Le téléphone portable est un outil très utile pour les élus du CSE, mais son utilisation et sa possession impliquent des règles qu’il faut respecter.
- À quoi sert le téléphone portable pour les élus ?
- Qui paye pour lui ?
- Quels sont les droits et devoirs des membres du CSE ?
- Quelles sont les bonnes pratiques et utilisations autorisées ?
Dans ce guide, retrouvez toutes les réponses en lien avec l’usage du téléphone portable pour le CSE.
Quel cadre légal et réglementaire pour le téléphone du CSE ?
Le téléphone portable du CSE est régi par quelques obligations de la part de l’employeur, mais aussi par des droits et devoirs des élus.
Les obligations de l’employeur
L’Article L2325-12 du code du travail dispose que, dans les entreprises de plus de 50 salariés, « L'employeur met à la disposition du comité d'entreprise un local aménagé et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions. »
En parallèle, une circulaire ministérielle a précisé comme matériel nécessaire une ligne téléphonique fonctionnelle ne permettant pas d’intercepter les communications et les correspondants. (Cour de Cassation, Chambre sociale, du 6 avril 2004, 02-40.498)
Cependant, en dehors de cette ligne fixe, les élus peuvent disposer d’un ou de plusieurs téléphones portables (mis à disposition par l'employeur ou pris en charge par les élus), dont les frais d’abonnement et de communications seront imputés sur leur budget de fonctionnement (sauf accord).
À noter : L'employeur ne peut pas consulter les relevés téléphoniques du téléphone qu’il a mis à disposition des élus et qui permettraient l’identification des correspondants (Cour de Cassation, Chambre sociale, du 4 avril 2012, 10-20.845).
Les droits et devoirs des membres du CSE
Le téléphone mis à disposition du CSE ou acheté par le CSE ne doit être utilisé que dans le cadre strict de ces missions, son utilisation peut d’ailleurs être détaillée dans le règlement intérieur du CSE ou dans une charte d’utilisation.
De plus, les élus doivent respecter les règles en matière de protection des données :
- Si le téléphone contient des données personnelles (ex. : coordonnées des salariés), le CSE doit respecter les principes du RGPD (consentement, sécurisation des données, etc.). (RGPD UE 2016/79)
- Toute collecte de données via le téléphone du CSE doit être proportionnée et sécurisée. (Loi Informatique et Libertés)
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L'utilisation du téléphone portable : pour quels motifs ?
Les élus peuvent utiliser leur téléphone portable dans le cadre de leurs différentes missions, notamment :
- Le contact avec les salariés.
- La communication avec l’employeur.
- Les échanges avec les organismes externes (médecine du travail, inspection du travail…).
- La gestion des activités sociales et culturelles (ASC).
- L’organisation des réunions CSE.
- Dans le cadre de la gestion des urgences (accidents du travail, exercice du droit d’alerte, situations de danger grave et imminent ou nécessitant une intervention rapide).
Quelles bonnes pratiques mettre en place ?
L’utilisation d’un téléphone portable nécessite la mise en place de règles d’utilisation afin de garantir non seulement la sécurité et la confidentialité des données, mais aussi sa bonne gestion.
Les règles de sécurité et de confidentialité
Pour sécuriser les données qu’il contient, les élus doivent penser et mettre en œuvre divers moyens de protection :
- Le verrouillage de l’appareil par code.
- La sauvegarde des données dans un espace sécurisé.
- La non-divulgation des informations sensibles qu’il pourrait contenir.
- La non-utilisation pour un usage personnel.
Les règles d’organisation
Dans le cas où le comité est composé de différents élus, différentes règles d’organisation vont être à prévoir.
Ainsi, les élus doivent se mettre d’accord sur :
- La mise en place d’un système de permanence (qui prend le téléphone et à quel moment).
- La gestion des absences et des remplacements dans le cadre de la permanence téléphonique.
- La communication aux salariés des coordonnées téléphoniques du CSE, ainsi que les plages horaires de disponibilité.
À noter : Il est également possible de confier un téléphone portable a plusieurs élus, mais il faut prendre en compte les frais supplémentaires que cela va impliquer.
Quelles règles de comptabilité pour le téléphone portable du CSE ?
La prise en charge des frais
La prise en charge des frais liés au téléphone portable va dépendre de qui met à disposition le téléphone.
En effet, si le matériel est mis à disposition par l’employeur, alors son achat et les frais de renouvellement de matériel ou de réparation seront à sa charge. En revanche, si c’est le CSE qui a choisi d’acheter le téléphone portable, alors les frais reviennent au comité sur le budget de fonctionnement.
L’abonnement téléphonique doit être imputé sur le budget de fonctionnement, sauf si l’employeur le prend en charge (accord avec l’employeur).
La justification des dépenses
L’achat et les frais afférents à l’utilisation d’un téléphone par le CSE doivent être justifiés et tracés dans la comptabilité du CSE. Les élus doivent donc bien faire attention à conserver toutes les factures et à les transmettre au trésorier.
Pour rappel, tous les frais liés au téléphone et à son utilisation sont à intégrer dans le budget de fonctionnement.
Téléphone portable du CSE et fin de mandat
En fin de mandat et comme tout matériel appartenant au CSE, le téléphone portable doit être transmis aux nouveaux élus.
Pour cette étape, il est utile de prévoir de supprimer toutes les données personnelles des élus sortants et de transmettre les codes d’accès, ainsi que le matériel annexe.