Logiciels SIRH : utilités & avantages pour CSE & RH

En termes de productivité et de rentabilité, le service des Ressources humaines ou le Service de la paie d’une entreprise n’échappent pas à un certain niveau d'exigences.La gestion des RH doit être efficace et productive. Et cela passe comme souvent par une automatisation des tâches de RH.

L’outil utilisé à cet effet est le système ERP ou SIRH : définition, explications et fonctionnement.

À quoi sert un « SIRH »?

Un système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH logiciel ou HRIS en anglais) est un interface ou système informatique de gestion des ressources humaines. L’interface combine les aspects des bases de données, des accès, de la communication, de la paie, de la gestion administrative, du comptage des heures, etc.

On parle aussi parfois des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). 

Naturellement, plus l’entreprise est importante et a un gros effectif, plus le système sera complexe.

Les RH comportent dans leurs prérogatives une grande partie de tâches administratives plutôt répétitives et chronophages.

De nos jours heureusement, les systèmes informatiques sont capables de délester les équipes RH d’une grosse partie de ces opérations de suivi du temps de travail, de banques de temps, de paie, d’avantages sociaux, etc.

Voir aussi à ce sujet SIRH SAAS définitions et ce glossaire SIRH.

Comment fonctionne un SIRH?

Pour le présenter simplement, le SIRH est une grosse base de données croisée avec une plateforme qui répercute sur un outil (la paie par exemple) les changements effectués sur un autre (la feuille de temps disons). Il y a des liaisons intermodules qui évitent de répercuter manuellement tous les changements.

La plupart des SIRH sont proposés en modules et se composent à la carte, selon les besoins de l’entreprise.

Parmi ces modules on a :

• La génération de rapports RH
• La gestion administrative du personnel
• La gestion des performances et des évaluations
• La gestion du temps et de la présence
• La mise en conformité
• Les prestations de travail (planning, suivi de production…)
• La paie (salaires, primes, prélèvements à la source, SIRH salaire…)
• Le portail d’autogestion des employés : consultation des fiches de paie, demande et solde de congés
• Le recrutement, l’intégration, et la formation
• Les prestations sociales (assurance maladie, accidents de travail, retraites…)

Les SIRH sont de plus en plus installés sur un serveur Cloud, ce qui les rend « portables ». Il est alors possible de se connecter de n’importe où avec les bonnes clés d’accès au serveur sécurisé.

Liste de 13 fournisseurs SIRH

Les fournisseurs spécialisés dans les SIRH sont généralement des grands groupes d’informatique liés à la comptabilité ou à la paie, dans tous les cas des spécialistes des systèmes de gestion.

Les marques de SIRH sont des entreprises de « SaaS » (Software as a service, c'est-à-dire des logiciels de prestation de services accessibles en ligne).

• Skello
• Ceridian Dayforce
• Cornerstone OnDemand
• ADP Workforce Now
• Kronos Workforce Ready
• Oracle HCM Cloud
• Workday
• KiwiHR
• Sage
• SAP SuccessFactors
• Talentsoft
• Ultimate Software (UltiPro)
• Eurecia
• etc.

Les fonctionnalités, les prix et les utilisations de ces différents SIRH ne sont pas les mêmes.

Certains se spécialisent dans les offres pour les entreprises de plus de 2000 employés, tandis que d’autres développent davantage des produits à destination des PME.

De même, certains mettront davantage l’accent sur le recrutement, pour d’autres ce sera la paie…

Les différents types de SIRH doivent être minutieusement étudiés avant de faire son choix.

Quel est le prix d’un système d'Information des Ressources humaines?

Les prix peuvent aller de 3000 € pour une petite PME à plus de 100 000 € par an pour une grosse entreprise, et encore beaucoup plus pour un groupe international.

Le coût du Saas de SIRH peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs : 

• Taille de l'entreprise et nombre de salariés
• Industrie et réglementation
• Besoins et fonctionnalités/modules choisis
• Version Cloud ou sur site

Aujourd’hui on n’achète plus guère de licence SIRH définitive. Comme tous les logiciels, on passe par l’abonnement annuel reconduit à échéance. L’abonnement se fait en fonction des modules choisis et du nombre d’utilisateurs prévus (de 4 utilisateurs à 4000, les tarifs ne sont plus du tout dans la même fourchette!).

En plus de l'abonnement, il faut ajouter : 

• Les intégrations de vos autres logiciels, à la carte (logiciels comptables par exemple, logiciels bancaires…)
• L’intégration par les prestataires
• L’assistance technique
• La personnalisation
• La maintenance
• Les services de migration des données
• Etc.

Quelles sont les 4 phases d'un projet SIRH?

Il ne suffit pas d’acheter son abonnement pour pouvoir commencer à utiliser l’outil SIRH malheureusement.

Après la période de réflexion et d’analyse de l’achat, il faut mettre en place un plan d’intégration de la solution. Selon la complexité, ce plan d’intégration peut prendre plusieurs mois.

1. Phase 1 : Élaboration de la stratégie et du calendrier, conforme aux besoins urgents et moins urgents, migration des données, personnalisation de l’outil…

2. Phase 2 : Migration des données et définition des rôles et des autorisations

3. Phase 3 : Configuration et mise en œuvre avec formation et tests

4. Phase 4 : Communication aux employés, formation, assistance technique, maintenance, évaluation et sondages, derniers réglages.

Au cours de ces phases, le gestionnaire de compte chargé de l’intégration chez le fournisseur (ou le consultant SIRH) est présent aux côtés de l’entreprise cliente.

Quelles sont les lois, règlements et normes autour des logiciels de RH?

En France, l'utilisation des Systèmes d'Information des Ressources humaines (SIRH) est soumise à diverses lois, normes et réglementations visant à protéger les droits des employés et à garantir la confidentialité des données personnelles.

• Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) européen (consentement, la transparence, la sécurité des données et le droit à l'oubli).
• Loi Informatique et Libertés (traitement et la conservation des données personnelles)
• Code du Travail et Convention collective (toutes les configurations doivent être conformes en matière de salaire, de temps de travail, etc.)
• Loi Pacte (Plan d'Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises) qui permet d’utiliser les SIRH dans le dialogue social et la transformation du cadre de travail.

Est-il obligatoire d’utiliser un SIRH pour gérer son entreprise?

Le SIRH n’est pas obligatoire en France. Toutefois la loi encadre assez précisément l'utilisation de logiciels RH, de logiciels de gestion des données des employés, de logiciels de conformité réglementaire, etc.

Les entreprises auront donc tendance à utiliser un SIRH pour s’assurer d’avoir un outil informatique conforme et agréé.

Qui peut utiliser le SIRH?

• Les PME comme les grandes entreprisesToutes industries confondues
• Le service des ressources humaines (RH)
• Le service de la paie et de la comptabilité
• Les gestionnaires et superviseurs
• Les formateurs
• Les recruteurs
• Le service informatique et systèmes
• Les employés 

Les SIRH sont dotés de niveaux d’accès et de protocoles d’autorisations très codifiés.