les élus et/ou l’employeur doivent prendre en compte plusieurs critères de comparaison :
- L’interface utilisateur et notamment sa facilité d’utilisation et son ergonomie.
- La compatibilité de l’application et/ou son intégration à d’autres systèmes RH ou logiciels utilisés par l’entreprise afin de pouvoir permettre des exports.
- La sécurité des données avec les systèmes de protection des informations sensibles et sa conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
- Le support et l’assistance avec la qualité du service client et la disponibilité du service technique.
- La tarification en comparant le coût de l’abonnement ou de l’achat ainsi que les options de tarification.
Exemple d'indicateur possible généré par une application de gestion des heures de délégation. Source : Altays SIRH
Certaines applications permettent le report automatique des heures de délégation non prise dans la limite des 12 mois glissants ou encore la possibilité de bloquer la saisie d’un bon de délégation lorsque l’élu dépasse son quota d’heures.
Bien sûr, ces fonctionnalités peuvent être personnalisées et permettent des modifications ponctuelles ou récurrentes.
Quelles sont les modalités d’installation de l’application ?
Les applications de gestion des heures de délégation ne sont pas à installer sur un ou plusieurs postes de travail.
En effet, la plupart sont des logiciels SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire qu’on peut y accéder via internet. Ils sont donc accessibles sur tout type de supports (ordinateur, smartphone, tablette).
Qui finance les applications de gestion des heures de délégation ?
En règle générale, c’est l’employeur qui finance l’application de gestion des heures de délégation.
Cependant, il est également possible pour les élus du CSE de le financer avec leur budget de fonctionnement. Dans ce cas, les élus seront les seuls à y avoir accès.
Faut-il un accord pour mettre en place un outil de suivi des heures de délégation ?
Non, il n’est pas obligatoire de mettre en place un accord d’entreprise pour implémenter ce système de suivi des heures de délégation.
Cependant pour que sa mise en place se fasse au mieux, il est nécessaire d’inclure toutes les parties prenantes dans ce choix.