Le repas de fin d’année en famille est une chose. C’est l’occasion de célébrer « les fêtes » et de se retrouver autour d’un bon repas, pour célébrer une année qui se termine, et une nouvelle qui recommence. C’est un événement cyclique dans le calendrier occidental familial.
Toutefois, en entreprise et en France, le repas de fin d’année ou le pot de fin d’année n’a pas vocation à célébrer les mêmes choses ni à se retrouver, puisqu’entre collègues on se côtoie tous les jours…
Idées d’organisation, FAQ et pièges à éviter pour que le repas de fin d’année se passe au mieux.
Le repas de fin d’année d’entreprise : obligatoire ou non?
Pas du tout. L’employeur n’a aucune obligation d’offrir un repas, une prime non contractuelle ou des cadeaux à ses employés en fin d’année,
De même, le salarié qui ne le souhaite pas n’a aucune obligation de participer. Son absence ne peut en aucun cas faire l’objet de sanctions.
Du reste, la pression exercée sur les employés pour participer malgré leurs problèmes logistiques, familiaux, ou tout simplement parce qu’ils n’ont pas goût à cela, peut être associée à du harcèlement au travail.
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D'où vient la tradition du repas de fin d’année en entreprise?
Lorsqu’un repas de fin d’année ou tout autre évènement festifs organisés par l’entreprise est organisé dans une entreprise, c’est généralement pour célébrer les réussites collectives et individuelles et renforcer la culture d’entreprise. De manière générale, en entreprise comme à l’école de la République, on évite de célébrer des fêtes religieuses.
Cependant, cette tradition de se réunir à la fin du mois de décembre est plutôt une coutume importée des pays anglo-saxons, qui plus qu’en France considèrent qu’une entreprise est une « famille ».
Elle emprunte également à la célébration agricole des moissons en fin d’automne.
Le concept est de se retrouver entre collègues autour d’un repas, de se féliciter pour les réussites et progrès personnels, de se soutenir pour les moments difficiles et de faire un bilan informel des événements qui ont marqué l'année.
C’est aussi bien souvent une façon parmi d’autres pour l’employeur de remercier ses salariés pour leurs efforts.
Attention : c’est pour beaucoup la culture dans l'entreprise qui va donner le ton du repas de fin d’année. Si l'ambiance est mauvaise ou tendue au bureau, si l’entreprise a de grosses difficultés financières et a procédé dans l’année à des licenciements collectifs, un repas de ce type peut être mal perçu par les employés.
Des alternatives au repas de fin d’année d’entreprise : les possibilités
Dans le cas où l’employeur ne souhaite pas organiser de fête d’entreprise sous forme de repas de fin d’année, d’autres possibilités existent :
- Le cocktail dinatoire qui peut commencer dès la fin de la journée de travail et ne se finit en général pas tard.
- Le team building sur le thème par exemple de la préparation du repas de fin d’année.
- L’afterwork pour une ambiance plus festive et conviviale (attention à la consommation d’alcool).
- Une combinaison des possibilités précédentes.
À quel moment organiser le repas de fin d’année, et comment?
Le repas d’entreprise ou pot de fin d’année se tient généralement fin décembre, mais juste avant les congés scolaires, afin de s’assurer que le plus grand nombre possible d’employés soit présent.
La date importe peu, si ce n’est que les vendredis sont toujours à éviter (plus d’employés absents).
En revanche, l'heure peut avoir son intérêt. Un repas de midi n’est pas du tout la même chose qu’une soirée festive!
De plus, le soir les salariés ont des obligations familiales, et si l'employeur ne peut pas se permettre d'inviter conjoints et enfants, il faut prendre en compte cette donnée.
À noter : Idéalement pour faciliter son organisation et permettre aux salariés de se libérer plus facilement, on organisera le repas de fin d’année sur une pause de déjeuner le midi, quitte à déborder un peu sur les horaires habituels (en ayant l’élégance de ne pas décompter ce débordement exceptionnel du temps de travail de chacun).
Une jolie décoration, un cadre agréable, des petites attentions (boîtes de chocolat), un repas gourmet et des animations bienveillantes seront toujours un plus.
Il est préférable de choisir un lieu proche du lieu de travail pour prévenir les accidents de trajets et d'éviter de faire le repas dans la salle de réfectoire habituelle.
Pensez au menu et aux restrictions alimentaires, optez pour des options universelles et qui conviennent à tous (repas végétarien…)
Il ne faut pas que le repas d'entreprise en fin d’année représente une addition à la charge de travail des employés : missionner un prestataire spécialisé pour l’organiser est une meilleure option que de compter sur un comité de bénévoles.
Invitation des salariés à un pot de fin d’année : une étape importante
Attention à l’invitation : elle doit contenir un RSVP, l’adresse et la date exactes, la participation financière s’il y a lieu, et la possibilité d’indiquer des infos pertinentes sur le choix alimentaire.
Le programme doit également être annoncé, par exemple si des remises de prix, de médailles du travail ou de performances exceptionnelles sont prévues.
Les salariés apprécieront de ne pas être pris au dépourvu, ou tout simplement, d’être là pour recevoir leur médaille!
Qui paie pour le repas de fin d’année?
Généralement, le repas de fin d’année est à l’initiative de l’employeur. Dès lors, il a deux possibilités :
- L’employeur finance intégralement le repas.
- Les employés participent à hauteur raisonnable, selon la taille et les moyens de l’entreprise.
Mais dans certains cas, ce repas peut également être à l’initiative des employés, qui décident de mettre en commun un budget. Le mieux alors pour l’employeur est de participer financièrement (si l’employeur n’est pas invité, cela devient un repas entre collègues).
Dans tous les cas, si c’est l'entreprise qui prend en charge le repas, il est déconseillé de faire preuve d'une trop grande opulence. Les salariés préféreront les petits cadeaux individuels.
Comment comptabiliser un repas de fin d’année offert par l’entreprise?
- TVA déductible via la TVA sur les frais de réception (frais de restaurant ou de repas) est déductible dans certains cas, à condition de pouvoir justifier de l'intérêt de l'entreprise.
- Le repas de fin d’année offert aux salariés est un avantage en nature. Les cotisations sociales qui s’appliquent sont donc celles de l’avantage en nature. Plus d'informations sur : https://www.urssaf.fr/
Avantages et inconvénients : faut-il organiser un repas de fin d’année quand on est employeur?
Un repas en entreprise présente à la fois des avantages et des inconvénients.
Les avantages d'un repas en entreprise :
- Un moment agréable et festif, convivial.
- Un moment de célébration collective qui peut renforcer l'esprit d’équipe.
- Les marques d’encouragement des progrès et performances de collègues.
- L’occasion d’intégrer de nouveaux employés.
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Inconvénients d'un repas en entreprise :
- Le coût, surtout avec des effectifs importants.
- La difficulté d’organiser une soirée qui convienne à tous les goûts et non connotée religieusement au moment de la période de Noël.
- La logistique (il faudra que quelqu’un reste sur place pour répondre aux appels urgents par exemple si vous avez un SAV).
- Certains salariés peuvent éprouver un certain inconfort à sortir du cadre formaté des relations de travail, ou se sentir obligés de faire acte de présence.
- La perte de productivité.
- Le subtil équilibre entre reconnaissance financière et dépenses événementielles (mettre les petits plats dans les grands sera mal perçu si les employés s’estiment insuffisamment rémunérés).
Attention à la consommation d’alcool dans l'entreprise : on sait que celle-ci aura tendance à désinhiber les comportements, et à faire tomber certaines barrières, frôlant ainsi avec la familiarité entre collègues…
De plus, comme développé dans notre article sur la consommation d’alcool dans l’entreprise, selon l’article R.4228-20 du Code du travail « Aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n'est autorisée sur le lieu de travail. ».
Il faudra également tenir compte du règlement intérieur ou de notes de service qui interdiraient ou limiteraient cette consommation.
Si toutefois le repas propose de l’alcool, l'employeur reste responsable et doit se préoccuper de la sécurité de ses salariés en proposant des taxis, des navettes ou des accompagnateurs.
Idées de repas de fin d’année en entreprise
Selon le budget et la taille de l'entreprise, l'expression « repas de fin d’année » peut prendre de multiples formes, allant du séminaire d’autopromotion faussement festif au petit verre de l’amitié entre deux réunions.
Les idées de soirée de fin d'année en entreprise et les idées d'animation de repas entreprise ne manquent pas parmi les prestataires de service spécialisés.
Mais cet événement doit rester en adéquation avec la marque et la culture de l’entreprise. Il appartient à l’employeur de décider si oui ou non cette tradition peut apporter quelque chose à la culture d'entreprise.
L’idée est de fédérer le plus grand nombre (pour cette raison on évitera les marques de fêtes religieuses, les animations qui ne sont pas du goût de tous, etc.) :
- Thème gastronomique ou régional, en lien avec l’industrie dans laquelle évolue l’entreprise…
- Buffet décontracté.
- Arbre de Noêl.
- Dîner-spectacle.
- Activités de team building et quizz pour un repas de fin d'année d'entreprise original.
- Discours et récompenses.
- Photobooth ou présence d’un photographe.
- etc.
Fêtes de fin d’année par le CSE
Si l’employeur n’organise pas d’évènement festif de fin d’année, il est possible pour les élus de prévoir un évènement CSE de fin d’année.
De fait, l’organisateur ne change pas les conseils indiqués plus haut dans l’article. Seules les spécificités seront donc développées dans ce paragraphe.
Le lieu de la fête du personnel
Pour le CSE deux options sont possibles : organiser la fête dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur.
- S’il choisit les locaux de l’entreprise, il est nécessaire d’obtenir l’accord de l’employeur. En effet, celui-ci reste responsable de la sécurité des personnes sur le lieu de travail (article L.4122-1 du Code du travail).
- Si la fête a lieu à l’extérieur, alors les élus peuvent choisir librement l’endroit, mais en cas de problème, c’est leur responsabilité qui sera engagée.
Le budget des fêtes de fin d’année du CSE
La totalité de la fête de fin d’année du CSE (repas, location de salle, spectacle, animations, etc.) doit être financée avec le budget des activités sociales et culturelles.
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Fête du CSE et assurances
Le CSE dans les entreprises de plus de 50 salariés, en tant que personnalité civile, est responsable des dommages causés aux biens dont il a la garde, du fait de ses employés et du fait d’un membre du personnel agissant bénévolement pour le compte du comité.
Le CSE doit donc vérifier que son contrat d’assurance le couvre pour l’organisation de ces évènements. Si ce n’est pas le cas, il ne doit pas hésiter à adapter son contrat.
La consommation d’alcool et la responsabilité du CSE
- Sur le lieu de travail : Comme indiqué plus haut, la consommation d’alcool sur le lieu de travail est réglementée.
- En extérieur : En cas d’accident, la responsabilité du CSE pourrait être engagée (Cour de cassation, chambre criminelle, 5 juin 2007, n°06-86.228), c’est pourquoi le CSE doit surveiller la consommation d’alcool, voire même limiter les quantités de boissons alcoolisées.
Pour une meilleure prise de conscience des salariés, il est possible de faire parvenir aux salariés avant la fête un message de sensibilisation sur les dangers de boire trop d’alcool (altercation, accident de la route, etc.).
De plus, si cela est possible, la mise à disposition de dispositif de prévention est conseillée (éthylotests, co-voiture, navette, taxis, etc.).
Pour plus de renseignements concernant la consommation d’alcool en entreprise, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Alcool au travail : consommation, code du travail et sanction.